Retención de documentos: qué guardar y cuándo destruir

Es importante contar con un procedimiento de destrucción de documentos que cumpla con las prácticas y estándares de su industria. La ley exige que todas las compañías, sin importar cuán pequeñas sean, mantengan los procedimientos de eliminación adecuados para todos los documentos que contengan la información privada de sus clientes y empleados. Si su negocio no cuenta con un sistema para desechar adecuadamente los documentos privados, usted podría estar legalmente en riesgo.

La Ley de Transacciones de Crédito Justas y Fidedignas (FACTA) fue creada por la Comisión Federal de Comercio. Se define que todas las compañías son legalmente encargados de proteger y disponer adecuadamente de la información personal que almacenan.

Cómo desarrollar una política y procedimiento de destrucción de documentos

1. Prácticas y estándares de la industria

La protección de su empresa comienza por comprender las reglas regulatorias que rigen su industria. Investigue las leyes que rigen las políticas de destrucción de documentos de su industria.

2. Elija un método de destrucción de documentos

Servicios de trituración en el sitio: algunas industrias requieren que los documentos privados se destruyan en el sitio. Puede encontrar empresas acreditadas que ofrecen este servicio en su área mirando en la guía telefónica.

Servicios de trituración fuera del sitio: hay muchas empresas de trituración fuera del sitio que vendrán a su negocio y recogerán los documentos que necesitan ser triturados. También le proporcionarán un certificado que demuestre que los documentos fueron destruidos correctamente.

Trituración Express: la trituración Express es un servicio que le permite usar Fed Ex para empaquetar y enviar hasta 30 libras de documentos a una trituradora certificada. Una vez que sus documentos sean triturados, recibirá un documento oficial de destrucción.

Trituradora de papel en la oficina: puede triturar sus propios documentos comprando una trituradora de tamaño industrial para su empresa. Tenga en cuenta que el uso de una trituradora en la oficina puede crear problemas para su empresa, ya que le lleva una gran cantidad de tiempo al empleado destruir todos los documentos que contienen información personal.

3. Crear una base de datos de destrucción de documentos

Si alguna vez se le pide a su compañía que entregue un documento que ha sido destruido y no puede proporcionar una prueba de la destrucción del documento, puede recibir una multa. Proteja su empresa registrando la fecha en que se destruyen los documentos que contienen información privada.

4. Documente su política y procedimiento

Defina el sistema de destrucción de documentos que ha creado para su empresa. Distribuya esta información a todos sus empleados. Para garantizar una implementación adecuada, revise estas políticas y procedimientos con sus empleados cada seis meses.

La destrucción segura de archivos es necesaria

Los controles que existen para el cumplimiento adecuado del mantenimiento de registros también incluyen normas para la eliminación o destrucción de documentos. Las normas en los controles gubernamentales deben ser enteramente entendidas si la destrucción segura de documentos es necesaria.

Guardar documentos que ya no son necesarios conlleva muchos riesgos. Una compañía no puede hacer nada con los documentos de los archivos que tenga a la mano. Esta es una fuente de riesgo potencial si hay un hurto de datos o una profanación de su seguridad. Mantener los archivos físicamente que no son necesarios ocupa espacio y el uso de espacio cuesta dinero para las empresas.

En la actualidad existen normas vigentes que se aplican a industrias específicas y para ciertos tipos de registros. Se tendrá que tener en cuenta ésto para asegurarse de que un proceso de destrucción segura se realice perfectamente.

Se debe implementar una política especifica que establezca un estándar para la destrucción eficiente de registros si cumplen determinados criterios. Esto incluye un mecanismo de como se deben destruir los documentos. Se puede elegir la opción de destrucción en el sitio o fuera de él. La forma más común es hacerlo en el sitio utilizando la técnica de trituración de documentos. Los registros también pueden ser incinerados o usando un mecanismo para desintegrar el papel.

Cerciórese que el método de destrucción  para la destrucción segura de documentos cumpla con las pautas establecidas en las regulaciones estatales y federales. No se le permitirá volver a armar ningún documento una vez que se complete el proceso de destrucción. 

