El escaneo de documentos de la gestión de riesgos reduce la pérdida y el tiempo de inactividad de una empresa

El escaneo de documentos de la gestión de riesgos reduce la pérdida y el tiempo de inactividad de una empresa

 

Cuando una compañía de fertilizantes en West, Texas explotó en abril de 2013, el número de heridos y muertes superó con creces el del bombardeo del maratón de Boston unos días después. Este terrible evento arrasó gran parte de la ciudad, mató a 17, incluidos 11 socorristas, e hirió a más de 160 personas. Además, la explosión causó daños aún indeterminados a millones de dólares en propiedades, ya que 150 casas, escuelas, hogares de ancianos y otros edificios fueron destruidos o dañados.

Documentos destruidos agravaron el daño

Aunque no se espera que la compañía donde comenzó la explosión se reabra, otras empresas tienen un trabajo importante de reconstrucción de documentos por delante. A menos que estas empresas tengan un sistema de escaneo de gestión de riesgos para capturar y almacenar electrónicamente sus documentos, la reconstrucción de archivos de clientes, registros de estudiantes y cuadros de pacientes será un proceso lento que puede ser imposible de completar por completo.

Escaneo de archivos: un enfoque proactivo

Un desastre como este resalta la importancia de adoptar proactivamente un programa para completar el escaneo in situ de todos los documentos importantes. Este proceso de archivo mediante el escaneo de materiales es una forma proactiva de prepararse para lo desconocido, ya sea un accidente como la explosión de fertilizantes, un tornado o huracán, un incendio u otro desastre no planificado.

Este es un enfoque sólido para cualquier negocio, particularmente para aquellos en industrias peligrosas que presentan riesgos severos de incendio o explosión:

a) Petroquímicos, como la gasolina y el petróleo.

b) Nanomateriales, de uso frecuente en electrónica, biomateriales, producción de energía y medicina.

c) Plantas químicas, como los productores de fertilizantes.

d) Plantas de procesamiento que producen una cantidad sustancial de polvo, como aserraderos, silos de grano y productores de harina.

e) Instalaciones de pintura en aerosol que sirven a las industrias de carrocerías, embarcaciones y muebles.

Si bien las empresas dedicadas al manejo de materiales peligrosos podrían tener un mayor riesgo de accidentes o sensibilidad a los desastres naturales, los problemas no pasan por encima de las casas y negocios vecinos, como fue evidente con la reciente explosión de Texas.

Los servicios móviles de escaneo de documentos pueden salvar el día

Las empresas en prácticamente todas las industrias pueden beneficiarse del escaneo de gestión de riesgos. Aunque el proceso puede requerir mucha mano de obra, los servicios móviles de escaneo de documentos disponibles en su área pueden enviar un equipo de profesionales para proporcionar un escaneo de documentos rápido y fácil. El proceso no interrumpe su negocio ni vincula a sus empleados y los beneficios son innumerables:

a) No se necesita espacio de almacenamiento físico

b) Servicio al cliente mejorado

c) Recuperación de archivos más rápida y uso compartido de archivos por múltiples empleados

d) Mejor seguridad

Una vez que se completa el proceso, el servicio de documentos puede incluso quitar los archivos de papel para su almacenamiento o destrucción. La mayoría de las empresas también pueden recoger los documentos y completar el proceso en su ubicación, si lo prefiere.

Para reducir el daño potencial de desastres naturales, accidentes y otros eventos no planificados, considere la exploración de gestión de riesgos para proteger los valiosos archivos de su empresa.

10 cosas que debe saber sobre la seguridad de los documentos

10 cosas que debe saber sobre la seguridad de los documentos

Los documentos comerciales confidenciales pueden ser robados y vendidos a la competencia. Los ataques de virus pueden borrar discos duros enteros. El spyware puede robar su identidad y acceder a su cuenta bancaria y usar su tarjeta de crédito. Los desastres naturales como los incendios pueden destruir los medios de almacenamiento que almacenan todos los datos de su empresa. Las fluctuaciones de energía y los bloqueos del sistema pueden dañar los datos en los medios.

1. La gestión de la seguridad de los documentos busca evitar la pérdida de datos de los diversos tipos de amenazas a los datos. A menos que se adopte un enfoque sistemático para la seguridad de los documentos, su empresa puede incluso cerrar.

