La destrucción segura de documentos se refiere a la destrucción de todos los datos e información que ya no se utilizan actualmente en el negocio. Las empresas de destrucción de datos pueden ser contratadas para hacer el proceso por usted. Estas empresas emplean tres formas: análisis de datos de software, desmagnetización y destrucción eficiente de discos duros.

Con los ordenadores como parte de nuestras vidas, se ha vuelto esencial proteger toda la información comercial y los datos que se almacenan en forma electrónica. Al contrario, también es igualmente importante destruir y disponer de datos que ya no son necesarios o útiles para fines de venta. La destrucción segura de datos es el proceso de eliminar información vital como medida de seguridad para que no haya acceso a dichos datos. Es la mejor forma de proteger sus intereses comerciales y toda otra información privada de clientes y empresas. Hoy en día, hay muchas agencias especializadas y empresas que se ocupan de la disolución de datos.

Si bien es importante garantizar que los datos no deseados se destruyan, es igualmente importante asegurarse de que los programas utilizados para destruir datos de forma segura no terminen también eliminando la información que se necesite después. Para esto, debe haber un sistema para realizar una copia de seguridad adecuada de los documentos útiles. Alternativamente, las empresas también pueden contratar a estas compañías que tienen la experiencia para proporcionar estos servicios para limpiar la información financiera de la compañía. Estos datos incluyen el informe de auditoría, el balance, los pagos y recibos, etc. La destrucción segura de datos también implica la destrucción de información personal que se encuentra en la naturaleza de contraseñas, detalles de cuentas bancarias, información de contacto, etc. Estas empresas también ofrecen servicios personalizados a los clientes. 

La destrucción segura de datos es de tres tipos:

* Disolución de los datos del software: esto implica la erradicación completa de los datos del disco con la ayuda de tres a siete pases. Sin embargo, se garantiza que la unidad se puede reutilizar de otra forma.

* Degaussing: en este proceso, las unidades se pasan a través de un potente imán para que sean totalmente ilegibles y ya no puedan usarse. Al final, los datos se destruyen y el disco es completamente inaccesible.

* Trituración del disco duro: aquí, las unidades se destruyen colocándolas en una trituradora industrial donde se trituran en pedazos.

Si alguna vez ha trabajado en un ámbito médico, legal o corporativo, conoce la necesidad de la privacidad. Ya sea considerando la relación entre un médico y su paciente, o un abogado y su cliente, todos los asuntos comerciales discutidos están legalmente autorizados como seguros y privados. Dado que muchos ámbitos de oficina y de trabajo están llenos de una gran cantidad de material confidencial, la eliminación de estos elementos debe realizarse de manera segura. Uno no puede simplemente botar el papeleo, con el número de seguridad social de una persona, en el basurero habitual. Debe ser meticulosamente y destruido con precisión. Es importante entender qué materiales deben destruirse de manera segura.

Echemos un vistazo más de cerca a los diversos elementos que deben eliminarse de manera segura y óptima:

1- Destrucción esencial de documentos:

Podemos tomar en cuenta en profundidad los elementos que necesitan destrucción, pero primero consideremos los elementos principales que requieren destrucción:

A- Cualquier artículo que posea información privada que incluya: documentación médica, documentación legal, diseños, planes, propuestas, borradores y cualquier cosa de esta naturaleza.

B- Cualquier artículo que pueda usarse para el robo de identidad, incluyendo: información de la tarjeta de crédito, información de la licencia, identificación de la seguridad social, listas de clientes, declaraciones de impuestos y aplicaciones de crédito.

C- Cualquier artículo que pueda crear daños si está en posesión de un criminal, incluidos: cheques con información personal, listas de precios, información de tarjetas de crédito y cualquier otro plan de negocios.

2- Medios electrónicos:

Todas las formas de medios electrónicos, que ya no son de uso en la oficina, deben ser destruidas de manera segura. Los ejemplos de este medio incluyen: CD, DVD, cintas de computadora, discos de computadora, placas de circuitos y cualquier otra cosa de esta naturaleza.