Es de suma importancia que todos los empleados de la empresa estén capacitados, sobre cualquier política para la destrucción de datos. Es forzoso que haya directrices y pautas por escrito para las consecuencias si los datos no se destruyen adecuadamente. Esto se puede hacer a través de auditorias cada cierto tiempo, para garantizar que no se produzcan faltas.

 

 

La necesidad de soluciones para la gestión de documentación

En la actualidad, todas las compañías, sean grandes, pequeñas, necesitan gestionar una gran cantidad de información. Por ello es prioridad la necesidad de tener acceso a un software de administración de datos confiable. Las soluciones de gestión de datos ofrecen ayuda para archivar, proteger, recuperar y compartir información. Este mecanismo es un proceso organizado y metódico que almacena y recupera los documentos en el momento necesario. De esta manera se reduce las horas de trabajo manuales.

Gestión de datos : definida

Data Management es un sistema de archivo electrónico que incluye varios sistemas como almacenamiento y recuperación de archivos.

Este sistema brinda acceso confidencial sólo a  aquellos que tienen los permisos para la admisión. Además de gestionar documentos en papel y archivos de texto, las soluciones de administración de datos también gestionan de manera eficiente el almacenamiento de datos de audio, video, fax, informes, emails, fotos a través de escaneo electrónico.

Gestión de Datos : la necesidad

Se creó la solución de gestión de datos dada la necesidad de recuperar datos. Su creación fue un esfuerzo para desarrollar una oficina “sin papel” en la que la gestión de archivos de cualquier organización podría manejarse electrónicamente.

Beneficios de la gestión de documentos

Las ventajas de usar un software de gestión de documentos incluyen :

  • Un mecanismo eficaz para transformar todos los sistemas de archivo de papel en electrónicos.
  • Optimiza los procesos comerciales.
  • Simplifica los procedimientos de retención y destrucción de registros.

Todo esto llevará a una reducción ostensible de papel en la oficinas de diversos países. Y facilitará su gestión.

En conclusión, las soluciones de administración de documentos se han convertido en parte indispensable de los organismos hoy en día. Las técnicas avanzadas usadas para la captura de datos como el escaneo electrónico y las imágenes electrónicas ayudan a fortalecer too el proceso comercial.

 

Una forma segura de almacenar sus documentos : el Escaneo

El mundo se vuelve cada vez más digital con el avance tecnológico. La calidad productiva a empezado a dar el alza como resultado de la digitalización. La tecnología también nos ayuda en el día a día de la oficina, haciendo más fácil el trabajo. Con relación a la oficina usted la puede convertir ecológica sin papel. La mayoría de compañías tienden a la ecología o desean hacerlo; protegiendo a nuestro planeta de su destrucción. El Escaneo de documentos facilita esa tendencia en las empresas de hoy en día.

Gracias al avance en el área de escaneo de documentación, cualquier documento existente puede escanearse en muy poco tiempo y almacenarse de forma segura en dispositivos u ordenadores. También podemos a través del escaneo de documentos, compartirlos con otras personas cuando se requiera hacerlo u ordenarlos en carpetas en nuestro ordenador.

Anteriormente nuestras oficinas no eran nada agradables a la vista, pues estaban llenas de archivadores y presentaban aspectos de almacén. Ahora a través del escaneo de documentos, los archivos se pueden guardar de forma segura y ser accesibles en cualquier momento. Los documentos de mayor importancia se pueden escanear, almacenar y tener copias de seguridad en varios discos duros o nubes privadas de gran capacidad de almacenamiento. Esa valiosa información puede estar disponible desde cualquier lugar a través de servidores seguros incluso. Así se evita que sean robados o perdidos.

Cuando es mucha la información a escanear, se puede recurrir a compañías que puedan ayudar a escanear profesionalmente. Algunos servicios de escaneo de documentos en la actualidad brindan alojamiento en línea o vía web. De esta manera su información está completamente segura en los servidores de la empresa que contrató; a la vez que son accesibles sólo por personal que usted autorize para su revisión.

