La mayoría de las organizaciones y compañías requieren algún tipo de forma de descartar archivos y documentos confidenciales. Estos archivos generalmente contienen información que su empresa no desea que otros vean, incluida información personal sobre empleados y clientes. Además, las firmas de abogados, los hospitales y las empresas manufactureras almacenan datos en archivos durante un período de tiempo regulado, esto se llama período de retención. El período de retención es una ley regulada por el gobierno que obliga a las organizaciones a deshacerse de los archivos después de un cierto período de conservación. Sus empleados y clientes (clientes) deben confiar en que usted, como empresa, haga un trabajo apropiado para deshacerse de los documentos. Una segunda fuente no debería poder tener acceso a ninguno de los datos en los archivos. Aquí es donde entran las empresas de trituración. La trituración reduce las posibilidades de perder datos en otros lugares y garantiza el cumplimiento de las obligaciones legales. Este es un método apropiado para manejar datos, ya que es un enfoque practicado por el gobierno. Leer más

¿Qué tienen en común las siguientes industrias?

• Industrias legales
• Gobierno
• Bancario
• Cuidado de la salud
• Servicio financiero (corretaje)
• Entretenimiento
• Tecnología
• Industrias manufactureras

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¿Qué es la gestión de documentos?

Necesitamos saber cosas básicas sobre lo que implica la gestión de documentos, antes de tratar de aprender los secretos de la gestión de documentos.

DMS o Document Management System es normalmente un conjunto de sistema informático o un conjunto de programas informáticos, destinados a almacenar y rastrear imágenes y documentos electrónicos. DMS coincide con el término Sistema de gestión de contenido y también parece estar relacionado con la Gestión de activos digitales.

Cualquier DMS tendrá algunas o todas las siguientes características:

una garantia:

Qué características de seguridad están integradas en el programa para proporcionar cobertura contra la pérdida / destrucción de información o contra la manipulación de los documentos. ¿Cuáles son las garantías para la información importante almacenada?

b) Flujo de trabajo:

Si los documentos durante el trabajo, se requieren para ir a más personas, ¿qué regulaciones se han proporcionado?

c) Recuperación:

Modo, tiempo y tecnología utilizados para la recuperación de los documentos.

d) Archivo:

¿Qué organización y estrategia se ha adoptado para la presentación?

e) Archivo:

Qué protección se ha brindado contra incendios, inundaciones y otros desastres naturales. ¿Los documentos serán perfectamente legibles en el archivo?

f) Distribución:

La distribución de la información será para cuántas personas y el costo de dicha distribución.

g) Retención:

Toda la información se puede retener, hasta qué período y el procedimiento para eliminar la información.

h) Creación:

Número de personas requeridas y el apoyo logístico necesario para dicha colaboración.

i) Aprobación / Autenticación:

¿Cuál será el procedimiento requerido para obtener aprobaciones gubernamentales obligatorias y certificaciones privadas, etc.?

Sistema de gestión de documentos: una breve reseña

Desde los primeros días, los documentos escritos a mano o mecanografiados se archivaron y almacenaron muy bien. La información se recuperó cuando se requirió. Pero durante un período de tiempo, el papel solía corregirse y se perdió información valiosa. Por lo tanto, surgió la necesidad de sistemas electrónicos de almacenamiento y recuperación.

Algunos proveedores a principios de 1980 comenzaron a desarrollar un sistema destinado a administrar documentos en papel, que tendrá capacidades de almacenamiento, indexación, captura y recuperación de nivel de imagen, etc. Se desarrollaron para cubrir documentos electrónicos, herramientas de colaboración, auditoría capacidades y características de seguridad. A continuación se detalla la experiencia de algunas empresas en este campo:

a) Documento neto:

Esto tiene una característica especial de S-a-a-S (Software as a Service) centrado en la web, que tiene todo tipo de servicio de administración de correo electrónico, documentos y registros. También incluye servicio de extranet: los clientes y otras personas pueden compartir fácilmente estos documentos. Los documentos están protegidos de forma segura en centros de datos de súper especialidades y se aseguran de que ofrezcan una continuidad comercial integrada.

