Almacenamiento de Registros y destrucción segura

 

Almacenamiento de Registros y destrucción segura

Cada vez que completa una solicitud con su información personal y esa información se publica en una compañía, la empresa que la recibe tiene la obligación de asegurar que la información se almacene en un lugar seguro.

Si labora por cuenta propia, habrá declarado los formularios de impuestos; una vez manifestadas, enviará la declaración de impuestos a la locación de impuestos que retiene esa información y a la vez de almacenar la información durante un período de tiempo determinado, también están disponibles para uso requerido para destruir esa información cuando ya no se requiere mantener los documentos almacenados.

Para las compañías que tienen esta información, a medida que se acumulan los documentos, el espacio general en la oficina ya no es el idóneo para mantener los registros privados de las personas administrados y almacenados, por lo que tienen que buscar alternativas de solución.

Si usted es una compañía grande, como una oficina de impuestos, un tribunal, un dentista o cualquier compañía que deba mantener los datos personales de las personas almacenadas, tiene la opción de administrar esa información usted mismo, o derivar la gestión de registros a una compañía que esté equipada para almacenar documentos y datos en un lugar seguro donde se puedan archivar de manera eficiente. Leer más

La importancia de la destrucción de Datos

 

La importancia de cuidar la seguridad firmemente a todos los niveles de negocios, organización, gobierno o privado es vital, sin embargo, grandes o pequeños, comerciales o corporativos no pueden dedicarse lo suficiente a ello. ¡Es el pan de cada día! Mientras que los registros y documentos forman un componente fundamental; Ya sea en forma física o digital, incluidos los medios electrónicos, los discos duros; desechar lo que es redundante requiere una acción inmediata necesaria.

Lo que es un buen signo es que cada vez más empresas y personas se están dando cuenta de la importancia de este hecho y están implementando técnicas para proteger la seguridad y la confidencialidad de su material personal. Su importancia no puede ser arriesgada o socavada en ninguna etapa, a cualquier precio. Por lo general, la información se genera diariamente de forma casi rutinaria. Las pérdidas pueden destruir la vida. Incluso un pedazo de papel descuidado, aparentemente inútil, que contiene información importante se encuentra olvidada, puede cobrar vida y suponer una amenaza que perjudique a su empresa y su personal en cualquier momento si se utiliza inescrupulosamente con fines engañosos.

Es una ardua tarea cubrir todas las lagunas en función de la escala y el tipo de instalaciones de la empresa, pero uno debe dar conscientemente todos los pasos necesarios para detenerla. Una grieta puede hundir a toda la nave. Y, nadie quiere que eso suceda nunca en su organización o en ellos mismos. ¡Un paso rápido y prudente hacia esto hará bastante!

Al mismo tiempo, sin costo adicional, está cumpliendo con su deber de ser un ciudadano informado y haciendo todo lo posible por inducir un ambiente ecológico. Todo el papel destruido se recicla para minimizar el desperdicio.

Trituración de documentos para su pequeña empresa

En la actualidad el robo de identidad es un gran problema en nuestra sociedad. En caso nuestra información personal caiga en manos de quienes la explotarán para su beneficio personal puede destruir financieramente a una persona o empresa. No solo es necesario que su pequeña empresa destruya todos los documentos privados para garantizar que la información privada no sea robada, sino que también es la ley. Desde 1995, es necesario que toas las compañías participen en la destrucción precisa de documentos. Las empresas deben tener el equipo adecuado para desechar los materiales delicados para eliminar la amenaza de hurto de identidad. Si las empresas no participan en las políticas de destrucción de documentos necesarias, pueden estar sujetas a multas de hasta  2,500.00 euros por violación.

Si su oficina es evidentemente pequeña, todo lo que necesita para destruir documentos privados es una trituradora de papel de uso doméstico o doméstica. Los documentos confidenciales incluyen casi siempre cualquier transacción con tarjeta de crédito o información relacionada con el perfil economico de un cliente. Las trituradoras de papel más pequeñas se usan mejor para un pequeño número de papeles en una oficina que no tiene un gran volumen de documentos circulados. La mayoría de formas de trituración de papel de los consumidores también destruirán discos de ordenadores como CD o DVD, así como tarjetas de crédito y otros materiales plásticos.