3- Envasado vacío:

Dado que los envases vacíos a menudo poseen una indicación de los materiales que previamente se encontraban en el interior, los paquetes deben destruirse de manera óptima. En el pasado, los delincuentes utilizaban estos paquetes (llenos de materiales erróneos) y vendían los artículos a través de muchos proveedores. En el presente caso, no solo hubo una disminución significativa en la pérdida de ventas para ese artículo, sino que el valor de los artículos en el interior fue ciertamente adulterado.

4- Artículos retirados del mercado:

Los artículos recordados se entienden con mayor frecuencia en la industria alimenticia. Sin embargo, si un dispositivo de medios se recupera como resultado de la seguridad, debe destruirse de forma óptima. Si el artículo no se disimula correctamente, un criminal podría intentar venderlo en la lista negra y ganar dinero por el artículo erróneo.

Durante muchos años, las personas han seguido el día a día de su vida sin pensar en las mayores consecuencias que estas rutinas tienen en el mundo que las rodea. De repente, parece que todo eso ha evolucionado y ahora hay que pensar cuidadosamente en casi todo lo que se hace a medida que el tiempo pasa en nuestras vidas. El clima está cambiando y esto es alarmante. Los tornados se arremolinan en nuestras ciudades. Los huracanes atraviesan nuestras casas y los rayos del sol son más fuertes que el infierno.

Pilas de papel triturado a pilas de pasta de papel

¿Puede algo como la destrucción de documentos ser parte de la solución concreta para los tiempos finales que parecen cercanos? Los hechos tal como están ahora apuntan en una sola dirección y es “¡Sí! Lo que mucha gente desconoce es que los servicios de destrucción de documentos también trabajan en estrecha unión con las empresas de reciclaje de papel en las comunidades.

¿Qué es el aislamiento de celulosa?

¿Qué se hace con la pulpa de papel? Una utilidad muy popular para ello es la fabricación de aislamiento de celulosa. El aislamiento de celulosa realizados de documentos reciclados tiene más de un tercio del valor R del aislamiento estándar de fibra de vidrio y también hay tendencia a no asentarse tanto como otras formas de aislamiento, como la fibra de vidrio.

El doble de impacto positivo

Entonces, ¿cómo se relaciona todo esto con el cambio climático? Cuando se recicla cualquier tipo de papel, significa que los árboles en un bosque se dejan en pie. La existencia de más árboles significa que se elimina más dióxido de carbono de la atmósfera. Además, cuando se insufla aislamiento de celulosa en un ático de edificios, dicho edificio utilizará menos nivel de energía.

Multitudes de usos para papel reciclado

Entonces, si bien miles de personas asumen que el papel reciclado que se ofrece en los servicios de destrucción de documentos tiene solo un uso, como fuente de papel fabricado a partir de pulpa reciclada. El hecho es que el reciclaje de papel tiene un impacto mucho mayor en el cambio climático y cada día se descubren más usos para el papel reciclado.

Cada vez que completa una solicitud con su información personal y esa información se publica en una compañía, la empresa que la recibe tiene la obligación de asegurar que la información se almacene en un lugar seguro.

Si labora por cuenta propia, habrá declarado los formularios de impuestos; una vez manifestadas, enviará la declaración de impuestos a la locación de impuestos que retiene esa información y a la vez de almacenar la información durante un período de tiempo determinado, también están disponibles para uso requerido para destruir esa información cuando ya no se requiere mantener los documentos almacenados.

Para las compañías que tienen esta información, a medida que se acumulan los documentos, el espacio general en la oficina ya no es el idóneo para mantener los registros privados de las personas administrados y almacenados, por lo que tienen que buscar alternativas de solución.

