Atrás quedaron los días en que los archivos polvorientos que ocupaban gabinetes repletos de papeles manchados de té, hoy en día la mayoría de los documentos y la información importante se almacenan en discos duros y se distribuyen en línea. Están bien organizados asegurando una fácil gestión de los documentos. Las soluciones de gestión de documentos han revolucionado el funcionamiento de las empresas, ya sean pequeñas o grandes.

Aunque es un hecho conocido que el almacenamiento de documentos en la computadora ocupa menos espacio, es extremadamente importante almacenarlos adecuadamente para que sepa qué datos se almacenan dónde. DMS actúa como las soluciones más efectivas para pequeñas y medianas empresas, corporaciones e instituciones gubernamentales. Se compone de programas informáticos para almacenar archivos y realizar un seguimiento de todos los documentos electrónicos importantes. Usando este sistema, un usuario puede tener un acceso fácil a documentos que pueden recuperarse rápidamente, mejorando así la flexibilidad de la organización. Se puede configurar para notificar a los usuarios sobre cualquier modificación realizada en el documento o para acceder rápidamente a alguna información importante.

Al utilizar DMS, sus usuarios pueden acceder fácilmente a todos los datos importantes de Internet con Microsoft Internet Explorer y Mozilla Firefox y Microsoft Office. De esta manera, puede colaborar y compartir documentos de todo el mundo, mientras reduce el costo y la molestia de enviar datos por correo o enviar varios archivos por correo electrónico.

Hay varios beneficios asociados con DMS. Una plataforma de informatización de documentos simplificaría efectivamente el proceso de trabajo de cualquier organización empresarial. Es una de las formas más efectivas para transformar archivos en papel en electrónicos. Esto conduce a un acceso más rápido y fácil a la información. Además, optimiza sus procesos de negocio que a su vez aumentan la productividad y la eficiencia del personal. El uso de DMS simplifica la destrucción de registros y los procedimientos de retención.

Además de manejar archivos de texto y documentos en papel, DMS maneja de manera efectiva y eficiente la captura de datos de varias imágenes, fotos, fuentes, correos electrónicos, informes, audio, video, faxes y correos electrónicos a través de imágenes electrónicas y escaneo electrónico.

En pocas palabras, se puede concluir que DMS se ha convertido en una parte importante del mundo empresarial contemporáneo. Las técnicas avanzadas que se utilizan para capturar datos, como las imágenes electrónicas y el escaneo, fortalecen su negocio.

La trituración de documentos confidenciales es un proceso de eliminación de desechos y su reducción a pedazos muy pequeños, lo que hace que los documentos sean ilegibles. Esto es increíblemente importante ya que el robo de identidad se vuelve cada vez más frecuente a medida que pasan los años. Legalmente también, es vital que proteja los datos de sus empleados, finanzas y clientes y también demuestre que tiene planes escritos para hacerlo. Aquí es donde ayuda un servicio de destrucción de documentos comerciales.

Las compañías comerciales de trituración pueden enviarle bolsas de basura confidenciales en la publicación para que pueda empacar sus propios documentos, archivos y carpetas, etc. Algunas empresas pueden incluso triturar archivos de manila y archivadores de palanca, incluso con todas las partes metálicas aún unidas. Estas bolsas vienen con un sello de seguridad para que pueda estar seguro de que solo las personas que necesita verán los documentos. Luego, la compañía recogerá sus bolsas llenas en un vehículo seguro y las transportará para su trituración. Las bolsas se dejan caer directamente en la trituradora, por lo que nadie verá el contenido. Se pueden triturar bolsas enteras de papel en minutos, no solo una a la vez, como con una trituradora de oficina típica. Una vez que se haya completado la trituración, las piezas producidas tienen un tamaño de unos pocos milímetros y sería casi imposible volver a crear el documento original.