En una compañía de tamaño mediano o grande, se debe usar un servicio profesional de destrucción de documentos para avalar que todos los materiales sensibles se eliminen de forma segura y adecuada. Los servicios profesionales de trituración se pueden usar en el sitio o fuera del sitio. Los servicios de trituración in situ son una excelente opción para su compañía si requiere estar absolutamente seguro de que los documentos se destruyen. Los servicios en el lugar enviarán un camión adecuado para destruir documentos y destruirán los materiales bajo su mira. El camión viajará a su oficina con la frecuencia que necesite, dependiendo de los intervalos que establezca con la compañía. Cuando se termine la destrucción, la compañía le proporcionará un Certificado de Destrucción, que es una indicación legal de que sus materiales sensibles han sido destruidos completamente.

Almacenamiento y destrucción de documentos

Muy aparte de almacenar información, cuando llega el momento, la destrucción de esa información es de suma importancia.

Estamos en una época en que las personas son conscientes del medio ambiente que nos rodea y cuando se trata de deshacer la información, quieren hacerlo de manera que los documentos en papel puedan ser reciclados. Quiere decir, que si tiene el control de la gestión de información privada, esta información debe destruirse de tal manera que la data en el papel no sea legible, sino que también se destruya para que se pueda usar nuevamente.

Las compañías de administración de registros y destrucción de documentos conocen la ley en lo que respecta a la destrucción de data confidencial y al almacenamiento de información de forma segura. Si usted es una compañía que almacena mucha información, no solo tiene la prioridad de asegurarse de que la información se almacene de manera ordenada, para que pueda obtener cualquier documento cuando lo necesite, sino que a su vez la información se puede destruir de manera óptima. De tal manera que no se vuelva vulnerable si escoge reciclar los documentos.

El reciclaje de documentos también se almacena en vertederos. Si simplemente tiramos nuestros desechos en el tacho y los desechamos para que el recolector los recoja, es muy probable que los desechos se lleven a un vertedero. Esto a su vez significa que no solo estamos sumando más problemas a los vertederos, sino que estamos dejando la información privada vulnerable pues los vertederos no son seguros.

La destrucción de documentos es normalmente una forma segura de destruir la información de manera óptima, así como de dejar la opción de reciclar esa información una vez que se ha destruido, pero esto implica un coste extra para la oficina, así como una gran perdida de tiempo para el staff del personal que gestiona la destrucción de información.

El almacenamiento de información, la seguridad de la información, la gestión de la información y la destrucción óptima de los documentos correctos son cosas que deben tenerse en cuenta cuando se trata de la administración de registros. Si una oficina produce un gran número de documentos, esto podría resultar en un trabajo de varios empleados, además de ocupar una gran cantidad de espacio de almacenamiento que, en algún momento, puede superar el espacio a disposición actual y necesitar locales extras para mantener esta información guardada de manera efectiva.

Reciclaje y destrucción de datos fuera del sitio

 

En estos últimos tiempos, el reciclaje se ha vuelto en un tema de discusión, ya que cada vez más personas se preocupan por el tema medioambiental. A medida que más personas se dan cuenta del efecto que producimos los humanos en el medio ambiente, más personas se están poniendo manos a la obra para ayudar a proteger el medio ambiente. Una de las cosas más comunes que la gente hace es reciclar porque es rápido y relativamente fácil.

Reciclar en las instalaciones de una empresa es especialmente importante porque las personas tiran decenas de hojas de papel a diario porque ya no necesitan la información o se cometió un error de impresión o fotocopiado. Tener la capacidad de reciclar es una de las preguntas más frecuentes relacionadas con la destrucción de datos fuera del sitio. La gente asume equivocadamente que una vez que los documentos han sido destruidos, éstos son echados a alguna parte.

