Los controles que existen para el cumplimiento adecuado del mantenimiento de registros también incluyen normas para la eliminación o destrucción de documentos. Las normas en los controles gubernamentales deben ser enteramente entendidas si la destrucción segura de documentos es necesaria.
Guardar documentos que ya no son necesarios conlleva muchos riesgos. Una compañía no puede hacer nada con los documentos de los archivos que tenga a la mano. Esta es una fuente de riesgo potencial si hay un hurto de datos o una profanación de su seguridad. Mantener los archivos físicamente que no son necesarios ocupa espacio y el uso de espacio cuesta dinero para las empresas.
En la actualidad existen normas vigentes que se aplican a industrias específicas y para ciertos tipos de registros. Se tendrá que tener en cuenta ésto para asegurarse de que un proceso de destrucción segura se realice perfectamente.
Se debe implementar una política especifica que establezca un estándar para la destrucción eficiente de registros si cumplen determinados criterios. Esto incluye un mecanismo de como se deben destruir los documentos. Se puede elegir la opción de destrucción en el sitio o fuera de él. La forma más común es hacerlo en el sitio utilizando la técnica de trituración de documentos. Los registros también pueden ser incinerados o usando un mecanismo para desintegrar el papel.
Cerciórese que el método de destrucción para la destrucción segura de documentos cumpla con las pautas establecidas en las regulaciones estatales y federales. No se le permitirá volver a armar ningún documento una vez que se complete el proceso de destrucción.
Es de suma importancia que todos los empleados de la empresa estén capacitados, sobre cualquier política para la destrucción de datos. Es forzoso que haya directrices y pautas por escrito para las consecuencias si los datos no se destruyen adecuadamente. Esto se puede hacer a través de auditorias cada cierto tiempo, para garantizar que no se produzcan faltas.
Contar con esta información será de una gran ayuda para mentalizarnos en lo importante que es gestionar nuestros documentos. Muchas gracias por compartirlo, lo recomendaré.