El todo poderoso Certificado de Destrucción

En el rubro de la trituración profesional hay un documento conocido como el Certificado de Destrucción que se entrega a los clientes que usan empresas de trituración como “prueba” de que los documentos han sido triturados. Si bien este certificado es usado por prácticamente todas las empresas de trituración, las similitudes terminan ahí. No existe una forma universal para una DQO, que puede crear confusión para usted, el consumidor, al contratar una empresa de trituración de prestigio. ¿Qué significa la DQO de todos modos? Probablemente no es lo que pensabas que significaba.

Muchos clientes que emplean la trituración toman erróneamente el Certificado de destrucción como prueba de que se han lavado las manos de cualquier responsabilidad por los documentos que están siendo triturados. Lamentablemente, esto es logísticamente inviable, por muchas razones. Incluso si se detalla una DQO, enumerando, digamos, todos los registros de empleados de 1990-1995, es obviamente imposible que el contratista de trituración sepa con certeza si todos los registros de empleados de ese período se incluyeron en los documentos que se le entregaron. Y las empresas de trituración tampoco pretenden saber eso.

Una cláusula genérica en los contratos para todos los miembros de NAID (Asociación Nacional para la Destrucción de la Información, de la que todas las compañías de trituración acreditadas deben ser miembros) establece puntualmente que las listas detalladas de los materiales enviados para su destrucción no son una prueba de que éstos documentos se incluyeron realmente en los materiales presentados. Esta cláusula protege a la compañía de trituración, pero también protege al consumidor, ya que elimina cualquier noción falsa de que la DQO es en sí misma la prueba de que se destruyeron documentos en particular. La cláusula continúa indicando que si se necesita una prueba específica, se deben hacer arreglos especiales por adelantado, con términos y tarifas especiales.

Consejos para elegir una empresa profesional de trituración de documentos

 

La demanda de destrucción de documentos está incrementándose muy rápido debido a los crecientes hurtos que afectan a miles de compañías y consumidores. Cuando emplea a una empresa de trituración de documentos, los documentos reservados de su organización están bajo el control del proveedor del servicio de trituración. Así mismo, es de suma importancia elegir una empresa profesional y que garantice la trituración de documentos. Hay muchos puntos que deben considerarse al buscar una compañía de destrucción de documentos con experiencia.

Aquí hay algunos consejos efectivos que pueden ayudar a elegir la compañía de trituración de documentos idónea: Leer más

Destrucción de la información, es Ley

Las compañías satisfacen las necesidades de sus clientes y esto se alcanza mediante el registro y utilización eficiente y segura de la información que se usa para brindar bienes y servicios. Esta información es cotidianamente confidencial y sensible. La responsabilidad de salvaguardar esta información mientras sea necesaria y destruirla de forma segura cuando ya no sea útil tiene obligaciones éticas y legales.

Toda compañía tiene el deber de proteger a sus clientes, personal y a sí misma, al garantizar la seguridad de la información bajo su mando.

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Los beneficios de la destrucción de documentos

 

Es indiferente en qué rubro se encuentre, existe la posibilidad de que tenga documentos o datos confidenciales que deban protegerse. Ya sea que la información confidencial pertenezca a su empresa, sus empleados o sus clientes, tiene la responsabilidad de garantizar que se mantenga segura y privada.

El análisis  de esta información debe ser primordial en su lista de acciones de la compañía: si la compañía filtra información confidencial, la información de los clientes, empleados o compañías puede tener una enorme consecuencia. Su comercio puede perder ingresos como consecuencia de una fuga, y lo que es más importante, puede tener consecuencias en usted como empresa.

Si bien puede hacer el proceso en casa, siempre es mejor optar por los servicios de una empresa profesional, confidencial y con garantía de trituración y destrucción de documentos. Muchas de estas empresas profesionales de destrucción de documentos ofrecen trituración en sitio y en sitio, para que pueda elegir lo que mejor encaje con su empresa.

¿Cuáles son las ventajas de que una empresa profesional de trituración trabaje en la protección de la destrucción de sus datos ?

1. Ahorrar de tiempo valioso a los empleados al subcontratar el proyecto a una empresa profesional

2. Puede estar 100% seguro de que la información se destruirá y que no se puede filtrar ni utilizar posteriormente para actividades delictivas.

3. Si elige trituración en el sitio, la compañía de trituración vendrá a sus instalaciones y realizará la destrucción de documentos confidenciales directamente desde sus ojos: créanlo o no, muchas de las mejores compañías ofrecen una pantalla para que pueda ver todo el proceso. y estar completamente cómodo sabiendo que su información es destruida adecuadamente.

Al elegir un servicio de trituración profesional puede estar seguro:

1. Personal de seguridad capacitado llevará a cabo la destrucción; usted sabe que ninguna información confidencial sobrevivirá al proceso.