No obstante, esto está lejos de la verdad y cualquier empresa de destrucción de datos fuera del sitio estará orgullosa del hecho de que reciclan todo el papel que desechan. De hecho, este es el otro motivo por lo que es bueno para las empresas utilizar una empresa de destrucción de datos fuera del sitio, ya que si tira toda la basura en un tacho de basura, terminará en un relleno sanitario común. Al destruir cualquier documento privado, puede estar seguro de que serán reciclados en corto plazo.

La destrucción de datos fuera del sitio hace dos procesos a la vez cuando se trata de reciclar. Si tuviera que deshacerse de los registros privados, tendría que destruir toda la información manualmente y luego reciclarla en caso de no recopilarse. Sin embargo, al utilizar una empresa que hace esto por usted, todo lo que tiene que hacer es poner los documentos en un contenedor y usted no se preocupe por el resto, ya que la compañía que ha contratado los recogerá. Esto significa que no solo no tiene que preocuparse de que sus documentos se destruyan como debe ser, sino que también sabe a ciencia cierta que todo el papel se reciclará después con garantía.

La importancia de la destrucción de documentos

La acción de destruir documentos, ya sean significativos, privados o simplemente por su facilidad de uso, se ha hecho conocida en los últimos años. Esto se debe a algunos agentes: la reducción del precio de comprar trituradoras. Se pueden comprar ahora por menos de lo que cuesta un hervidor, por lo que ha ayudado a que sea un electrodoméstico habitual. Además, la sociedad actual es más consciente y cauta de los comportamientos fraudulentos y otras faltas. Nuestro desperdicio privado, por lo tanto, es una cuestión de suma importancia y es ahí donde la trituradora es valiosa.

Los destructores de documentos y la destrucción de otros documentos ha sido durante largo tiempo un lugar común en el ámbito empresarial. Las oficinas en todo el país cuentan con trituradoras industriales que se ocupan de la cantidad a veces inmensa de documentos que deben ser destruidos y reciclados.

Las compañías se ocupan de estos documentos privados todos los días, por lo que deben tener máximo cuidado con la destrucción de sus documentos. Esta data puede tratar asuntos delicados y, por lo tanto, no debe caer en las manos erróneas. Estos podrían incluir información privada del cliente, boletas de todas las diferentes variedades y registros sobre el personal y las descripciones de la nómina. Esto es solo la punta del iceberg con respecto a los documentos privados, por lo que la seguridad de esta información es primordial. De hecho, su compañía y sus clientes tienen derecho a que se proteja este modelo de documentos y se sienten seguros de que se está llevando a efecto.

Es responsabilidad de la empresa obligar en el asunto de cumplir la destrucción inmediata de documentos. Esto se debe a que, una vez que se lleva la basura al relleno local, los papeles y otros documentos arruinados se pueden retirar sin ninguna obstrucción legal. Por lo tanto, la compañía debe considerar que este asunto es lo suficientemente importante como para invertir en una trituradora potente y confiable para llevar a cabo el proceso de destrucción de sus documentos. Mantener la trituradora óptima también es importante. Si necesita reparaciones y se deteriora, entonces la tentación es dejar su reparación por más tiempo del que se requiere. Sin embargo, esto puede llevar a más problemas a corto plazo, si no está siguiendo la destrucción óptima de los documentos.

El motivo principal de todo esto es el robo de identidad y otras actividades fraudulentas. Un gran número de este tipo de delito se comete a través del robo directo de materiales de papel duro. Los trituradores son la clave para detener esta creciente amenaza y deben ser un dispositivo básico en cualquier empresa y casa.

 

Consejos para la destrucción profesional de documentos

Empecemos por decir lo lógico: el robo de identidad se ha vuelto en un crimen cada vez más común en nuestra actual sociedad. Hay todo prototipo de robo de identidad que verdaderamente puede arruinar su información privada y comercial. Con el fin de cuidar documentos e información privada, triturar es su mejor alternativa.

¡La ley dice que debes destruir!