2. Muy pocas empresas sobreviven a la pérdida completa de datos comerciales e incluso las pérdidas parciales pueden resultar extremadamente graves. Considere perder todos sus datos de clientes y registros de facturas. Puede significar que no puede recuperar sus tarifas de clientes de crédito que pueden equivaler a unos pocos meses de ventas. O considere la fórmula secreta del producto que le da una ventaja en el mercado que está siendo robado.

3. La seguridad de los documentos comienza con una mirada cuidadosa a todos los riesgos que enfrentan los documentos y el impacto de cada uno. Una idea clara acerca de esto puede hacer que la alta gerencia tome conciencia de los peligros reales que pueden ocurrir fácilmente y, como resultado, es más probable que apoyen medidas de mejora de la seguridad.

4. Una de las primeras medidas de seguridad es evitar el acceso no autorizado a los documentos. Solo las personas autorizadas deben poder acceder a cada tipo de datos. Las restricciones de acceso deben colocarse tanto en las clases de datos como en los niveles de los empleados. Las restricciones de acceso generalmente toman la firma de permisos de acceso para cada empleado o grupo de empleados y el requisito de ingresar contraseñas para acceder a los datos a los que un empleado está autorizado a acceder.

5. Todas las aplicaciones deben generar registros de auditoría automáticos que hagan un seguimiento de quién accedió a qué documento y cuándo lo hizo la persona con el documento. La mayoría de las pérdidas de datos se han atribuido a los empleados, y es esencial que se mantenga una etiqueta en sus actividades, y las actividades inusuales se deben investigar en detalle.

6. Los cortafuegos pueden impedir el acceso a los datos en la red interna por parte de entidades externas, como los piratas informáticos. Los programas antivirus pueden proteger contra ataques de virus y reparar cualquier archivo que pueda ser atacado. Los programas anti-spyware pueden detectar spyware que varias agencias, incluidos los ladrones de identidad, logran instalar en sus sistemas.

7. Las copias de seguridad verificadas y su almacenamiento en ubicaciones separadas pueden ayudar a la empresa a recuperarse de las pérdidas de datos causadas por diferentes eventos, como desastres naturales como un incendio, eliminación accidental o intencional de datos de discos duros, corrupción de datos causada por perturbaciones eléctricas y fallas del sistema. y eventos maliciosos como ataques de virus.

8. Las copias de seguridad deben verificarse para garantizar que sean recuperables en caso de necesidad. Las políticas y procedimientos sistemáticos pueden garantizar que todos los datos críticos estén respaldados de manera actualizada o incluso en tiempo real. En su ausencia, no todos los datos pueden ser respaldados y la recuperación de pérdida de datos puede resultar incompleta.

9. Los documentos electrónicos pueden ser manipulados de manera relativamente fácil, y deben existir procedimientos de autenticación para validar documentos críticos al final del destinatario. Medidas como las firmas electrónicas pueden ayudar a garantizar que los documentos no hayan sido alterados desde que se firmaron.

10. Sobre todo, se deben realizar revisiones periódicas para identificar vulnerabilidades de seguridad actuales, capacitar a los empleados en prácticas de seguridad de documentos y revisar prácticas como realizar copias de seguridad e implementar políticas de retención y destrucción de documentos.

Modernizando su negocio para el éxito – Almacenamiento de documentos electrónicos

La tecnología moderna ha abierto una forma completamente nueva de administrar sus necesidades de almacenamiento. Ya no necesita almacenar sus documentos en archivadores que ocupan valioso espacio de oficina durante años. Ahora puede almacenar sus documentos en computadoras y materiales de respaldo, lo que le permite liberar el espacio que tanto necesita para otras necesidades. Almacenar documentos de esta manera es la clave para una mayor organización y seguridad dentro de su oficina. Esto se puede hacer con imágenes y almacenamiento de documentos. Las empresas dedicadas de escaneo de documentos son los profesionales que pueden hacerse cargo de este proyecto y tenerlo en excelente forma en muy poco tiempo. Leer mas