b) Soluciones de gestión de documentos y contenido de HP:

Esta organización ofrece hardware y software, sistemas de escaneo de documentos, software de enrutamiento y proceso, servidores, impresión de almacenamiento y también dispositivos de salida de datos. En términos generales, proporciona todo lo necesario para administrar, capturar y administrar cualquier negocio.

c) Software de gestión de documentos Ademero:

Su característica única del concepto comercial del Centro de contenido hace que la captura, recuperación y administración de documentos sea muy fácil. Este software basado en navegador garantiza la precisión, velocidad y acceso más rápido para cualquier tipo de negocio.

d) Gestión de documentos Laserfische:

Estas plataformas versátiles proporcionan a través de toda la organización gran volumen, distribución, recuperación y función de captura de información. El archivo incorrecto de documentos se reduce y también ahorra costosos costos de fotocopias y distribución de papel. Este sistema puede adaptarse a las necesidades de múltiples departamentos.

Pasar mucho tiempo en la planificación de su oficina dará como resultado un sistema muy organizado donde la información está muy bien organizada como archivos en sus respectivas computadoras, mientras que todos los demás periféricos funcionan bien y son fácilmente accesibles. Este es un gran comienzo para cualquier sistema de negocios, pero una vez que los documentos comienzan a imprimirse, ordenarlo todo puede ser un poco abrumador, especialmente en los días venideros cuando los documentos comienzan a acumularse a medida que se producen más resultados.

La clasificación y la gestión de documentos requieren mucha mano de obra y requerirá que varias personas realicen las tareas. Estas personas a menudo necesitarán poner fin a sus funciones actuales solo para ayudar a administrar estos documentos que pueden afectar el rendimiento general de una empresa. Descuidar la gestión de documentos también puede causar problemas a largo plazo. Algunas de las soluciones de gestión de documentos más importantes que ofrecen estas compañías son las siguientes.

Archivado: el archivado es muy útil para documentos que deben reservarse para realizar copias de seguridad. Muchas empresas hacen esto por su cuenta, pero uno de los principales problemas es el largo tiempo que lleva recuperar estos documentos. Confiar en otro servicio para manejar el archivo producirá grandes beneficios cuando se trata de la recuperación de documentos. Esto no solo ahorra espacio valioso, sino que también facilita el intercambio de cualquier documento, independientemente de cuándo se archivó. También se hace hincapié en la seguridad para garantizar que personas no autorizadas no tengan acceso a los documentos. Esto también se aplica a cajas y archivos.

Las buenas empresas de soluciones de gestión de documentos utilizarán tecnologías mejoradas de codificación de barras para facilitar el acceso a los archivos, incluso si se mezclan en miles de otros documentos. La compañía maneja el complicado proceso de indexación colocando cada archivo en una ubicación única pero accesible para una recuperación rápida. Agregar más documentos para archivar tampoco afectará la indexación.

Destrucción de documentos: los documentos antiguos pueden ocupar un espacio valioso y contribuir a algunos costos de almacenamiento innecesarios. La destrucción de estos documentos utilizando los métodos comunes puede resolver el problema, pero incluso los datos eliminados pueden ser visibles y accesibles si se toman en un análisis más detallado. Estas compañías ofrecen soluciones para la eliminación segura para garantizar que no se pueda recuperar ningún rastro. El proceso también debe cumplir con las normas medioambientales, lo que significa que los residuos deben reciclarse adecuadamente.

Organización: los lotes de documentos desorganizados requieren mucha más administración, lo que significa más costos dedicados a eso. Los buenos servicios dedican su tiempo a formular planes sobre cómo deben organizarse los documentos y ponerlos en práctica. Algunas soluciones pueden estar dirigidas a industrias específicas, como aquellas que necesitan organizar cuidadosamente los registros de salud de los pacientes. Estos documentos pueden almacenarse y escanearse de forma segura siempre que sea necesario en caso de emergencia.