Si usted es una compañía grande, como una oficina de impuestos, un tribunal, un dentista o cualquier compañía que deba mantener los datos personales de las personas almacenadas, tiene la opción de administrar esa información usted mismo, o derivar la gestión de registros a una compañía que esté equipada para almacenar documentos y datos en un lugar seguro donde se puedan archivar de manera eficiente. Leer más

La importancia de cuidar la seguridad firmemente a todos los niveles de negocios, organización, gobierno o privado es vital, sin embargo, grandes o pequeños, comerciales o corporativos no pueden dedicarse lo suficiente a ello. ¡Es el pan de cada día! Mientras que los registros y documentos forman un componente fundamental; Ya sea en forma física o digital, incluidos los medios electrónicos, los discos duros; desechar lo que es redundante requiere una acción inmediata necesaria.

Lo que es un buen signo es que cada vez más empresas y personas se están dando cuenta de la importancia de este hecho y están implementando técnicas para proteger la seguridad y la confidencialidad de su material personal. Su importancia no puede ser arriesgada o socavada en ninguna etapa, a cualquier precio. Por lo general, la información se genera diariamente de forma casi rutinaria. Las pérdidas pueden destruir la vida. Incluso un pedazo de papel descuidado, aparentemente inútil, que contiene información importante se encuentra olvidada, puede cobrar vida y suponer una amenaza que perjudique a su empresa y su personal en cualquier momento si se utiliza inescrupulosamente con fines engañosos.

Es una ardua tarea cubrir todas las lagunas en función de la escala y el tipo de instalaciones de la empresa, pero uno debe dar conscientemente todos los pasos necesarios para detenerla. Una grieta puede hundir a toda la nave. Y, nadie quiere que eso suceda nunca en su organización o en ellos mismos. ¡Un paso rápido y prudente hacia esto hará bastante!

Al mismo tiempo, sin costo adicional, está cumpliendo con su deber de ser un ciudadano informado y haciendo todo lo posible por inducir un ambiente ecológico. Todo el papel destruido se recicla para minimizar el desperdicio.

En la actualidad el robo de identidad es un gran problema en nuestra sociedad. En caso nuestra información personal caiga en manos de quienes la explotarán para su beneficio personal puede destruir financieramente a una persona o empresa. No solo es necesario que su pequeña empresa destruya todos los documentos privados para garantizar que la información privada no sea robada, sino que también es la ley. Desde 1995, es necesario que toas las compañías participen en la destrucción precisa de documentos. Las empresas deben tener el equipo adecuado para desechar los materiales delicados para eliminar la amenaza de hurto de identidad. Si las empresas no participan en las políticas de destrucción de documentos necesarias, pueden estar sujetas a multas de hasta  2,500.00 euros por violación.

Si su oficina es evidentemente pequeña, todo lo que necesita para destruir documentos privados es una trituradora de papel de uso doméstico o doméstica. Los documentos confidenciales incluyen casi siempre cualquier transacción con tarjeta de crédito o información relacionada con el perfil economico de un cliente. Las trituradoras de papel más pequeñas se usan mejor para un pequeño número de papeles en una oficina que no tiene un gran volumen de documentos circulados. La mayoría de formas de trituración de papel de los consumidores también destruirán discos de ordenadores como CD o DVD, así como tarjetas de crédito y otros materiales plásticos.

En una compañía de tamaño mediano o grande, se debe usar un servicio profesional de destrucción de documentos para avalar que todos los materiales sensibles se eliminen de forma segura y adecuada. Los servicios profesionales de trituración se pueden usar en el sitio o fuera del sitio. Los servicios de trituración in situ son una excelente opción para su compañía si requiere estar absolutamente seguro de que los documentos se destruyen. Los servicios en el lugar enviarán un camión adecuado para destruir documentos y destruirán los materiales bajo su mira. El camión viajará a su oficina con la frecuencia que necesite, dependiendo de los intervalos que establezca con la compañía. Cuando se termine la destrucción, la compañía le proporcionará un Certificado de Destrucción, que es una indicación legal de que sus materiales sensibles han sido destruidos completamente.

Muy aparte de almacenar información, cuando llega el momento, la destrucción de esa información es de suma importancia.