Luego, el cliente recibe un certificado de destrucción para demostrar que el proceso se ha completado. También debe verificar que la empresa enviará sus documentos triturados para su reciclaje, lo que no solo es ético; También ayudará a reducir la huella de carbono de su empresa. Después de todo, ¿qué es más fácil de reciclar que el papel?

Hay varias buenos motivos para que las empresas trituren sus documentos y otros archivos de papel. Triturar no es un medio caro para librar a una empresa o persona de información confidencial impresa.

Cada empresa comercial y personal tiene información privada y documentos que deben eliminarse. Durante las funciones del día a día dentro de cualquier negocio, producirá una cantidad inmensa de información que podría usarse contra el negocio y para el beneficio de su competencia. Los documentos que deben ser triturados incluyen: Registros de empleados, borradores de documentos, cotizaciones, estados financieros, talones de pago, notas internas, notas de reuniones, etc. Leer más

Cada empresa con un futuro financiero auspicioso tendrá toneladas de papeleo que requieren un espacio de almacenamiento considerable. El uso de un almacenamiento de documentos efectivo resulta productivo con muchos beneficios que ofrece.

Hay compañías de almacenamiento de archivos que se especializan en el almacenamiento y recuperación de archivos de la compañía, así como en la destrucción adecuada de ciertos archivos que deben ser eliminados. El almacenamiento de archivos de documentos es uno de los elementos imprescindibles recientes en los que todas las empresas deberían participar.

Una empresa de almacenamiento de datos externa altamente competente debe poseer los atributos descritos en la siguiente sección de este artículo. Además, las secciones siguientes discutirán la relevancia del almacenamiento de archivos y datos, así como otra información útil que es considerablemente vital para un negocio en alza.

Atributos de una empresa de almacenamiento de datos

Esté atento a una empresa de almacenamiento de datos muy aclamada. Después de todo, es información esencial que se confiará a su cuidado.

La empresa de almacenamiento debe ser una organización certificada con un largo período de experiencia en el campo. Debe estar altamente comprometido en ofrecer servicios de gestión de archivos de primer nivel a precios competitivos.

Debe tener una reputación intachable cuando se trata de seguridad de almacenamiento y confidencialidad. También debe tenerse en cuenta al brindar una excelente calidad y servicio en la gestión y almacenamiento de archivos.

Beneficios del archivo

Cajas de archivos semi redundantes pueden abarrotar el lugar de trabajo. Se guardan en cualquier rincón vacío de la oficina o se guardan en el sótano.

El archivado es una forma muy útil y eficiente de mantener los archivos en una instalación de archivo especialmente diseñada para tal fin. Es un entorno seguro donde la empresa tiene acceso completo al material almacenado en cualquier momento.

El archivo es una medida de ahorro de costos. Es rentable ya que almacena los registros fuera del sitio en lugar de permitirles incomodar el espacio de trabajo todos los días hábiles y pagar tarifas y alquileres de oficinas de alta calidad.

Con más espacio de oficina disponible con la eliminación de los archivos guardados para almacenamiento, habrá más espacio para una expansión comercial o simplemente para proporcionar un entorno mejorado para el personal de la oficina.

El archivo promueve la tranquilidad de que los registros se mantengan absolutamente seguros en un archivo totalmente monitoreado. También proporciona comodidad ya que los registros almacenados se pueden recuperar cuando sea necesario.

Características significativas de una instalación de archivo

Una instalación de archivo almacenará documentos vitales y, por lo tanto, debe protegerse contra las amenazas humanas y ambientales. La bóveda o edificio de almacenamiento externo especializado debe poseer las características descritas en esta sección.

La bóveda de almacenamiento o la instalación de archivo deben ser resistentes a desastres naturales como huracanes, actividad sísmica y tornados. Debe tener sistemas de detección de intrusos y alarmas altamente efectivos y monitoreo central de los sistemas de protección las 24 horas.