Hace muchos años, la presentación era solo una tarea fortuita sin un patrón discernible y sin regulaciones que regularan cómo y por qué debería llevarse a cabo. Sin embargo, el mundo de los negocios de hoy es muy diferente debido a los grandes avances en muchas áreas diferentes de tecnología y medios. ¿Por qué necesita las mejores prácticas para la gestión adecuada de documentos?

Es vital que tenga un sistema de gestión de documentos totalmente funcional y compatible hoy en día por múltiples razones. Algunos estándares de mejores prácticas se relacionan con la propia empresa. Otros se relacionan con obligaciones legales que deben cumplirse en relación con el trato con otras empresas y diversos organismos reguladores. Las regulaciones pueden desglosarse en estas cinco áreas clave.

Cualquier software de gestión de documentos debe cumplir con todos los requisitos en áreas tales como: retención, acceso e indexación, cumplimiento y responsabilidad, políticas y procedimientos y eliminación. La gente confía en una empresa que tiene un sistema de gestión de documentos sólido que es fácil de usar y permite al personal archivar y recuperar documentos de manera rápida y eficiente.

Si va a implementar un sistema de gestión de documentos, debe:

• • Tener la capacidad de archivar archivos por el período de tiempo legalmente requerido.
  • Proporcione ubicación inmediata y acceso a información relevante a pedido.
  • Permita que se implemente un sistema estandarizado de gestión de documentos en toda la empresa.
  • Sea rentable en términos de tiempo y dinero al archivar y recuperar documentos.
  • Cumplir con todos los requisitos de la legislación de privacidad.
  • Sea fácil de entender y enseñar en todos los niveles de la empresa.
  • Un sistema de gestión de documentos eficiente debe ofrecer una coherencia sólida en términos de etiquetado de títulos, archivos, recuperación, archivo y métodos de destrucción en toda la empresa. Es solo cuando se alcanza este alto nivel de consistencia que puede estar firmemente de acuerdo en que se están cumpliendo las mejores prácticas.

Las empresas que tienen bases sólidas en términos de gestión de registros se destacarán entre la multitud y lograrán un mayor éxito en todas las áreas de esfuerzo. Inevitablemente, cualquier organización tardará mucho tiempo en convertir un sistema de archivo arcaico en una configuración más sofisticada, pero los resultados valdrán la pena.

El paso inicial es realizar un inventario completo. Al mismo tiempo, se deben tomar decisiones para cada archivo. ¿Debe archivarse, archivarse para acción o referencia, o destruirse? Los días de archivos “demasiado difíciles de archivar” o “misceláneos” desaparecerán.

Los archivos pueden tener diferentes requisitos legales para la retención y esto también debe ser verificado. Si todo se hace de una vez, ahorrará horas en el manejo doble y triple de documentos y archivos. A la larga, también ahorrará miles de dólares.

El nuevo software de gestión de documentos podrá ser utilizado por todos, desde el CEO hasta el asistente de ayuda. Se pueden ingresar fechas de acción futuras y aparecerán como recordatorios cuando sea necesario, eliminando el mal uso de las bandejas de entrada y salida en los escritorios de todos. También evitará la necesidad de crear documentos en papel a partir de DVD o CD, ya que simplemente se pueden archivar tal como están, junto con cualquier archivo en papel que tenga relacionado con el mismo tema.

Para establecer las mejores prácticas, la empresa debe asegurarse de que se atiendan todas las contingencias. ¿Qué información necesitan generalmente los clientes y con qué rapidez? ¿Hay diferentes necesidades que deben satisfacerse, dependiendo de los clientes? ¿Cuáles son las pautas de retención para cumplir con la empresa y los requisitos reglamentarios?

Cambiar cualquier sistema de archivo siempre será un gran trabajo. Sea inteligente, use el software de gestión de documentos más adecuado y planifique el cambio lo mejor posible. Entonces obtendrá la base más sólida que le permitirá a su empresa dar pasos firmes con mucho menos estrés.