Es sencillo transformar todos sus documentos en papel en documentos escaneados con éstas compañías. No tendrá la preocupación por alguna pérdida o robo. Sólo proceda a escanear lo necesario. A veces tenemos información antigua u obsoleta en nuestros archivadores que ya no veremos nunca más. En éste caso contrate una empresa de destrucción de documentos, es lo más aconsejable. Entre el escaneo y la destrucción de documentos usted encontrará la solución a la cantidad de documentación en su oficina.

 

Mantener de forma privada la información a través de la trituración de documentos

La usurpación de identidad va creciendo y le cuesta varios millones de dolares a algunos países a través de sus industrias. Como consecuencia, la mayoría de países han promulgado nuevas leyes rigurosas para penalizar a quienes roban información personal; y la usen para cometer suplantación. La prioridad de estas leyes es la prevención del robo de identidad. Tratan los mecanismos por los cuales las compañías privadas y organismos gubernamentales deben manejar la información privada de los clientes, de sus empresas o comercios. Las leyes se diferencian según el país, el algunos países son más rigurosas; pero siempre con el mismo fin, el ayudar a prevenir el hurto de identidad.

Como prevenirse del robo de identidad

Si nos ponemos a pensar sobre la cantidad de información y su tipo que nosotros confiamos al gobierno al que pertenecemos, podría ser abrumador. Numero de seguridad social, data bancaria, información medica, ingresos, educación, etc puede ser considerada una mina de oro virtual para un ladrón de identidad, hambriento de suplantación. Por ello las entidades gubernamentales tienen el deber de destruir y eliminar de manera totalmente segura y adecuada esta información. De lo contrario se enfrentarán a duras sanciones por no cumplir con ello.

Cada vez es más agresivo el actuar de éstos ladrones de identidad. Es por ello que el papel de una empresa de destrucción de documentos tiene que ser fundamental. Estas se comprometen a estar actualizadas entorno a lo que la ley maneje, de tal manera que hacen la destrucción adecuada y segura de la documentación que contiene información personal.

También, al emplear el más alto nivel de seguridad en la destrucción de documentos, aseguran a la gente que la información que comparten con el gobierno es segura y está inalcanzable para los ladrones de identidad. Esto refuerza la confianza de la gente con sus entidades gubernamentales; da a entender a la gente que sus impuestos son bien utilizados y que el gobierno los protege de cierta manera con su información.

10 motivos por los que las compañías necesitan una empresa de trituración de documentos

Cada compañía acumula y guarda información confidencial. Para la mayoría de gerentes de las empresas es una necesidad almacenar de manera óptima y luego destruir documentación. Si se descuida el destino final de éstos documentos, algunos empleados podrán dejar en cualquier parte esos delicados papeles.

A continuación mencionaremos 10 razones por las cuales cada compañía debe planificar la trituración de documentos :

1.- Para proteger a los empleados: Cada folio personal de cada empleado tiene información confidencial. Datos como nombres, direcciones y números de seguridad social se deben cuidar de manera óptima.

2.- Es ley : Para detener del delito de robo de identidad, algunos gobiernos han decretado leyes que requieren trituración de documentos.

3.- Pérdida de secretos comerciales : Actualmente la ley de espionaje de algunos países permite a las compañías reclamar daños de espionaje cuando los secretos comerciales se trataron con delicadeza.

4.- Para proteger a vuestros clientes : de los empleados que dejan las empresas en un determinando momento. Del mismo modo hacer saber a sus clientes que sus datos no corren riesgo alguno.

5.- Empleados descontentos : esto se relaciona con el punto anterior, en el sentido de que usted no querrá que sus extrabajadores se lleven sus listas de clientes. Querrá la protección legal de su información.

6.- Freegans : el común de la gente piensa que cuando se tira a la basura nunca más se verá. No caen en cuenta que la basura es de todos, según ley en varios países.

7.- Las noticias del día : cuando se encuentra información privada, las noticias locales se harán con dicha información extraviada. Puede quedar al descubierto la información de sus clientes.

8.-  La Fiscalización : después que se notifica, la policía es la siguiente en la lista.

