Almacenamiento y destrucción de documentos

Muy aparte de almacenar información, cuando llega el momento, la destrucción de esa información es de suma importancia.

Estamos en una época en que las personas son conscientes del medio ambiente que nos rodea y cuando se trata de deshacer la información, quieren hacerlo de manera que los documentos en papel puedan ser reciclados. Quiere decir, que si tiene el control de la gestión de información privada, esta información debe destruirse de tal manera que la data en el papel no sea legible, sino que también se destruya para que se pueda usar nuevamente.

Las compañías de administración de registros y destrucción de documentos conocen la ley en lo que respecta a la destrucción de data confidencial y al almacenamiento de información de forma segura. Si usted es una compañía que almacena mucha información, no solo tiene la prioridad de asegurarse de que la información se almacene de manera ordenada, para que pueda obtener cualquier documento cuando lo necesite, sino que a su vez la información se puede destruir de manera óptima. De tal manera que no se vuelva vulnerable si escoge reciclar los documentos.

El reciclaje de documentos también se almacena en vertederos. Si simplemente tiramos nuestros desechos en el tacho y los desechamos para que el recolector los recoja, es muy probable que los desechos se lleven a un vertedero. Esto a su vez significa que no solo estamos sumando más problemas a los vertederos, sino que estamos dejando la información privada vulnerable pues los vertederos no son seguros.

La destrucción de documentos es normalmente una forma segura de destruir la información de manera óptima, así como de dejar la opción de reciclar esa información una vez que se ha destruido, pero esto implica un coste extra para la oficina, así como una gran perdida de tiempo para el staff del personal que gestiona la destrucción de información.

El almacenamiento de información, la seguridad de la información, la gestión de la información y la destrucción óptima de los documentos correctos son cosas que deben tenerse en cuenta cuando se trata de la administración de registros. Si una oficina produce un gran número de documentos, esto podría resultar en un trabajo de varios empleados, además de ocupar una gran cantidad de espacio de almacenamiento que, en algún momento, puede superar el espacio a disposición actual y necesitar locales extras para mantener esta información guardada de manera efectiva.

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