La instalación de almacenamiento debe estar equipada con sistemas de control ambiental que brinden la máxima protección para los archivos almacenados contra eventos extremos de temperatura y humedad, así como polvo y otros contaminantes. Los sistemas de control también deben adaptarse a los materiales especializados con necesidades únicas, como papel, poliéster y película de triacetato, fotografías, documentos en color y medios ópticos y magnéticos.

Para protección adicional, la instalación de almacenamiento debe haber instalado un sistema de detección de incendios y de supresión de incendios gaseosos. También debe promover controles físicos eficientes para dar acceso completo y fácil a los registros cuando sea necesario. Además, el sistema de almacenamiento debe ofrecer un cumplimiento auditable de las regulaciones gubernamentales.

Incluso hay empresas de almacenamiento que crean bóvedas personalizadas para empresas con necesidades de almacenamiento especializadas, como aquellas con registros voluminosos o materiales que requieren controles ambientales especiales. Bóvedas separadas también están disponibles para magnéticos, películas y medios mixtos para evitar contaminantes cruzados.

Toda empresa moderna con volúmenes de registros en la oficina se beneficiará significativamente de una empresa eficiente de almacenamiento de documentos que se encarga de mantener documentos vitales en su instalación de almacenamiento de archivos de documentos.

Cuando una compañía de fertilizantes en West, Texas explotó en abril de 2013, el número de heridos y muertes superó con creces el del bombardeo del maratón de Boston unos días después. Este terrible evento arrasó gran parte de la ciudad, mató a 17, incluidos 11 socorristas, e hirió a más de 160 personas. Además, la explosión causó daños aún indeterminados a millones de dólares en propiedades, ya que 150 casas, escuelas, hogares de ancianos y otros edificios fueron destruidos o dañados.

Documentos destruidos agravaron el daño

Aunque no se espera que la compañía donde comenzó la explosión se reabra, otras empresas tienen un trabajo importante de reconstrucción de documentos por delante. A menos que estas empresas tengan un sistema de escaneo de gestión de riesgos para capturar y almacenar electrónicamente sus documentos, la reconstrucción de archivos de clientes, registros de estudiantes y cuadros de pacientes será un proceso lento que puede ser imposible de completar por completo.

Escaneo de archivos: un enfoque proactivo

Un desastre como este resalta la importancia de adoptar proactivamente un programa para completar el escaneo in situ de todos los documentos importantes. Este proceso de archivo mediante el escaneo de materiales es una forma proactiva de prepararse para lo desconocido, ya sea un accidente como la explosión de fertilizantes, un tornado o huracán, un incendio u otro desastre no planificado.

Este es un enfoque sólido para cualquier negocio, particularmente para aquellos en industrias peligrosas que presentan riesgos severos de incendio o explosión:

a) Petroquímicos, como la gasolina y el petróleo.

b) Nanomateriales, de uso frecuente en electrónica, biomateriales, producción de energía y medicina.

c) Plantas químicas, como los productores de fertilizantes.

d) Plantas de procesamiento que producen una cantidad sustancial de polvo, como aserraderos, silos de grano y productores de harina.

e) Instalaciones de pintura en aerosol que sirven a las industrias de carrocerías, embarcaciones y muebles.

Si bien las empresas dedicadas al manejo de materiales peligrosos podrían tener un mayor riesgo de accidentes o sensibilidad a los desastres naturales, los problemas no pasan por encima de las casas y negocios vecinos, como fue evidente con la reciente explosión de Texas.

Los servicios móviles de escaneo de documentos pueden salvar el día

Las empresas en prácticamente todas las industrias pueden beneficiarse del escaneo de gestión de riesgos. Aunque el proceso puede requerir mucha mano de obra, los servicios móviles de escaneo de documentos disponibles en su área pueden enviar un equipo de profesionales para proporcionar un escaneo de documentos rápido y fácil. El proceso no interrumpe su negocio ni vincula a sus empleados y los beneficios son innumerables:

a) No se necesita espacio de almacenamiento físico

b) Servicio al cliente mejorado

c) Recuperación de archivos más rápida y uso compartido de archivos por múltiples empleados

d) Mejor seguridad

Una vez que se completa el proceso, el servicio de documentos puede incluso quitar los archivos de papel para su almacenamiento o destrucción. La mayoría de las empresas también pueden recoger los documentos y completar el proceso en su ubicación, si lo prefiere.