¿Por qué necesita las mejores prácticas para la gestión adecuada de documentos? La respuesta es simple. A menos que desee que las compañías con visión de futuro lo dejen atrás y adopten un software de administración de documentos fácil de usar como parte de su plan de mejores prácticas, debe hacerlo usted mismo. Su oficina estará mejor organizada y su personal podrá encontrar documentos cuando sea necesario, ahorrando tiempo y dinero.

¿Tu oficina parece un desastre? ¿Necesita una opción clara para actuar pronto? Si respondió “sí”, necesita servicios de escaneo y trituración de documentos.

¿Qué comprende los servicios de escaneo de documentos?

Los servicios de escaneo de documentos significan escanear documentos en papel y convertirlos en archivos digitales. Si una persona hiciera esto manualmente, uno necesitaría una computadora, un escáner y un dispositivo de almacenamiento para ese propósito. El individuo carga los archivos necesarios en un escáner, espera a que la máquina realice su acción y verifica el archivo en una PC. Los datos guardados pueden ir a la memoria interna de la computadora o transferirse a un CD, unidad flash o disco duro externo.

¿Cómo es esto diferente de los servicios basados ​​en la empresa?

Los servicios de escaneo de documentos ofrecidos por las empresas se basan en dichos procedimientos a gran escala. Algunas compañías tienen personal separado para diferentes tareas. La configuración incluye a algunos miembros del personal que escanean los documentos, mientras que otros verifican la imagen cargada en la computadora. Estas empresas a menudo también tienen su propio software y equipo que pueden llevar a su ubicación.

Las opciones de almacenamiento ofrecidas también varían. Varias compañías admiten el almacenamiento de datos solo en dispositivos, mientras que otras proporcionan acceso en línea. El acceso en línea indica ver imágenes escaneadas usando la Web. Dependiendo de la compañía contratada, puede recibir una cuenta con la contraseña correspondiente para ver los archivos. La compañía también puede clasificar cada archivo para archivar documentos. Guardar y almacenar los archivos vistos también es posible con este servicio.

¿Qué industrias usan este servicio?

Las oficinas de abogados y los hospitales a menudo usan este servicio. Las firmas de abogados requieren documentos escaneados ya que su negocio genera montañas de papeleo diariamente. Los documentos escaneados ayudan a mantener un espacio más ordenado y de aspecto más profesional. También ayuda a los abogados a acceder fácilmente a los archivos para preparar o revisar sus casos.

Las instalaciones médicas, especialmente las más grandes, necesitan escanear registros médicos para mantener los registros de los pacientes. Los médicos y / o cirujanos pueden revisar estos registros para el diagnóstico o la prescripción de tratamientos.

Otras industrias como las involucradas en ventas y manufactura usan este servicio para rastrear sus ventas e inventario. Los registros se vuelven importantes para fines fiscales, disputas y otros eventos relacionados. Los propietarios de la empresa pueden simplemente extraer registros cuando sea necesario. Estos archivos digitales también pueden servir como referencia o evidencia si surgen demandas.

¿Qué son los servicios de destrucción de documentos?

Los servicios de destrucción de documentos implican la destrucción de documentos. Una trituradora de papel es probablemente la utilizada por las empresas en este negocio. Una vez más, la diferencia es que las empresas tienen equipos y personal más grandes para cubrir la tarea.

Muchas compañías contratan servicios de trituración de documentos mientras también obtienen escaneo de documentos. Como tienen archivos digitales almacenados en dispositivos o se mantienen en línea, eliminan las copias físicas para disminuir el riesgo de robo de datos. También hacen esto para reducir los posibles costos de almacenamiento de documentos en almacenes.

