¿Cuáles deberían ser las características de una empresa confiable de destrucción de documentos ?

Hubo un tiempo en que la única forma de deshacerse de los documentos y los medios era guardarlos en enormes cajas, almacenarlos en una habitación y olvidarlos. Hoy, si desea destruir su información confidencial, hay muchas soluciones simples a su servicio.

Los documentos a menudo contienen información confidencial que debe cuidarse y evitar que caiga en las manos inescrupulosas. Por lo tanto, para mantener alejados a los delincuentes astutos, puede solicitar los servicios de empresas confiables de destrucción de documentos que utilizan trituradoras industriales y molinos de martillos para destruir totalmente sus documentos. Leer más

Retención de documentos: qué guardar y cuándo destruir

Es importante contar con un procedimiento de destrucción de documentos que cumpla con las prácticas y estándares de su industria. La ley exige que todas las compañías, sin importar cuán pequeñas sean, mantengan los procedimientos de eliminación adecuados para todos los documentos que contengan la información privada de sus clientes y empleados. Si su negocio no cuenta con un sistema para desechar adecuadamente los documentos privados, usted podría estar legalmente en riesgo.

La Ley de Transacciones de Crédito Justas y Fidedignas (FACTA) fue creada por la Comisión Federal de Comercio. Se define que todas las compañías son legalmente encargados de proteger y disponer adecuadamente de la información personal que almacenan.

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La destrucción segura de archivos es necesaria

Los controles que existen para el cumplimiento adecuado del mantenimiento de registros también incluyen normas para la eliminación o destrucción de documentos. Las normas en los controles gubernamentales deben ser enteramente entendidas si la destrucción segura de documentos es necesaria.

Guardar documentos que ya no son necesarios conlleva muchos riesgos. Una compañía no puede hacer nada con los documentos de los archivos que tenga a la mano. Esta es una fuente de riesgo potencial si hay un hurto de datos o una profanación de su seguridad. Mantener los archivos físicamente que no son necesarios ocupa espacio y el uso de espacio cuesta dinero para las empresas. Leer más

La necesidad de soluciones para la gestión de documentación

En la actualidad, todas las compañías, sean grandes, pequeñas, necesitan gestionar una gran cantidad de información. Por ello es prioridad la necesidad de tener acceso a un software de administración de datos confiable. Las soluciones de gestión de datos ofrecen ayuda para archivar, proteger, recuperar y compartir información. Este mecanismo es un proceso organizado y metódico que almacena y recupera los documentos en el momento necesario. De esta manera se reduce las horas de trabajo manuales.

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Una forma segura de almacenar sus documentos : el Escaneo

El mundo se vuelve cada vez más digital con el avance tecnológico. La calidad productiva a empezado a dar el alza como resultado de la digitalización. La tecnología también nos ayuda en el día a día de la oficina, haciendo más fácil el trabajo. Con relación a la oficina usted la puede convertir ecológica sin papel. La mayoría de compañías tienden a la ecología o desean hacerlo; protegiendo a nuestro planeta de su destrucción. El Escaneo de documentos facilita esa tendencia en las empresas de hoy en día.

Gracias al avance en el área de escaneo de documentación, cualquier documento existente puede escanearse en muy poco tiempo y almacenarse de forma segura en dispositivos u ordenadores. También podemos a través del escaneo de documentos, compartirlos con otras personas cuando se requiera hacerlo u ordenarlos en carpetas en nuestro ordenador. Leer más

Mantener de forma privada la información a través de la trituración de documentos

La usurpación de identidad va creciendo y le cuesta varios millones de dolares a algunos países a través de sus industrias. Como consecuencia, la mayoría de países han promulgado nuevas leyes rigurosas para penalizar a quienes roban información personal; y la usen para cometer suplantación. La prioridad de estas leyes es la prevención del robo de identidad. Tratan los mecanismos por los cuales las compañías privadas y organismos gubernamentales deben manejar la información privada de los clientes, de sus empresas o comercios. Las leyes se diferencian según el país, el algunos países son más rigurosas; pero siempre con el mismo fin, el ayudar a prevenir el hurto de identidad Leer más

10 motivos por los que las compañías necesitan una empresa de trituración de documentos

Cada compañía acumula y guarda información confidencial. Para la mayoría de gerentes de las empresas es una necesidad almacenar de manera óptima y luego destruir documentación. Si se descuida el destino final de éstos documentos, algunos empleados podrán dejar en cualquier parte esos delicados papeles.