Con la Ley de Transacciones de Crédito Justas que entró en vigencia en junio de 1995, se ha convertido en una necesidad legal para que las compañías empleen a una persona exclusivamente para la destrucción de documentos. Las compañías deben proporcionar a los profesionales el equipo necesario para la correcta eliminación de documentos. La ley se promulgó para avalar que todos los documentos relacionados con la compañía se descarten de la forma más segura posible para eliminar cualquier posibilidad de robo de identidad. No todas las empresas conocen los requisitos de cumplimiento de la ley FACTA. Las multas en virtud de la ley estatal podrían ascender a $ 1000, mientras que la multa en virtud de la Ley Federal podría ser de alrededor de $ 2500, por infracción e incumplimiento.

¿Y ahora qué?

Bajo estas pautas, primero debe comprar una trituradora de papel mediana y de uso interno. Se podría usar para aplicaciones de destrucción limitadas, como algunas facturas o comunicaciones de tarjetas de crédito recibidas por email. Es más adecuado para uso confidencial, en la casa o en una pequeña oficina donde hay una cantidad limitada de papeleo involucrado. En una organización empresarial mediana o grande, o incluso en una pequeña empresa que produce gran cantidad de papel, es mejor invertir en servicios de destrucción profesional.

Destrucción del disco duro : Razones por las que debe usar un destructor de disco duro para los negocios

 

Si alguna vez dejaste tu ordenador por tiempo de uso, sabes que puede ser molestoso.

Cuando las personas se deshacen de los ordenadores viejos, el proceso suele ser el siguiente:

Etapa 1: Primero querías dinero para tu viejo ordenador. Crees que vale la pena y quieres sacar unos euros de este equipo antiguo.

Etapa 2: Usted descubre que no cuesta mucho y está dispuesto a darlo de forma gratuita para que se lo quite de encima.

Etapa 3: Usted termina pagando para quitarse de encima de su monitor y no obtiene mucho por su ordenador.

¿Le Suena familiar?

Fíjese, si se está deshaciendo de un ordenador viejo, no se arriesgue a venderla por $ 50 cuando tenga información confidencial de tarjetas de crédito antiguas, fotos privadas y correos electrónicos privados en el disco duro (quizás olvide borrarlos).

Aunque puede haberlos borrado, la recuperación de datos es factible aún.

¿Cual es la solución? Destruye tu viejo disco duro con un destructor de disco duro!

10 razones por las que DEBES usar un destructor de disco duro

1.-  Las empresas han perdido miles de millones de euros por el robo de datos el año pasado.
2.-  Evitar multas y / o prisión. Si eres una compañía debes cuidar la información privada de los clientes.
3.-  Evitar demandas grupales. Los clientes han denunciado a las compañías por el compromiso de los datos en los discos duros antiguos.
4.-  Evite perjudicar todos sus correos electrónicos, tarjetas de crédito y números de seguridad social. Esto es obvio … cientos de archivos se almacenan en su disco duro durante años de archivo.
5.-  Usar la tecla de eliminar no borra los datos definitivamente.
6.-  Sobrescribir los datos con software consume mucho tiempo.
7.-  Para volver a formatear una unidad de disco es necesario tener la unidad instalada y prendida.
8.-  La nueva tecnología pronto podrá facilitar la recuperación de los discos duros reescritos.
9.-  Degaussing (destrucción magnética) no da una prueba visual de destrucción.
10.- Si envías el disco duro para formatearlo, ¡no puedes ser testigo de la destrucción a primera instancia.

En conclusión, ¿dónde puede llevar su disco duro cuando esté listo para darle de baja?
Bueno, si usted es una compañía grande que usa muchos ordenadores, es posible que desee tener un destructor de disco duro en el sitio. Se invierte unos pocos miles de dólares y pueden disminuir su responsabilidad.

Si solo tiene unos cuantos discos duros, muchas compañías de destrucción de papel ofrecen este servicio y puede llevárselos localmente y ver cómo se rompe su disco duro, o llamar y pedirles que lo hagan en el sitio.

No se deshaga simplemente de su disco duro. Visite el directorio de trituración de documentos para encontrar equipos de destrucción de discos duros o un proveedor de servicios fiable en su ciudad hoy.