Un sistema de gestión de documentos es un archivador electrónico que proporciona un marco para organizar documentos en papel y digitales. El sistema puede trabajar de la mano con un escáner para permitir la conversión de documentos en papel a versiones digitales. Usando sofisticados motores de búsqueda, el sistema ofrece acceso rápido a cualquier archivo o documento dado. Las empresas, tanto grandes como pequeñas, se beneficiarán de un sistema que les ayuda a administrar documentos.

Funciones de un sistema de documentos

Hay tantas funciones para las que puede usar un sistema de documentos y las más comunes incluyen:

• El almacenamiento de todo tipo de documentos incluye archivos PDF, correos electrónicos, hojas de cálculo e incluso archivos de procesamiento de texto.
• Recuperando versiones anteriores de documentos que han sido editados
• Restringir el acceso a documentos comerciales confidenciales
• Buscar una gran biblioteca de archivos usando palabras clave individuales para un acceso rápido y fácil
• Supervisar la visualización de los documentos y realizar un seguimiento de las modificaciones que se les realicen.
• Acceso, edición y uso compartido de los documentos relevantes mediante dispositivos móviles.
• Regular y controlar la eliminación de documentos que están desactualizados

Con todas estas funciones, está claro que todo tipo de empresas se beneficiarán de un programa de gestión de documentos. La mayoría de las empresas están adoptando los sistemas para que sea más fácil manejar los documentos cada vez mayores a medida que las empresas progresan y se expanden.

Beneficios del sistema para los usuarios

Las empresas que deciden tener un sistema de gestión de documentos pueden disfrutar de una serie de beneficios que incluyen:

• • Fácil acceso a documentos desde computadoras en lugar de tener que buscar en una pila de archivos físicos cuando surja la necesidad
  • Búsquedas fáciles y rápidas de documentos del sistema utilizando palabras clave para que los archivos específicos se encuentren sin muchos problemas
  • Colaboración mejorada mediante la eliminación de copias impresas que pueden ser tediosas de manejar para que los empleados tengan un tiempo fácil trabajando en equipo
  • Seguridad mejorada porque las compañías pueden rastrear la visualización y edición de cada documento en el sistema; También es posible designar qué empleados obtienen acceso a qué archivos utilizando el software de gestión de documentos
  • Ahorro de espacio debido a la reducción de documentos en papel para las versiones digitales que son más fáciles de almacenar y manejar, incluso a medida que el negocio continúa creciendo enormemente
  • Mejor recuperación de los desastres teniendo en cuenta que los documentos críticos se almacenan en línea y, por lo tanto, están protegidos contra daños y destrucción, como es el caso de los archivadores físicos

Elegir el mejor sistema de gestión de documentos

Hay tantos sistemas diseñados para ofrecer soluciones de gestión de documentos y no son iguales. Significa que tendría que prestar atención a las características que más le importan para poder elegir lo mejor para su negocio. Algunos de los factores que debe tener en cuenta al buscar el mejor sistema son:

• Facilidad de uso
• Estructura de archivo
• Opciones de busqueda
• Acceso móvil
• Funciones de escaneo
• Niveles de seguridad
• Posibilidades de integración

Al mirar las soluciones, también debe recordar que tiene la opción de seleccionar un sistema autohospedado o un sistema alojado en la nube. Cada uno viene con sus pros y sus contras, y compararlos lo ayudará a elegir el mejor sistema para las necesidades de su negocio.

La gestión de documentos o la gestión de la información empresarial es quizás una de las soluciones empresariales más importantes que proporcionará una solución a los diversos requisitos de SOX. Varias secciones de SOX tienen una relación directa con la forma en que se crean, revisan, aprueban, almacenan, recuperan, transfieren y destruyen los documentos / registros digitales de la empresa.

Gestión del conocimiento: gestión de documentos y registros

Se han hecho cálculos calculando que una proporción significativamente grande (algunos dicen, más del 70%) de los documentos que posee una empresa están en formato digital y es posible que nunca se vean en papel.

Según el editor en jefe de Gartner, James Lundy: la gestión de registros se convertirá en un tema de los 10 principales para muchos CIO en el próximo año.