2. Puede ver la trituración por sí mismo, incluso las trituradoras móviles tienen pantallas de visualización en el lateral para que pueda ver todo el proceso. Incluso obtendrá un Certificado de Destrucción para sus registros, para demostrar que la información ha sido destruida al nivel reconocido.

3. Que todo el proceso es mucho más rápido que en el proceso de destrucción en casa: los operarios pueden eliminar y destruir documentos y datos en minutos.

Los servicios de trituración son una opción muy confiable en este momento, ya que el gobierno refuerza las regulaciones sobre cómo las compañías manejan su propia información privada y la suya. Con algunos casos de alto perfil en el último par de años, es hora de asegurarse de no ser atrapado por estafadores, ladrones de identidad y actividades delictivas. Al contratar a una empresa profesional de destrucción de documentos, se asegurará de que todos los datos confidenciales se borren por completo, sin dejar de agotar el tiempo y los recursos de su empresa.

Consejos profesionales de destrucción de documentos

La destrucción de documentos es una desición importante para proteger la información privada de su hogar u oficina.

El robo de identidad es cada vez más habitual. Así son comunes los delitos como el fraude bancario y el espionaje a empresas. Podría parecer increíble, pero los buzones de basura son un problema real. Ya sea resguardarse contra alguien que obtiene una tarjeta de credito a su nombre, la destrucción de documentos se ah convertido en una necesidad en la sociedad actual.

Hay algunas opciones cuando se trata de destruir data segura. Lo primero es adquirir una trituradora chica. Esto es ideal para tareas muy menores, como destruir recibos en casa. Por otro lado, las compañías se beneficiarían de servicios profesionales de destrucción de documentos. Leer más

Servicios de destrucción de documentos que los necesitan

 

 

Un negocio en buen camino acumula grandes cantidades de papeles obsoletos y que no tiene importancia. Esta señal de progreso es inevitable. Una trituradora de papel comercial es ideal para evitar aglomerar documentos en cualquier oficina. Pero ésto conlleva presupuesto adicional y tiempo para los dueños de las compañías. Ante esto la mejor opción es contratar los servicios profesionales de destrucción de documentos.

Un servicio de destrucción de documentos recogerá sus papeles y los destruirá de tal forma que no dejen huella para que los posibles clientes, los encuentren. Dichos servicios dejará con mayor espacio sus instalaciones para computadoras y personal productivo en lugar de papel arrumado. Leer más

¿Cuáles deberían ser las características de una empresa confiable de destrucción de documentos ?

Hubo un tiempo en que la única forma de deshacerse de los documentos y los medios era guardarlos en enormes cajas, almacenarlos en una habitación y olvidarlos. Hoy, si desea destruir su información confidencial, hay muchas soluciones simples a su servicio.

Los documentos a menudo contienen información confidencial que debe cuidarse y evitar que caiga en las manos inescrupulosas. Por lo tanto, para mantener alejados a los delincuentes astutos, puede solicitar los servicios de empresas confiables de destrucción de documentos que utilizan trituradoras industriales y molinos de martillos para destruir totalmente sus documentos. Leer más

Retención de documentos: qué guardar y cuándo destruir

Es importante contar con un procedimiento de destrucción de documentos que cumpla con las prácticas y estándares de su industria. La ley exige que todas las compañías, sin importar cuán pequeñas sean, mantengan los procedimientos de eliminación adecuados para todos los documentos que contengan la información privada de sus clientes y empleados. Si su negocio no cuenta con un sistema para desechar adecuadamente los documentos privados, usted podría estar legalmente en riesgo.

La Ley de Transacciones de Crédito Justas y Fidedignas (FACTA) fue creada por la Comisión Federal de Comercio. Se define que todas las compañías son legalmente encargados de proteger y disponer adecuadamente de la información personal que almacenan.

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La destrucción segura de archivos es necesaria

Los controles que existen para el cumplimiento adecuado del mantenimiento de registros también incluyen normas para la eliminación o destrucción de documentos. Las normas en los controles gubernamentales deben ser enteramente entendidas si la destrucción segura de documentos es necesaria.

Guardar documentos que ya no son necesarios conlleva muchos riesgos. Una compañía no puede hacer nada con los documentos de los archivos que tenga a la mano. Esta es una fuente de riesgo potencial si hay un hurto de datos o una profanación de su seguridad. Mantener los archivos físicamente que no son necesarios ocupa espacio y el uso de espacio cuesta dinero para las empresas. Leer más

La necesidad de soluciones para la gestión de documentación

En la actualidad, todas las compañías, sean grandes, pequeñas, necesitan gestionar una gran cantidad de información. Por ello es prioridad la necesidad de tener acceso a un software de administración de datos confiable. Las soluciones de gestión de datos ofrecen ayuda para archivar, proteger, recuperar y compartir información. Este mecanismo es un proceso organizado y metódico que almacena y recupera los documentos en el momento necesario. De esta manera se reduce las horas de trabajo manuales.

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