Documento de imágenes: una forma más fácil de escanear documentos

El método de documentos de imágenes puede adoptar muchas formas, que incluyen impresoras a pedido; microfilm, copiadoras, escáneres de documentos, máquinas de facsímil, impresoras multifunción, escritores de archivos y microfilm de salida de computadora (COM). En los tiempos anteriores, las imágenes de documentos se han utilizado para ilustrar sistemas informáticos relacionados con el software que detienen, guardan y vuelven a imprimir imágenes. La tecnología de administración de documentos facilita el espacio de trabajo libre de papel a las diversas compañías avanzadas. Hoy en día, las empresas pueden facilitar las cosas al alterar muchos archivos de documentos con archivos de papel electrónicos mediante la administración de documentos. Varias compañías pueden enviar correos electrónicos, faxes y otros documentos y archivos importantes a otras compañías. A través de, los archivos de Imaging Document pueden hacerse electrónicos y, por lo tanto, siempre facilita el trabajo a muchas de las empresas competitivas. Ahorra tiempo, dinero y espacio para los diversos negocios.

En primer lugar, los archivos de imágenes y documentos convertidos en imágenes electrónicas que se pueden grabar en TIFF (Formato de archivo de imagen etiquetada). Los documentos electrónicos son generalmente registros en archivos electrónicos que incluyen disco duro, red, otra red digital y sistema de software de gestión de documentos. En general, las empresas realizan su trabajo de creación de imágenes de archivos con un proveedor externo. Esta opción proporciona una mayor seguridad para varios archivos de documentos importantes y disminuye el trabajo del personal. También proporciona la utilidad de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) en los archivos escaneados. También tiene la capacidad de escanear copias impresas o enviadas por fax y luego puede completar el trabajo de escaneo en línea.

Puede comprender el almacenamiento, clasificación, protección y destrucción de los registros. La evidencia puede ser también un objeto físico o información colectiva. La gestión de registros electrónicos se ocupa principalmente de los registros de las actividades comerciales y generalmente se aplica de acuerdo con la importancia de tales evidencias en lugar de su formato visible. También se utiliza para guardar y rastrear registros. La tecnología ERM generalmente presenta funciones específicas de seguridad e inspección adaptadas a los requisitos de los ejecutivos de registros. La gestión de registros es el control central de las posesiones de información de las empresas. La organización y la aplicación de registros a nivel de empresa explican los requisitos, la responsabilidad y las responsabilidades de las posesiones de información de las empresas.

ERM es para realizar informes de retención. Electronic Records Management (ERM) ahora es un día accesible con mucho gusto como un servicio alojado que ha comenzado a utilizar asociaciones de todo tipo. Esta tecnología es muy barata y parece ser económica para muchos empresarios. Esta tecnología proporciona la información al personal cuando la necesitan.

Elija una empresa de archivo de documentos de forma inteligente y cuidadosa

 

Desde simples notas de oficina hasta contratos con clientes, el papel tiene muchos usos en un entorno de trabajo. Los archivos en papel, sin embargo, se acumulan con el tiempo. Muchas empresas no pueden permitirse el lujo de dejar de usar papel incluso hoy en día cuando prácticamente todos los archivos se almacenan, comparten y recuperan del almacenamiento en la nube. El archivo de documentos requiere espacio, personal y horas de trabajo. También presenta varios riesgos cuando se realiza internamente. Para proteger su base de datos física, contrate una empresa de archivo.

Tenga en cuenta algunas cosas antes de confiar sus archivos a un contratista independiente. Asegúrese de que tengan servicios e instalaciones seguros y empleados confiables. Busque una ventanilla única con un historial de asociaciones exitosas con clientes. Su empresa también debe proporcionar todos los requisitos de almacenamiento de documentos que pueda tener ahora y en el futuro. Leer más

La importancia del almacenamiento de documentos y medios en el comercio

Las empresas modernas utilizan registros en papel y medios digitales en el curso de los negocios, de ahí la necesidad de almacenamiento de documentos y medios.

Hay empresas externas de almacenamiento de documentos que ofrecen medios de comunicación de última generación y servicios de almacenamiento de documentos a precios extraordinariamente competitivos.

Los registros comerciales tienen valores económicos, de gestión de riesgos, legales y fiscales. Sin embargo, muchas organizaciones hoy carecen de los procedimientos y políticas efectivos necesarios para la realización de un control sistemático de la información registrada. En consecuencia, algunos registros se guardan demasiado tiempo y se dedica demasiado tiempo a almacenarlos.