A continuación, analizaremos las diversas secciones de SOX que una solución de gestión de documentos podría ayudar a cumplir.

Secciones SOX:

Sección 302: De acuerdo con la Sección 302, el CEO y el CFO tienen que certificar personalmente los estados financieros y las revelaciones hechas por la compañía sobre la autenticidad y precisión. Esto requiere un sistema que haga que el CEO y el CFO confíen en que todas las divulgaciones que realiza la compañía son precisas y auténticas. Esto se puede hacer de dos formas:

Una es reducir la responsabilidad del CEO y el CFO a los niveles de gestión más bajos y, en respuesta, aumentar las aprobaciones de los niveles de gestión más bajos en todos los documentos que son aportes a las presentaciones de la compañía.

El segundo es diseñar procesos comerciales integrales que produzcan las presentaciones de la empresa. Los procesos comerciales se diseñarán de manera muy rigurosa para cumplir con todas las disposiciones y la implementación y capacitación adecuadas de todo el personal relacionado con los procesos comerciales se llevarán a cabo y se evaluarán periódicamente. Además, los procesos comerciales en sí estarán abiertos a auditorías internas estrictas que se llevarán a cabo de vez en cuando.

Una, o una combinación de ambas prácticas, contribuirá en gran medida a garantizar el cumplimiento adecuado.

Para ambas opciones, está claro que un sólido sistema de gestión de documentos en toda la empresa proporcionará la base sobre la cual se llevará a cabo el cumplimiento. En el primer caso, las firmas se pueden configurar utilizando un módulo de flujo de trabajo del sistema de gestión de documentos. En el segundo caso, el proceso comercial en sí mismo se configurará en el sistema de gestión de documentos y todos los documentos de respaldo o de entrada relevantes también serán parte del DMS y se realizará una subordinación y vinculación adecuada entre las presentaciones oficiales de la compañía y todos los documentos de entrada.

Archivado: ya no es necesario archivar sus documentos impresos en cajas. El archivo electrónico es el aquí.

Copia impresa versus electrónica: los documentos impresos si se destruyen por fuego o agua, o se pierden debido a un archivo incorrecto desaparecen para siempre. La presentación electrónica está disponible con solo tocar un botón, con buenos sistemas de archivo

Servidores locales o basados ​​en la nube: algunos sistemas modernos permiten a las empresas escanear sus documentos impresos a un servidor basado en la nube e indexarlos automáticamente al escanearlos, para que puedan recuperarse fácilmente en línea, desde cualquier ubicación y luego, reenviarlos por fax o correo electrónico o MMS o imprimir los documentos.

Indexación: Escanear un documento impreso en PDF es bastante fácil, sin embargo, los mejores sistemas de escaneo de archivo tienen la capacidad de indexar documentos automáticamente, por lo que no hay necesidad de etiquetar el documento manualmente. Esto acelera el proceso de archivo, permite a los usuarios localizar cualquier documento en un instante y crea orden en un negocio.

Destrucción de copias impresas: la decisión sobre qué hacer con el documento impreso que se archivó electrónicamente después de guardarlo en el servidor basado en la nube, normalmente es una decisión comercial. En la mayoría de los países del mundo, la legislación vigente establece que ‘la mejor copia disponible’ es adecuada para los requisitos legales, fiscales y de auditoría.

Cuestiones legales: en muchos casos, las empresas ahora destruyen sus copias impresas para ahorrar espacio y reducir costos. Los documentos guardados electrónicamente, en el servidor correcto, utilizando los sistemas de archivo correctos garantizan que la seguridad y la capacidad de búsqueda estén optimizadas y sean mejores que el archivado manual de documentos.

Copia de seguridad: una buena razón por la cual las empresas optan por archivar electrónicamente sus registros es que los archivos electrónicos pueden duplicarse para garantizar que nunca se pierda ningún documento. Es posible duplicar copias impresas de documentos comerciales, pero es muy costoso almacenar documentos duplicados, en diferentes ubicaciones de almacenamiento y rara vez se hace.

