El todo poderoso Certificado de Destrucción

En el rubro de la trituración profesional hay un documento conocido como el Certificado de Destrucción que se entrega a los clientes que usan empresas de trituración como “prueba” de que los documentos han sido triturados. Si bien este certificado es usado por prácticamente todas las empresas de trituración, las similitudes terminan ahí. No existe una forma universal para una DQO, que puede crear confusión para usted, el consumidor, al contratar una empresa de trituración de prestigio. ¿Qué significa la DQO de todos modos? Probablemente no es lo que pensabas que significaba.

Muchos clientes que emplean la trituración toman erróneamente el Certificado de destrucción como prueba de que se han lavado las manos de cualquier responsabilidad por los documentos que están siendo triturados. Lamentablemente, esto es logísticamente inviable, por muchas razones. Incluso si se detalla una DQO, enumerando, digamos, todos los registros de empleados de 1990-1995, es obviamente imposible que el contratista de trituración sepa con certeza si todos los registros de empleados de ese período se incluyeron en los documentos que se le entregaron. Y las empresas de trituración tampoco pretenden saber eso.

Una cláusula genérica en los contratos para todos los miembros de NAID (Asociación Nacional para la Destrucción de la Información, de la que todas las compañías de trituración acreditadas deben ser miembros) establece puntualmente que las listas detalladas de los materiales enviados para su destrucción no son una prueba de que éstos documentos se incluyeron realmente en los materiales presentados. Esta cláusula protege a la compañía de trituración, pero también protege al consumidor, ya que elimina cualquier noción falsa de que la DQO es en sí misma la prueba de que se destruyeron documentos en particular. La cláusula continúa indicando que si se necesita una prueba específica, se deben hacer arreglos especiales por adelantado, con términos y tarifas especiales.

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