A continuación mencionaremos 10 razones por las cuales cada compañía debe planificar la trituración de documentos :

1.- Para proteger a los empleados: Cada folio personal de cada empleado tiene información confidencial. Datos como nombres, direcciones y números de seguridad social se deben cuidar de manera óptima.

2.- Es ley : Para detener del delito de robo de identidad, algunos gobiernos han decretado leyes que requieren trituración de documentos.

3.- Pérdida de secretos comerciales : Actualmente la ley de espionaje de algunos países permite a las compañías reclamar daños de espionaje cuando los secretos comerciales se trataron con delicadeza.

4.- Para proteger a vuestros clientes : de los empleados que dejan las empresas en un determinando momento. Del mismo modo hacer saber a sus clientes que sus datos no corren riesgo alguno.

5.- Empleados descontentos : esto se relaciona con el punto anterior, en el sentido de que usted no querrá que sus extrabajadores se lleven sus listas de clientes. Querrá la protección legal de su información.

6.- Freegans : el común de la gente piensa que cuando se tira a la basura nunca más se verá. No caen en cuenta que la basura es de todos, según ley en varios países.

7.- Las noticias del día : cuando se encuentra información privada, las noticias locales se harán con dicha información extraviada. Puede quedar al descubierto la información de sus clientes.

8.-  La Fiscalización : después que se notifica, la policía es la siguiente en la lista.

9.- Usted puede contribuir al medio ambiente : si usted envía a triturar su documentación, ésta se reciclará y de ésta manera habrá menos impacto ambiental.

10.- Para ahorra dinero : como ahorra?, no pagando multas. No tiene gastos de mantenimiento de una posible trituradora en su empresa.

esperamos sea de utilidad éstos factores y sean tomados en cuenta.

 

Cual es el momento idóneo para contratar el servicio de destrucción de documentos

Están tus ambientes llenos de papel?. La data en éstos papeles es de suma importancia, ya que es personal o privada. La pregunta viene por si desea proteger a su compañía y a sus trabajadores y aún así desprenderse de la abrumadora cantidad de papel de sus almacenes. Una compañía seria de trituración de documentos lo ayudará a tener la seguridad  de que la data de su empresa se guarde y triture adecuadamente.

Los servicios de destrucción de documentos pueden echarle un cable para eliminar papeles sin poner en riesgo la información de su organización. No obstante, antes de contactar con ellos, tendrán que decidir sobre su plan de destrucción. Esta planificación lo ayudará a determinar con que frecuencia y a medir su presupuesto a destinar para este proceso.

Hay algunos puntos a seguir para conseguir el plan más adecuado para su compañía :

  • La cantidad de papel que se triturará : ¿cual es la cantidad a triturar?, eso es lo que le preguntarán la empresa que prestará los servicios. Puede calcular la totalidad según por ejemplo un número de cajas. Eso dará una idea de la totalidad.
  • Como quieren que  se trituren los documentos. Hay varias opciones para la trituración. Estas incluyen.

1.- Entrega : esto requiere que se entregue los documentos que desea destruir. Se almacenará en un contenedor herméticamente cerrado hasta que esté listo para la destrucción. Algunos proveedores cobran por el número de cajas.

  • tipo de servicio que necesita:

1.- Purga : Esto implica destruir un gran volumen de documentos a la vez. puede ser después de la limpieza invernal, o fin de año.

2.- Recurrente : quiere decir una destrucción regular de documentos. Sirve para tener una determinada cantidad de documentos bajo control.