Peor aún si en el caso de información fuera de lugar, las organizaciones corren el riesgo de incurrir en sanciones debido al incumplimiento de las normas de mantenimiento de registros, no protegen contra daños los datos críticos de la misión e incluso corren el riesgo de un incidente de pesadilla en las relaciones públicas. Leer más

¿Cuál es la necesidad de una empresa de destrucción de documentos?

 

La mayoría de las organizaciones y compañías requieren algún tipo de forma de descartar archivos y documentos confidenciales. Estos archivos generalmente contienen información que su empresa no desea que otros vean, incluida información personal sobre empleados y clientes. Además, las firmas de abogados, los hospitales y las empresas manufactureras almacenan datos en archivos durante un período de tiempo regulado, esto se llama período de retención. El período de retención es una ley regulada por el gobierno que obliga a las organizaciones a deshacerse de los archivos después de un cierto período de conservación. Sus empleados y clientes (clientes) deben confiar en que usted, como empresa, haga un trabajo apropiado para deshacerse de los documentos. Una segunda fuente no debería poder tener acceso a ninguno de los datos en los archivos. Aquí es donde entran las empresas de trituración. La trituración reduce las posibilidades de perder datos en otros lugares y garantiza el cumplimiento de las obligaciones legales. Este es un método apropiado para manejar datos, ya que es un enfoque practicado por el gobierno. Leer más

¿Qué es la gestión de documentos? 9 cosas que debe saber sobre la gestión de documentos

¿Qué es la gestión de documentos?

Necesitamos saber cosas básicas sobre lo que implica la gestión de documentos, antes de tratar de aprender los secretos de la gestión de documentos.

DMS o Document Management System es normalmente un conjunto de sistema informático o un conjunto de programas informáticos, destinados a almacenar y rastrear imágenes y documentos electrónicos. DMS coincide con el término Sistema de gestión de contenido y también parece estar relacionado con la Gestión de activos digitales.

Cualquier DMS tendrá algunas o todas las siguientes características:

una garantia:

Qué características de seguridad están integradas en el programa para proporcionar cobertura contra la pérdida / destrucción de información o contra la manipulación de los documentos. ¿Cuáles son las garantías para la información importante almacenada?

b) Flujo de trabajo:

Si los documentos durante el trabajo, se requieren para ir a más personas, ¿qué regulaciones se han proporcionado?

c) Recuperación:

Modo, tiempo y tecnología utilizados para la recuperación de los documentos.

d) Archivo:

¿Qué organización y estrategia se ha adoptado para la presentación?

e) Archivo:

Qué protección se ha brindado contra incendios, inundaciones y otros desastres naturales. ¿Los documentos serán perfectamente legibles en el archivo?

f) Distribución:

La distribución de la información será para cuántas personas y el costo de dicha distribución.

g) Retención:

Toda la información se puede retener, hasta qué período y el procedimiento para eliminar la información.

h) Creación:

Número de personas requeridas y el apoyo logístico necesario para dicha colaboración.

i) Aprobación / Autenticación:

¿Cuál será el procedimiento requerido para obtener aprobaciones gubernamentales obligatorias y certificaciones privadas, etc.?

Sistema de gestión de documentos: una breve reseña

Desde los primeros días, los documentos escritos a mano o mecanografiados se archivaron y almacenaron muy bien. La información se recuperó cuando se requirió. Pero durante un período de tiempo, el papel solía corregirse y se perdió información valiosa. Por lo tanto, surgió la necesidad de sistemas electrónicos de almacenamiento y recuperación.