Destrucción segura de documentos: ¿Qué tan seguro es?

Observas cómo la furgoneta de basura toma distancia de tu estacionamiento y sientes alivio. Su contenedor de basura está cerrado herméticamente y sus documentos privados están ahora en camino al vertedero para ser sepultados. Ahora eso es seguridad total verdaderamente o no lo es?

Una falsa sensación de seguridad

El hecho es que los bloqueos en los basureros se pueden cortar con facilidad con un juego de cortadores de pernos. Además, un bloqueo en un basurero de oficina es una tentación para los ladrones de identidad que hacen volcados en busca de información de que puede ser valiosa. Además, esta es la era del reciclaje, por lo que si cree que sus escritos van a ser sepultados, se encontrará con una gran sorpresa.

Tus documentos se ordenan por los delincuentes

¡Alerta hombre! Las prisiones de las ciudades contratan regularmente centros de clasificación de desperdicios para suministrar mano de obra barata, donde se recoge y clasifica la basura. Esto significa que los delincuentes tendrán la última vez que revisen sus documentos privados en papel antes de que finalmente sean embalados y retirados para su reciclaje. A quién adivinen quienes lo adivinen, posiblemente en el extranjero, pero pueden apostar a que serán manejados por manos escrupulosas antes de que finalmente se conviertan en basura.

La trituradora de papel de oficina

Hoy en día, solo hay una forma de asegurarse una destrucción de documentos segura al 100%: la destrucción de documentos. Obvio, una trituradora de papel de oficina funciona, pero puede contar con el personal de su oficina para que destruya todo el tiempo. Además, ¿se siente cómodo que cada empleado de la oficina sepa sus nóminas, sabiendo cada detalle de su negocio?

Destrucción segura de documentos en el sitio

Esta es la razón por la que la mayoría de propietarios y gerentes de empresas confían ahora en un servicio profesional de destrucción de documentos para destruir de forma segura sus documentos cuando están a su disposición. Además, si no está lo suficientemente cómodo con el nivel de seguridad que tienen en sus instalaciones de trituración, existe la opción de trituración en el lugar, donde el servicio de trituración de papel descarga su documento en una trituradora industrial directamente en su estacionamiento.

El todo poderoso Certificado de Destrucción

En el rubro de la trituración profesional hay un documento conocido como el Certificado de Destrucción que se entrega a los clientes que usan empresas de trituración como “prueba” de que los documentos han sido triturados. Si bien este certificado es usado por prácticamente todas las empresas de trituración, las similitudes terminan ahí. No existe una forma universal para una DQO, que puede crear confusión para usted, el consumidor, al contratar una empresa de trituración de prestigio. ¿Qué significa la DQO de todos modos? Probablemente no es lo que pensabas que significaba.

Muchos clientes que emplean la trituración toman erróneamente el Certificado de destrucción como prueba de que se han lavado las manos de cualquier responsabilidad por los documentos que están siendo triturados. Lamentablemente, esto es logísticamente inviable, por muchas razones. Incluso si se detalla una DQO, enumerando, digamos, todos los registros de empleados de 1990-1995, es obviamente imposible que el contratista de trituración sepa con certeza si todos los registros de empleados de ese período se incluyeron en los documentos que se le entregaron. Y las empresas de trituración tampoco pretenden saber eso.

Una cláusula genérica en los contratos para todos los miembros de NAID (Asociación Nacional para la Destrucción de la Información, de la que todas las compañías de trituración acreditadas deben ser miembros) establece puntualmente que las listas detalladas de los materiales enviados para su destrucción no son una prueba de que éstos documentos se incluyeron realmente en los materiales presentados. Esta cláusula protege a la compañía de trituración, pero también protege al consumidor, ya que elimina cualquier noción falsa de que la DQO es en sí misma la prueba de que se destruyeron documentos en particular. La cláusula continúa indicando que si se necesita una prueba específica, se deben hacer arreglos especiales por adelantado, con términos y tarifas especiales.