Las empresas modernas utilizan registros en papel y medios digitales en el curso de los negocios, de ahí la necesidad de almacenamiento de documentos y medios.
Hay empresas externas de almacenamiento de documentos que ofrecen medios de comunicación de última generación y servicios de almacenamiento de documentos a precios extraordinariamente competitivos.
Los registros comerciales tienen valores económicos, de gestión de riesgos, legales y fiscales. Sin embargo, muchas organizaciones hoy carecen de los procedimientos y políticas efectivos necesarios para la realización de un control sistemático de la información registrada. En consecuencia, algunos registros se guardan demasiado tiempo y se dedica demasiado tiempo a almacenarlos.
Peor aún si en el caso de información fuera de lugar, las organizaciones corren el riesgo de incurrir en sanciones debido al incumplimiento de las normas de mantenimiento de registros, no protegen contra daños los datos críticos de la misión e incluso corren el riesgo de un incidente de pesadilla en las relaciones públicas.
Problemas de gestión de registros
Esta sección del artículo se enfoca en los ejemplos comunes de problemas de administración de registros que las organizaciones modernas enfrentan regularmente. Afectan considerablemente las operaciones generales de las empresas y tendrán un gran impacto en las ganancias financieras que deberían beneficiar a las empresas.
El papeleo es, desafortunadamente, el mayor gasto general en todas las organizaciones, con archivos activos a una tasa anual típica de alrededor del 25 por ciento.
Los gerentes pasan aproximadamente un mes cada año buscando o esperando cualquier información mal archivada, etiquetada o no rastreada. Por otro lado, la productividad se ve gravemente afectada cuando los empleados de oficina desperdician hasta al menos dos horas cada día buscando el papeleo fuera de lugar.
Se ha estimado que al menos el 90 por ciento de los registros archivados no se deben volver a consultar y que el 95 por ciento de las referencias consisten en registros dentro de los últimos tres años de operación.
Las grandes organizaciones tienden a perder un documento o archivo cada 12 segundos, con un estimado del 3 al 5 por ciento de los archivos que se pierden o extravían.
Gestión de documentos y almacenamiento
Se ha vuelto cada vez más difícil crear, almacenar, recuperar, usar y destruir información organizacional o simplemente colocarla bajo retención permanente de archivos.
A pesar de adoptar las tecnologías de información aplicables, los requisitos de papeleo están en aumento. En el reciente entorno corporativo volátil, tener una gestión de registros es imprescindible.
Hoy en día, existen compañías de almacenamiento altamente sofisticadas que ofrecen almacenamiento seguro y eficiente de registros en papel, así como otras fuentes de información crítica relacionadas con el negocio que incluyen medios digitales. Cuentan con tecnología de almacenamiento de última generación para la gestión de medios y documentos, seguridad sin precedentes las 24 horas y servicio al cliente de respuesta rápida.
Los documentos en papel se almacenan en una instalación externa, como un archivo o bóveda a prueba de fuego y con otras funciones de control de seguridad. Se mantienen a salvo de riesgos naturales y provocados por el hombre, como tornados, robos, incendios y similares.
Los medios digitales incluyen discos ópticos, cintas de audio y video, microfilm, cintas y discos de computadora, cintas de cartuchos de transmisión y cintas de datos de respaldo. Se proporcionan cajas de almacenamiento especialmente diseñadas para que simplifiquen la gestión de documentos.
Con los sistemas de gestión de información de alta tecnología disponibles, las organizaciones modernas pueden indexar electrónicamente, realizar un seguimiento y obtener acceso a sus medios digitales almacenados a través de la comodidad de su PC de oficina.
Las compañías de medios digitales y almacenamiento de datos generalmente brindan un servicio personalizado a sus clientes. Se encargan de la recolección, entrega o incluso destrucción de las cajas de archivos, según sea el caso.
Las empresas de almacenamiento catalogan los contenidos dentro de los archivadores y los colocan en las cajas de almacenamiento. Normalmente utilizan un sistema de codificación de barras tecnológicamente avanzado para un seguimiento fácil y eficiente de las cajas.
Sus tarifas competitivas generalmente incluyen tarifas razonables para la recogida y entrega, y mínimos mensuales bajos. A diferencia del almacenamiento automático, el almacenamiento de datos fuera del sitio permite que se cobre a las organizaciones solo por el espacio que se está utilizando.
Las compañías de almacenamiento pueden generar informes de inventario de datos para proporcionar información sobre qué cajas se envían para almacenamiento, qué nuevas cajas se están agregando y cuándo se deben destruir las cajas.
También cumplen con las leyes de protección de datos y atienden a una amplia gama de industrias con necesidades de gestión y almacenamiento de datos, tales como organizaciones médicas, legales, financieras, fiscales, inmobiliarias y otras organizaciones e individuos públicos y privados.
El almacenamiento de documentos y medios es ahora una necesidad para las entidades organizadas modernas debido a las regulaciones legales. Con el almacenamiento de documentos fuera del sitio, las empresas cuentan con instalaciones seguras y eficientes para sus documentos y acceder a ellos fácilmente.