Para reducir el daño potencial de desastres naturales, accidentes y otros eventos no planificados, considere la exploración de gestión de riesgos para proteger los valiosos archivos de su empresa.

Los documentos comerciales confidenciales pueden ser robados y vendidos a la competencia. Los ataques de virus pueden borrar discos duros enteros. El spyware puede robar su identidad y acceder a su cuenta bancaria y usar su tarjeta de crédito. Los desastres naturales como los incendios pueden destruir los medios de almacenamiento que almacenan todos los datos de su empresa. Las fluctuaciones de energía y los bloqueos del sistema pueden dañar los datos en los medios.

1. La gestión de la seguridad de los documentos busca evitar la pérdida de datos de los diversos tipos de amenazas a los datos. A menos que se adopte un enfoque sistemático para la seguridad de los documentos, su empresa puede incluso cerrar.

2. Muy pocas empresas sobreviven a la pérdida completa de datos comerciales e incluso las pérdidas parciales pueden resultar extremadamente graves. Considere perder todos sus datos de clientes y registros de facturas. Puede significar que no puede recuperar sus tarifas de clientes de crédito que pueden equivaler a unos pocos meses de ventas. O considere la fórmula secreta del producto que le da una ventaja en el mercado que está siendo robado.

3. La seguridad de los documentos comienza con una mirada cuidadosa a todos los riesgos que enfrentan los documentos y el impacto de cada uno. Una idea clara acerca de esto puede hacer que la alta gerencia tome conciencia de los peligros reales que pueden ocurrir fácilmente y, como resultado, es más probable que apoyen medidas de mejora de la seguridad.

4. Una de las primeras medidas de seguridad es evitar el acceso no autorizado a los documentos. Solo las personas autorizadas deben poder acceder a cada tipo de datos. Las restricciones de acceso deben colocarse tanto en las clases de datos como en los niveles de los empleados. Las restricciones de acceso generalmente toman la firma de permisos de acceso para cada empleado o grupo de empleados y el requisito de ingresar contraseñas para acceder a los datos a los que un empleado está autorizado a acceder.

5. Todas las aplicaciones deben generar registros de auditoría automáticos que hagan un seguimiento de quién accedió a qué documento y cuándo lo hizo la persona con el documento. La mayoría de las pérdidas de datos se han atribuido a los empleados, y es esencial que se mantenga una etiqueta en sus actividades, y las actividades inusuales se deben investigar en detalle.

6. Los cortafuegos pueden impedir el acceso a los datos en la red interna por parte de entidades externas, como los piratas informáticos. Los programas antivirus pueden proteger contra ataques de virus y reparar cualquier archivo que pueda ser atacado. Los programas anti-spyware pueden detectar spyware que varias agencias, incluidos los ladrones de identidad, logran instalar en sus sistemas.

7. Las copias de seguridad verificadas y su almacenamiento en ubicaciones separadas pueden ayudar a la empresa a recuperarse de las pérdidas de datos causadas por diferentes eventos, como desastres naturales como un incendio, eliminación accidental o intencional de datos de discos duros, corrupción de datos causada por perturbaciones eléctricas y fallas del sistema. y eventos maliciosos como ataques de virus.

8. Las copias de seguridad deben verificarse para garantizar que sean recuperables en caso de necesidad. Las políticas y procedimientos sistemáticos pueden garantizar que todos los datos críticos estén respaldados de manera actualizada o incluso en tiempo real. En su ausencia, no todos los datos pueden ser respaldados y la recuperación de pérdida de datos puede resultar incompleta.