Determinar un horario de destrucción de documentos: puede definir una franja horaria (determinados días a cierta hora) según el volumen que tenga que destruir en la compañía.

Consulte con una empresa seria como MadridRecicla para darle la mejor solución para la gestión de destrucción de documentos.

Gestión de documentación Optimizada

¿Que sucedió con el concepto de la oficina sin papel?

Si usted presenció la aparición de las computadoras en el entorno comercial, suponía que la nombrada oficina sin papel sería una de las principales novedades con beneficios para la ecología incluso. La novedad es no imprimir los documentos y archivarlos, sino simplemente en guardarlos en su disco duro y hacer su respectiva copia de seguridad. Esto supone el supuesto ahorro del talado de miles de árboles, un mundo nuevo, sin papeles y con más árboles. Desafortunadamente ésta idea no se materializó al 100%.

Al contrario, hoy generamos más papeleo que antes simplemente porque es más fácil hacerlo con las computadores, éstas mismas que nos iban a evitar generar papeleo. Si usted tiene archivos a almacenar por montones  y un gran espacio de almacenamiento físico, no tendrá problemas como los tienen lo que no pueden tener espacio. Usted debería aprovechar ese almacén que tiene para un fin más productivo que el de sólo almacenar documentos caducados. El espacio es un bien muy valioso en la actualidad, los alquileres de los mismos nunca han sido más caros como lo son en la actualidad.

Servicios de almacenamiento de información

Así es como nace un nuevo rubro de servicios, orientada al almacenamiento de documentos. Ofrecen almacenamiento seguro de documentación, fuera de oficina. Así mismo servicios como :

  • Almacenamiento seguro
  • Recuperación eficaz de documentos
  • Destrucción segura
  • Protección de los datos
  • Confidencialidad garantizada

Las empresas tienen como prioridad la seguridad de su información. La información financiera o empresarial es una información muy delicada. Dicha documentación no puede caer en manos extrañas, pues le pueden dar uso equivocado.

Esto es también de suma importancia si se trata de la destrucción de la documentación también. Lo ideal sería almacenar la información digitalmente; y luego destinar a la trituración de los documentos caducados o que no sirven a una empresa con experiencia.

En madrirecicla contamos con años de experiencia en la destrucción de documentos certificada.

 

DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS : 3 COSAS QUE HAY QUE EVITAR Y 3 COSAS QUE HACER

3 cosas que evitar sobre la destrucción de documentos

1.- Primero incitar a su personal a ser responsable de la destrucción de los documentos por medio del método manual. Jamás se debe arrojar información privada a la basura. Por lo tanto la basura es la mejor oportunidad para obtener información valiosa o privada, como datos confidenciales de clientes, datos o información médica, listas de precios, información de ventas, correo personal. Los apuntes pueden ser una gran fuente de información sobre las operaciones comerciales de las empresas. Por la razón que la competencia podría obtener importante información como una estrategia de venta. Es responsabilidad de las compañías mantener en la confidencialidad su información.

2.- Uso genérico de reciclaje de papel. Esta modalidad no garantiza la protección de su propiedad intelectual. No es un medio para la destrucción segura de documentación.

3.- Posibilitar la destrucción de información confidencial. Usted será responsable de los perjuicios y puede que enfrente penalidades. No hay necesidad de arriesgar el negocio que ha construido con tanto esfuerzo. En la actualidad de la destrucción de documentación es casi una obligación.

3 cosas que hacer sobre la destrucción de documentos

1.- Contratar un servicio de destrucción de papel profesional para tratar la destrucción de documentación. Estos servicios son garantía de que sus documentos no puedan ser utilizados.

2.-  Destruir los folios almacenados de forma periódica. Esto muestra una buena práctica en la gestión de su documentación.

3.- Acostúmbrese a la trituración privada de documentos, ésto protegerá su negocio y reducirá riesgos de fraude de identidad mercantil. De ésta manera disminuirá el riesgo para usted, su comercio, y lo más primordial su clientela.

Somos madridrecicla, especialistas en destrucción de documentos y servicios de reciclaje en madrid.