9.- Usted puede contribuir al medio ambiente : si usted envía a triturar su documentación, ésta se reciclará y de ésta manera habrá menos impacto ambiental.

10.- Para ahorra dinero : como ahorra?, no pagando multas. No tiene gastos de mantenimiento de una posible trituradora en su empresa.

esperamos sea de utilidad éstos factores y sean tomados en cuenta.

 

Cual es el momento idóneo para contratar el servicio de destrucción de documentos

Están tus ambientes llenos de papel?. La data en éstos papeles es de suma importancia, ya que es personal o privada. La pregunta viene por si desea proteger a su compañía y a sus trabajadores y aún así desprenderse de la abrumadora cantidad de papel de sus almacenes. Una compañía seria de trituración de documentos lo ayudará a tener la seguridad  de que la data de su empresa se guarde y triture adecuadamente.

Los servicios de destrucción de documentos pueden echarle un cable para eliminar papeles sin poner en riesgo la información de su organización. No obstante, antes de contactar con ellos, tendrán que decidir sobre su plan de destrucción. Esta planificación lo ayudará a determinar con que frecuencia y a medir su presupuesto a destinar para este proceso.

Hay algunos puntos a seguir para conseguir el plan más adecuado para su compañía :

  • La cantidad de papel que se triturará : ¿cual es la cantidad a triturar?, eso es lo que le preguntarán la empresa que prestará los servicios. Puede calcular la totalidad según por ejemplo un número de cajas. Eso dará una idea de la totalidad.
  • Como quieren que  se trituren los documentos. Hay varias opciones para la trituración. Estas incluyen.

1.- Entrega : esto requiere que se entregue los documentos que desea destruir. Se almacenará en un contenedor herméticamente cerrado hasta que esté listo para la destrucción. Algunos proveedores cobran por el número de cajas.

  • tipo de servicio que necesita:

1.- Purga : Esto implica destruir un gran volumen de documentos a la vez. puede ser después de la limpieza invernal, o fin de año.

2.- Recurrente : quiere decir una destrucción regular de documentos. Sirve para tener una determinada cantidad de documentos bajo control.

Determinar un horario de destrucción de documentos: puede definir una franja horaria (determinados días a cierta hora) según el volumen que tenga que destruir en la compañía.

Consulte con una empresa seria como MadridRecicla para darle la mejor solución para la gestión de destrucción de documentos.

Gestión de documentación Optimizada

¿Que sucedió con el concepto de la oficina sin papel?

Si usted presenció la aparición de las computadoras en el entorno comercial, suponía que la nombrada oficina sin papel sería una de las principales novedades con beneficios para la ecología incluso. La novedad es no imprimir los documentos y archivarlos, sino simplemente en guardarlos en su disco duro y hacer su respectiva copia de seguridad. Esto supone el supuesto ahorro del talado de miles de árboles, un mundo nuevo, sin papeles y con más árboles. Desafortunadamente ésta idea no se materializó al 100%.

Al contrario, hoy generamos más papeleo que antes simplemente porque es más fácil hacerlo con las computadores, éstas mismas que nos iban a evitar generar papeleo. Si usted tiene archivos a almacenar por montones  y un gran espacio de almacenamiento físico, no tendrá problemas como los tienen lo que no pueden tener espacio. Usted debería aprovechar ese almacén que tiene para un fin más productivo que el de sólo almacenar documentos caducados. El espacio es un bien muy valioso en la actualidad, los alquileres de los mismos nunca han sido más caros como lo son en la actualidad.

Servicios de almacenamiento de información

Así es como nace un nuevo rubro de servicios, orientada al almacenamiento de documentos. Ofrecen almacenamiento seguro de documentación, fuera de oficina. Así mismo servicios como :

  • Almacenamiento seguro
  • Recuperación eficaz de documentos
  • Destrucción segura
  • Protección de los datos
  • Confidencialidad garantizada

Las empresas tienen como prioridad la seguridad de su información. La información financiera o empresarial es una información muy delicada. Dicha documentación no puede caer en manos extrañas, pues le pueden dar uso equivocado.