Algunos proveedores a principios de 1980 comenzaron a desarrollar un sistema destinado a administrar documentos en papel, que tendrá capacidades de almacenamiento, indexación, captura y recuperación de nivel de imagen, etc. Se desarrollaron para cubrir documentos electrónicos, herramientas de colaboración, auditoría capacidades y características de seguridad. A continuación se detalla la experiencia de algunas empresas en este campo:

a) Documento neto:

Esto tiene una característica especial de S-a-a-S (Software as a Service) centrado en la web, que tiene todo tipo de servicio de administración de correo electrónico, documentos y registros. También incluye servicio de extranet: los clientes y otras personas pueden compartir fácilmente estos documentos. Los documentos están protegidos de forma segura en centros de datos de súper especialidades y se aseguran de que ofrezcan una continuidad comercial integrada.

b) Soluciones de gestión de documentos y contenido de HP:

Esta organización ofrece hardware y software, sistemas de escaneo de documentos, software de enrutamiento y proceso, servidores, impresión de almacenamiento y también dispositivos de salida de datos. En términos generales, proporciona todo lo necesario para administrar, capturar y administrar cualquier negocio.

c) Software de gestión de documentos Ademero:

Su característica única del concepto comercial del Centro de contenido hace que la captura, recuperación y administración de documentos sea muy fácil. Este software basado en navegador garantiza la precisión, velocidad y acceso más rápido para cualquier tipo de negocio.

d) Gestión de documentos Laserfische:

Estas plataformas versátiles proporcionan a través de toda la organización gran volumen, distribución, recuperación y función de captura de información. El archivo incorrecto de documentos se reduce y también ahorra costosos costos de fotocopias y distribución de papel. Este sistema puede adaptarse a las necesidades de múltiples departamentos.

Soluciones de gestión de documentos rentables

Pasar mucho tiempo en la planificación de su oficina dará como resultado un sistema muy organizado donde la información está muy bien organizada como archivos en sus respectivas computadoras, mientras que todos los demás periféricos funcionan bien y son fácilmente accesibles. Este es un gran comienzo para cualquier sistema de negocios, pero una vez que los documentos comienzan a imprimirse, ordenarlo todo puede ser un poco abrumador, especialmente en los días venideros cuando los documentos comienzan a acumularse a medida que se producen más resultados.

La clasificación y la gestión de documentos requieren mucha mano de obra y requerirá que varias personas realicen las tareas. Estas personas a menudo necesitarán poner fin a sus funciones actuales solo para ayudar a administrar estos documentos que pueden afectar el rendimiento general de una empresa. Descuidar la gestión de documentos también puede causar problemas a largo plazo. Algunas de las soluciones de gestión de documentos más importantes que ofrecen estas compañías son las siguientes.

Archivado: el archivado es muy útil para documentos que deben reservarse para realizar copias de seguridad. Muchas empresas hacen esto por su cuenta, pero uno de los principales problemas es el largo tiempo que lleva recuperar estos documentos. Confiar en otro servicio para manejar el archivo producirá grandes beneficios cuando se trata de la recuperación de documentos. Esto no solo ahorra espacio valioso, sino que también facilita el intercambio de cualquier documento, independientemente de cuándo se archivó. También se hace hincapié en la seguridad para garantizar que personas no autorizadas no tengan acceso a los documentos. Esto también se aplica a cajas y archivos.

Las buenas empresas de soluciones de gestión de documentos utilizarán tecnologías mejoradas de codificación de barras para facilitar el acceso a los archivos, incluso si se mezclan en miles de otros documentos. La compañía maneja el complicado proceso de indexación colocando cada archivo en una ubicación única pero accesible para una recuperación rápida. Agregar más documentos para archivar tampoco afectará la indexación.

Destrucción de documentos: los documentos antiguos pueden ocupar un espacio valioso y contribuir a algunos costos de almacenamiento innecesarios. La destrucción de estos documentos utilizando los métodos comunes puede resolver el problema, pero incluso los datos eliminados pueden ser visibles y accesibles si se toman en un análisis más detallado. Estas compañías ofrecen soluciones para la eliminación segura para garantizar que no se pueda recuperar ningún rastro. El proceso también debe cumplir con las normas medioambientales, lo que significa que los residuos deben reciclarse adecuadamente.

Organización: los lotes de documentos desorganizados requieren mucha más administración, lo que significa más costos dedicados a eso. Los buenos servicios dedican su tiempo a formular planes sobre cómo deben organizarse los documentos y ponerlos en práctica. Algunas soluciones pueden estar dirigidas a industrias específicas, como aquellas que necesitan organizar cuidadosamente los registros de salud de los pacientes. Estos documentos pueden almacenarse y escanearse de forma segura siempre que sea necesario en caso de emergencia.