Estamos en una época en que las personas son conscientes del medio ambiente que nos rodea y cuando se trata de deshacer la información, quieren hacerlo de manera que los documentos en papel puedan ser reciclados. Quiere decir, que si tiene el control de la gestión de información privada, esta información debe destruirse de tal manera que la data en el papel no sea legible, sino que también se destruya para que se pueda usar nuevamente.

Las compañías de administración de registros y destrucción de documentos conocen la ley en lo que respecta a la destrucción de data confidencial y al almacenamiento de información de forma segura. Si usted es una compañía que almacena mucha información, no solo tiene la prioridad de asegurarse de que la información se almacene de manera ordenada, para que pueda obtener cualquier documento cuando lo necesite, sino que a su vez la información se puede destruir de manera óptima. De tal manera que no se vuelva vulnerable si escoge reciclar los documentos.

El reciclaje de documentos también se almacena en vertederos. Si simplemente tiramos nuestros desechos en el tacho y los desechamos para que el recolector los recoja, es muy probable que los desechos se lleven a un vertedero. Esto a su vez significa que no solo estamos sumando más problemas a los vertederos, sino que estamos dejando la información privada vulnerable pues los vertederos no son seguros.

La destrucción de documentos es normalmente una forma segura de destruir la información de manera óptima, así como de dejar la opción de reciclar esa información una vez que se ha destruido, pero esto implica un coste extra para la oficina, así como una gran perdida de tiempo para el staff del personal que gestiona la destrucción de información.

El almacenamiento de información, la seguridad de la información, la gestión de la información y la destrucción óptima de los documentos correctos son cosas que deben tenerse en cuenta cuando se trata de la administración de registros. Si una oficina produce un gran número de documentos, esto podría resultar en un trabajo de varios empleados, además de ocupar una gran cantidad de espacio de almacenamiento que, en algún momento, puede superar el espacio a disposición actual y necesitar locales extras para mantener esta información guardada de manera efectiva.

En estos últimos tiempos, el reciclaje se ha vuelto en un tema de discusión, ya que cada vez más personas se preocupan por el tema medioambiental. A medida que más personas se dan cuenta del efecto que producimos los humanos en el medio ambiente, más personas se están poniendo manos a la obra para ayudar a proteger el medio ambiente. Una de las cosas más comunes que la gente hace es reciclar porque es rápido y relativamente fácil.

Reciclar en las instalaciones de una empresa es especialmente importante porque las personas tiran decenas de hojas de papel a diario porque ya no necesitan la información o se cometió un error de impresión o fotocopiado. Tener la capacidad de reciclar es una de las preguntas más frecuentes relacionadas con la destrucción de datos fuera del sitio. La gente asume equivocadamente que una vez que los documentos han sido destruidos, éstos son echados a alguna parte.

No obstante, esto está lejos de la verdad y cualquier empresa de destrucción de datos fuera del sitio estará orgullosa del hecho de que reciclan todo el papel que desechan. De hecho, este es el otro motivo por lo que es bueno para las empresas utilizar una empresa de destrucción de datos fuera del sitio, ya que si tira toda la basura en un tacho de basura, terminará en un relleno sanitario común. Al destruir cualquier documento privado, puede estar seguro de que serán reciclados en corto plazo.

La destrucción de datos fuera del sitio hace dos procesos a la vez cuando se trata de reciclar. Si tuviera que deshacerse de los registros privados, tendría que destruir toda la información manualmente y luego reciclarla en caso de no recopilarse. Sin embargo, al utilizar una empresa que hace esto por usted, todo lo que tiene que hacer es poner los documentos en un contenedor y usted no se preocupe por el resto, ya que la compañía que ha contratado los recogerá. Esto significa que no solo no tiene que preocuparse de que sus documentos se destruyan como debe ser, sino que también sabe a ciencia cierta que todo el papel se reciclará después con garantía.