Esto es también de suma importancia si se trata de la destrucción de la documentación también. Lo ideal sería almacenar la información digitalmente; y luego destinar a la trituración de los documentos caducados o que no sirven a una empresa con experiencia.

En madrirecicla contamos con años de experiencia en la destrucción de documentos certificada.

 

DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS : 3 COSAS QUE HAY QUE EVITAR Y 3 COSAS QUE HACER

3 cosas que evitar sobre la destrucción de documentos

1.- Primero incitar a su personal a ser responsable de la destrucción de los documentos por medio del método manual. Jamás se debe arrojar información privada a la basura. Por lo tanto la basura es la mejor oportunidad para obtener información valiosa o privada, como datos confidenciales de clientes, datos o información médica, listas de precios, información de ventas, correo personal. Los apuntes pueden ser una gran fuente de información sobre las operaciones comerciales de las empresas. Por la razón que la competencia podría obtener importante información como una estrategia de venta. Es responsabilidad de las compañías mantener en la confidencialidad su información.

2.- Uso genérico de reciclaje de papel. Esta modalidad no garantiza la protección de su propiedad intelectual. No es un medio para la destrucción segura de documentación.

3.- Posibilitar la destrucción de información confidencial. Usted será responsable de los perjuicios y puede que enfrente penalidades. No hay necesidad de arriesgar el negocio que ha construido con tanto esfuerzo. En la actualidad de la destrucción de documentación es casi una obligación.

3 cosas que hacer sobre la destrucción de documentos

1.- Contratar un servicio de destrucción de papel profesional para tratar la destrucción de documentación. Estos servicios son garantía de que sus documentos no puedan ser utilizados.

2.-  Destruir los folios almacenados de forma periódica. Esto muestra una buena práctica en la gestión de su documentación.

3.- Acostúmbrese a la trituración privada de documentos, ésto protegerá su negocio y reducirá riesgos de fraude de identidad mercantil. De ésta manera disminuirá el riesgo para usted, su comercio, y lo más primordial su clientela.

Somos madridrecicla, especialistas en destrucción de documentos y servicios de reciclaje en madrid.

 

TIPS SOBRE LA DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS

 

En la actualidad a razón de las amenazas de acecho comercial y fraude de identidad a una compañía, es fundamental que todas las compañías de todos los sectores industriales hagan de la seguridad de la información y destrucción de documentos una prioridad. El precio de una violación de datos puede ser fatal para una compañía que maneja datos financieros personales. Esto puede afectar la reputación de una empresa. Por la tanto es de suma importancia encontrar una solución eficiente para los documentos.

Maneras de destruir documentación

Dado a que las compañías actualmente están lidiando con ingentes cantidades de documentos, las trituradoras de documentación de oficina tradicional ya no son tan eficientes. Por ello la manera más óptima de asegurar la pulverización de documentación es contratando una empresa de destrucción de documentos. Las empresas de destrucción de documentos brindan diversas alternativas para satisfacer las necesidades de seguridad de todos sus clientes. Se dá el caso que una compañía puede contratar una empresa de destrucción de documentos con servicio de trituración móvil. El servicio de destrucción puede llegar al negocio en un camión triturador móvil.

Si tiene una gran cantidad de documentos, la empresa de destrucción de documentos puede ir a su oficina y recoger la carga de documentación(es nuestro caso). Siendo luego trasladados los documentos a su recinto de trituración, donde sus documentos serán pulverizados.

Recibirá por ello un documento de destrucción como conformidad. La destrucción es definitiva siendo todos los documentos triturados completamente y no se pueden volver a unir. Posteriormente el material destruido se recicla. Una ventaja de un servicio de destrucción de documentos es que puede organizar recogidas programadas regulares o contactar con anticipación.

Es recomendable antes de contratar una empresa de destrucción de documentos tener referencias de trabajos realizados, indagar todo sobre los servicios que brindan. Saber si el precio es por contenedor o caja. Que garantía brindan.

En razón que los datos se han definido en un patrimonio comercial valioso, es de suma importancia para cada compañía garantizar el acopio seguro de la data y destrucción de documentos.