Algunos elementos cruciales de un buen sistema de archivo son:

Indexación automática: es crucial contar con una función de indexación automática cuando tiene miles de documentos para archivar, si las empresas desean ahorrar costos y garantizar la precisión. Asegúrese de que el proveedor de servicios que utiliza ofrezca esto en su sistema.

Accesibilidad: en el mundo moderno, su empresa necesita poder localizar documentos desde varias ubicaciones, con el menor alboroto posible. Asegúrese de que su sistema esté basado en la web, de modo que todo lo que necesite sea una conexión segura a Internet y luego el personal autorizado pueda recuperar los documentos relevantes.

Licencias: Muchos sistemas quieren que pague por cada usuario del sistema, además de pagar por el software y las actualizaciones de software. Sin embargo, los sistemas avanzados solo requieren una oferta de pago de tarifa de ‘transacción’, que en la mayoría de los casos es mucho más barata. Las tarifas basadas en transacciones son mucho mejores, ya que esto le permite crecer o contraerse al mismo ritmo que su negocio. ¿Por qué pagar por lo que no utiliza? Pague solo por lo que usa.

Credibilidad: los registros son la fuente de vida de todas las empresas. Asegúrese de utilizar un sistema de archivo y una empresa de archivo que tenga la tecnología y la reputación que garanticen la custodia de sus documentos críticos, durante muchos años en el futuro.

La destrucción de datos es de vital importancia, ya que los datos, cuando no se gestionan bien, pueden usarse incorrectamente para perjudicar a una empresa. Hay varias formas en que los datos pueden destruirse con diferentes niveles de eficiencia.

La destrucción de datos se ha convertido actualmente en la palabra de moda en los círculos empresariales. Es importante que las compañías administren los datos porque si la información de la compañía cae en manos equivocadas, existe la posibilidad de que la compañía se vea severamente dañada como resultado de eso. Una computadora contiene datos importantes relacionados con impuestos, información de la compañía y muchas otras cosas, por lo tanto, es imprescindible que una compañía adopte una técnica para que los datos se destruyan por completo de una computadora y no se filtre la información importante.

Hay varias formas en que los datos pueden ser destruidos. Es importante que una empresa recurra a la ayuda de proveedores de servicios profesionales para destruir datos. Dichos proveedores no le dan la oportunidad a las personas equivocadas de utilizar la información en su computadora para dañar su negocio. Además de dichos servicios profesionales, existen varios otros métodos disponibles para destruir datos de forma segura. Hay muchos productos de software disponibles en el mercado, que ayudarán a destruir los datos de los discos duros de su computadora. Sin embargo, estos métodos no son infalibles, especialmente en los casos en que el software no está instalado correctamente.

Para destruir adecuadamente todos los datos, necesitará un sistema operativo adicional, es decir, debe haber otro disco duro en su computadora. Esto ayudará a destruir los datos en el disco no deseado mientras los datos requeridos aún se mantienen en el otro. Hay varios programas de arranque como WipeDrive, CyberScrub, etc. disponibles para destruir datos de sus discos duros. Aunque esta forma de destrucción de datos es bastante capaz de limpiar eficientemente la información de su computadora, aún no es 100 por ciento eficiente y hay mucho consumo de tiempo, ya que necesita repetir el procedimiento varias veces para borrar completamente los datos.

Diskmaster es un enfoque de hardware para la destrucción de datos y es muy eficiente, pero el problema nuevamente es el consumo de tiempo. Además del enfoque de software y hardware para la destrucción de datos, los datos también pueden destruirse quitando físicamente el disco de la computadora y luego taladrando agujeros puede destruir suficientemente los datos contenidos en el disco. 

Las máquinas industriales de destrucción de cintas y discos duros destruirán por completo los datos tanto del disco duro como del papel. Esta es una forma 100% eficiente de destrucción de datos, pero solo las grandes organizaciones pueden usarla debido a los gastos involucrados.