La acción de destruir documentos, ya sean significativos, privados o simplemente por su facilidad de uso, se ha hecho conocida en los últimos años. Esto se debe a algunos agentes: la reducción del precio de comprar trituradoras. Se pueden comprar ahora por menos de lo que cuesta un hervidor, por lo que ha ayudado a que sea un electrodoméstico habitual. Además, la sociedad actual es más consciente y cauta de los comportamientos fraudulentos y otras faltas. Nuestro desperdicio privado, por lo tanto, es una cuestión de suma importancia y es ahí donde la trituradora es valiosa.

Los destructores de documentos y la destrucción de otros documentos ha sido durante largo tiempo un lugar común en el ámbito empresarial. Las oficinas en todo el país cuentan con trituradoras industriales que se ocupan de la cantidad a veces inmensa de documentos que deben ser destruidos y reciclados.

Las compañías se ocupan de estos documentos privados todos los días, por lo que deben tener máximo cuidado con la destrucción de sus documentos. Esta data puede tratar asuntos delicados y, por lo tanto, no debe caer en las manos erróneas. Estos podrían incluir información privada del cliente, boletas de todas las diferentes variedades y registros sobre el personal y las descripciones de la nómina. Esto es solo la punta del iceberg con respecto a los documentos privados, por lo que la seguridad de esta información es primordial. De hecho, su compañía y sus clientes tienen derecho a que se proteja este modelo de documentos y se sienten seguros de que se está llevando a efecto.

Es responsabilidad de la empresa obligar en el asunto de cumplir la destrucción inmediata de documentos. Esto se debe a que, una vez que se lleva la basura al relleno local, los papeles y otros documentos arruinados se pueden retirar sin ninguna obstrucción legal. Por lo tanto, la compañía debe considerar que este asunto es lo suficientemente importante como para invertir en una trituradora potente y confiable para llevar a cabo el proceso de destrucción de sus documentos. Mantener la trituradora óptima también es importante. Si necesita reparaciones y se deteriora, entonces la tentación es dejar su reparación por más tiempo del que se requiere. Sin embargo, esto puede llevar a más problemas a corto plazo, si no está siguiendo la destrucción óptima de los documentos.

El motivo principal de todo esto es el robo de identidad y otras actividades fraudulentas. Un gran número de este tipo de delito se comete a través del robo directo de materiales de papel duro. Los trituradores son la clave para detener esta creciente amenaza y deben ser un dispositivo básico en cualquier empresa y casa.

Empecemos por decir lo lógico: el robo de identidad se ha vuelto en un crimen cada vez más común en nuestra actual sociedad. Hay todo prototipo de robo de identidad que verdaderamente puede arruinar su información privada y comercial. Con el fin de cuidar documentos e información privada, triturar es su mejor alternativa.

¡La ley dice que debes destruir!

Con la Ley de Transacciones de Crédito Justas que entró en vigencia en junio de 1995, se ha convertido en una necesidad legal para que las compañías empleen a una persona exclusivamente para la destrucción de documentos. Las compañías deben proporcionar a los profesionales el equipo necesario para la correcta eliminación de documentos. La ley se promulgó para avalar que todos los documentos relacionados con la compañía se descarten de la forma más segura posible para eliminar cualquier posibilidad de robo de identidad. No todas las empresas conocen los requisitos de cumplimiento de la ley FACTA. Las multas en virtud de la ley estatal podrían ascender a $ 1000, mientras que la multa en virtud de la Ley Federal podría ser de alrededor de $ 2500, por infracción e incumplimiento.

¿Y ahora qué?

Bajo estas pautas, primero debe comprar una trituradora de papel mediana y de uso interno. Se podría usar para aplicaciones de destrucción limitadas, como algunas facturas o comunicaciones de tarjetas de crédito recibidas por email. Es más adecuado para uso confidencial, en la casa o en una pequeña oficina donde hay una cantidad limitada de papeleo involucrado. En una organización empresarial mediana o grande, o incluso en una pequeña empresa que produce gran cantidad de papel, es mejor invertir en servicios de destrucción profesional.