Necesidad del sistema de gestión de documentos

La gestión de documentos o la gestión de la información empresarial es quizás una de las soluciones empresariales más importantes que proporcionará una solución a los diversos requisitos de SOX. Varias secciones de SOX tienen una relación directa con la forma en que se crean, revisan, aprueban, almacenan, recuperan, transfieren y destruyen los documentos / … Leer más

Gestión de documentos: tomar el control de los documentos de su empresa con el archivo electrónico

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Archivado: ya no es necesario archivar sus documentos impresos en cajas. El archivo electrónico es el aquí. Copia impresa versus electrónica: los documentos impresos si se destruyen por fuego o agua, o se pierden debido a un archivo incorrecto desaparecen para siempre. La presentación electrónica está disponible con solo tocar un botón, con buenos sistemas … Leer más

Métodos de destrucción de Datos

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La destrucción de datos es de vital importancia, ya que los datos, cuando no se gestionan bien, pueden usarse incorrectamente para perjudicar a una empresa. Hay varias formas en que los datos pueden destruirse con diferentes niveles de eficiencia.

La destrucción de datos se ha convertido actualmente en la palabra de moda en los círculos empresariales. Es importante que las compañías administren los datos porque si la información de la compañía cae en manos equivocadas, existe la posibilidad de que la compañía se vea severamente dañada como resultado de eso. Una computadora contiene datos importantes relacionados con impuestos, información de la compañía y muchas otras cosas, por lo tanto, es imprescindible que una compañía adopte una técnica para que los datos se destruyan por completo de una computadora y no se filtre la información importante.

Hay varias formas en que los datos pueden ser destruidos. Es importante que una empresa recurra a la ayuda de proveedores de servicios profesionales para destruir datos. Dichos proveedores no le dan la oportunidad a las personas equivocadas de utilizar la información en su computadora para dañar su negocio. Además de dichos servicios profesionales, existen varios otros métodos disponibles para destruir datos de forma segura. Hay muchos productos de software disponibles en el mercado, que ayudarán a destruir los datos de los discos duros de su computadora. Sin embargo, estos métodos no son infalibles, especialmente en los casos en que el software no está instalado correctamente.

Para destruir adecuadamente todos los datos, necesitará un sistema operativo adicional, es decir, debe haber otro disco duro en su computadora. Esto ayudará a destruir los datos en el disco no deseado mientras los datos requeridos aún se mantienen en el otro. Hay varios programas de arranque como WipeDrive, CyberScrub, etc. disponibles para destruir datos de sus discos duros. Aunque esta forma de destrucción de datos es bastante capaz de limpiar eficientemente la información de su computadora, aún no es 100 por ciento eficiente y hay mucho consumo de tiempo, ya que necesita repetir el procedimiento varias veces para borrar completamente los datos.

Diskmaster es un enfoque de hardware para la destrucción de datos y es muy eficiente, pero el problema nuevamente es el consumo de tiempo. Además del enfoque de software y hardware para la destrucción de datos, los datos también pueden destruirse quitando físicamente el disco de la computadora y luego taladrando agujeros puede destruir suficientemente los datos contenidos en el disco. 

Las máquinas industriales de destrucción de cintas y discos duros destruirán por completo los datos tanto del disco duro como del papel. Esta es una forma 100% eficiente de destrucción de datos, pero solo las grandes organizaciones pueden usarla debido a los gastos involucrados.

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Una forma de asegurarse de que los datos confidenciales no caigan en las manos equivocadas es destruir los datos en los discos duros cuando ya no los necesite. Hay varios beneficios de utilizar profesionales para realizar esta función.

Protege la reputación de tu empresa

La destrucción adecuada de datos confidenciales ayuda a garantizar la seguridad, lo que a su vez mejora la reputación de su empresa. La violación de datos que puede ocurrir cuando la información cae en manos equivocadas puede tener efectos muy graves y costosos para la empresa. Es muy importante contar con un proceso seguro de manejo de datos, especialmente cuando se trata con información privada del cliente. Tener una empresa certificada que realice la destrucción de datos puede ayudar a proteger su negocio.

Controles de calidad

Otro beneficio de usar a los profesionales es que implementan controles de calidad para garantizar que todos los datos se hayan destruido digitalmente de acuerdo con los estándares establecidos. Muchas empresas que deciden llevar a cabo la destrucción por sí mismas no se adhieren a los estándares. No realizan controles de calidad y esto significa que no hay garantía de que se hayan destruido todos los datos.

Libera a tu personal técnico

Cuando utiliza compañías de terceros para realizar los servicios de destrucción, libera a su personal técnico para que se concentre en otras tareas importantes. La mayoría de las empresas tienen un número limitado de personal de TI a tiempo completo y las que están disponibles a menudo tienen muchas funciones que realizar y la destrucción de datos no suele ser parte de la descripción del trabajo. Alejar al personal de su «trabajo real» para realizar las tareas puede comprometer las funciones comerciales.

Es rentable

Una buena razón para usar los vendedores es para ahorrar dinero. Las empresas que deciden asumir el trabajo por sí mismas terminarán pasando mucho tiempo en la tarea. En un entorno empresarial en el que el tiempo es dinero, cada momento que su personal técnico gasta rompiendo discos duros es una pérdida de dinero. Terminas ahorrando dinero al contratar a los vendedores.

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