El escaneo de documentos de la gestión de riesgos reduce la pérdida y el tiempo de inactividad de una empresa

El escaneo de documentos de la gestión de riesgos reduce la pérdida y el tiempo de inactividad de una empresa

 

Cuando una compañía de fertilizantes en West, Texas explotó en abril de 2013, el número de heridos y muertes superó con creces el del bombardeo del maratón de Boston unos días después. Este terrible evento arrasó gran parte de la ciudad, mató a 17, incluidos 11 socorristas, e hirió a más de 160 personas. Además, la explosión causó daños aún indeterminados a millones de dólares en propiedades, ya que 150 casas, escuelas, hogares de ancianos y otros edificios fueron destruidos o dañados.

Documentos destruidos agravaron el daño

Aunque no se espera que la compañía donde comenzó la explosión se reabra, otras empresas tienen un trabajo importante de reconstrucción de documentos por delante. A menos que estas empresas tengan un sistema de escaneo de gestión de riesgos para capturar y almacenar electrónicamente sus documentos, la reconstrucción de archivos de clientes, registros de estudiantes y cuadros de pacientes será un proceso lento que puede ser imposible de completar por completo.

Escaneo de archivos: un enfoque proactivo

Un desastre como este resalta la importancia de adoptar proactivamente un programa para completar el escaneo in situ de todos los documentos importantes. Este proceso de archivo mediante el escaneo de materiales es una forma proactiva de prepararse para lo desconocido, ya sea un accidente como la explosión de fertilizantes, un tornado o huracán, un incendio u otro desastre no planificado.

Este es un enfoque sólido para cualquier negocio, particularmente para aquellos en industrias peligrosas que presentan riesgos severos de incendio o explosión:

a) Petroquímicos, como la gasolina y el petróleo.

b) Nanomateriales, de uso frecuente en electrónica, biomateriales, producción de energía y medicina.

c) Plantas químicas, como los productores de fertilizantes.

d) Plantas de procesamiento que producen una cantidad sustancial de polvo, como aserraderos, silos de grano y productores de harina.

e) Instalaciones de pintura en aerosol que sirven a las industrias de carrocerías, embarcaciones y muebles.

Si bien las empresas dedicadas al manejo de materiales peligrosos podrían tener un mayor riesgo de accidentes o sensibilidad a los desastres naturales, los problemas no pasan por encima de las casas y negocios vecinos, como fue evidente con la reciente explosión de Texas.

Los servicios móviles de escaneo de documentos pueden salvar el día

Las empresas en prácticamente todas las industrias pueden beneficiarse del escaneo de gestión de riesgos. Aunque el proceso puede requerir mucha mano de obra, los servicios móviles de escaneo de documentos disponibles en su área pueden enviar un equipo de profesionales para proporcionar un escaneo de documentos rápido y fácil. El proceso no interrumpe su negocio ni vincula a sus empleados y los beneficios son innumerables:

a) No se necesita espacio de almacenamiento físico

b) Servicio al cliente mejorado

c) Recuperación de archivos más rápida y uso compartido de archivos por múltiples empleados

d) Mejor seguridad

Una vez que se completa el proceso, el servicio de documentos puede incluso quitar los archivos de papel para su almacenamiento o destrucción. La mayoría de las empresas también pueden recoger los documentos y completar el proceso en su ubicación, si lo prefiere.

Para reducir el daño potencial de desastres naturales, accidentes y otros eventos no planificados, considere la exploración de gestión de riesgos para proteger los valiosos archivos de su empresa.

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