9. Los documentos electrónicos pueden ser manipulados de manera relativamente fácil, y deben existir procedimientos de autenticación para validar documentos críticos al final del destinatario. Medidas como las firmas electrónicas pueden ayudar a garantizar que los documentos no hayan sido alterados desde que se firmaron.

10. Sobre todo, se deben realizar revisiones periódicas para identificar vulnerabilidades de seguridad actuales, capacitar a los empleados en prácticas de seguridad de documentos y revisar prácticas como realizar copias de seguridad e implementar políticas de retención y destrucción de documentos.

La tecnología moderna ha abierto una forma completamente nueva de administrar sus necesidades de almacenamiento. Ya no necesita almacenar sus documentos en archivadores que ocupan valioso espacio de oficina durante años. Ahora puede almacenar sus documentos en computadoras y materiales de respaldo, lo que le permite liberar el espacio que tanto necesita para otras necesidades. Almacenar documentos de esta manera es la clave para una mayor organización y seguridad dentro de su oficina. Esto se puede hacer con imágenes y almacenamiento de documentos. Las empresas dedicadas de escaneo de documentos son los profesionales que pueden hacerse cargo de este proyecto y tenerlo en excelente forma en muy poco tiempo. Leer mas

El método de documentos de imágenes puede adoptar muchas formas, que incluyen impresoras a pedido; microfilm, copiadoras, escáneres de documentos, máquinas de facsímil, impresoras multifunción, escritores de archivos y microfilm de salida de computadora (COM). En los tiempos anteriores, las imágenes de documentos se han utilizado para ilustrar sistemas informáticos relacionados con el software que detienen, guardan y vuelven a imprimir imágenes. La tecnología de administración de documentos facilita el espacio de trabajo libre de papel a las diversas compañías avanzadas. Hoy en día, las empresas pueden facilitar las cosas al alterar muchos archivos de documentos con archivos de papel electrónicos mediante la administración de documentos. Varias compañías pueden enviar correos electrónicos, faxes y otros documentos y archivos importantes a otras compañías. A través de, los archivos de Imaging Document pueden hacerse electrónicos y, por lo tanto, siempre facilita el trabajo a muchas de las empresas competitivas. Ahorra tiempo, dinero y espacio para los diversos negocios.

En primer lugar, los archivos de imágenes y documentos convertidos en imágenes electrónicas que se pueden grabar en TIFF (Formato de archivo de imagen etiquetada). Los documentos electrónicos son generalmente registros en archivos electrónicos que incluyen disco duro, red, otra red digital y sistema de software de gestión de documentos. En general, las empresas realizan su trabajo de creación de imágenes de archivos con un proveedor externo. Esta opción proporciona una mayor seguridad para varios archivos de documentos importantes y disminuye el trabajo del personal. También proporciona la utilidad de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) en los archivos escaneados. También tiene la capacidad de escanear copias impresas o enviadas por fax y luego puede completar el trabajo de escaneo en línea.

Puede comprender el almacenamiento, clasificación, protección y destrucción de los registros. La evidencia puede ser también un objeto físico o información colectiva. La gestión de registros electrónicos se ocupa principalmente de los registros de las actividades comerciales y generalmente se aplica de acuerdo con la importancia de tales evidencias en lugar de su formato visible. También se utiliza para guardar y rastrear registros. La tecnología ERM generalmente presenta funciones específicas de seguridad e inspección adaptadas a los requisitos de los ejecutivos de registros. La gestión de registros es el control central de las posesiones de información de las empresas. La organización y la aplicación de registros a nivel de empresa explican los requisitos, la responsabilidad y las responsabilidades de las posesiones de información de las empresas.

ERM es para realizar informes de retención. Electronic Records Management (ERM) ahora es un día accesible con mucho gusto como un servicio alojado que ha comenzado a utilizar asociaciones de todo tipo. Esta tecnología es muy barata y parece ser económica para muchos empresarios. Esta tecnología proporciona la información al personal cuando la necesitan.