Destrucción de documentos: Destruyendo las cosas que valoras

¿Qué tienen en común las siguientes industrias?

  • Industrias legales
  • Gobierno
  • Bancario
  • Cuidado de la salud
  • Servicio financiero (corretaje)
  • Entretenimiento
  • Tecnología
  • Industrias manufactureras

La respuesta: las industrias mencionadas mencionan la información como un aspecto fundamental de sus operaciones. Son sensibles a la información: deben garantizar que los datos importantes y confidenciales estén protegidos y protegidos en todo momento.

¿Qué datos se consideran clasificados? Algunos se enumeran a continuación:

  • Registros de desembolsos (salarios, etc.)
  • Registros de cuentas (estados financieros como el balance general, etc.)
  • Recibos de ventas
  • Registros bancarios
  • Registros de seguridad social
  • Cartas de negocios
  • Información al cliente
  • Registros de personal
  • Impresiones de computadora
  • Discos o cintas de computadora

¿Por qué es necesario proteger esos datos? Las industrias corren el peligro constante de tener información tan sensible como para ‘caer en las manos equivocadas’: personas que están dispuestas a infligir daños, como un empleado descontento o un competidor, lo que podría resultar en cualquiera de los siguientes:

  • Mala publicidad
  • Humillación
  • Pérdida de personal o personal clave (probablemente para un competidor)
  • Pérdida de clientes
  • Pérdida de trabajo o quedarse sin negocios
  • Una posible acusación

Esta es la razón por la cual cada industria sensible a la información necesita un almacenamiento y administración de registros adecuados y seguros. Sin embargo, tal curso de acción generalmente requiere mucho espacio (piense en la acumulación de papeles y cintas electrónicas durante todos esos años); También incurre en altos costos. Además, también llegará un momento en que la empresa tendrá que purgarse de los materiales antiguos. Pero estos materiales obsoletos seguirán siendo sensibles, y tirar los documentos clasificados en una papelera no será suficiente: todavía se pueden recopilar y clasificar, la información aún está disponible para quien los desee.

Existe una gran necesidad de una eliminación segura de datos confidenciales, y una solución efectiva para este aspecto crucial de una industria es la destrucción de documentos.

La trituración de documentos es una opción segura para descartar documentos y materiales restringidos. En la destrucción de documentos, los archivos y registros confidenciales se destruyen, convirtiéndolos en bits que ya no se pueden reconocer; asegurando así que se mantenga la confidencialidad.

El proceso de destrucción de documentos es completamente flexible y puede adaptarse a los requisitos específicos de cualquier industria para destruir registros confidenciales. Dependiendo de lo que se adapte a sus necesidades, una empresa puede comprar su propia destructora de documentos o emplear servicios de destrucción de documentos subcontratados, que luego pueden realizar el proceso de destrucción de documentos en el sitio o fuera de él.

La trituración de documentos en el sitio brinda a las industrias la oportunidad de observar la trituración real de sus materiales ‘en el sitio’, justo en sus puertas. El uso de vehículos y equipos de trituración móviles se adaptará especialmente a aquellos que no desean que sus registros dejen intacto su sitio.

En una trituración de documentos fuera del sitio, la compañía de trituración de documentos recolecta los materiales en contenedores de seguridad y los transporta en un lugar seguro que puede ser monitoreado por cámaras de seguridad donde se destruyen en pequeños pedazos. Además de las cámaras de vigilancia, las industrias también pueden enviar representantes para observar personalmente el proceso real de destrucción de documentos.

Una vez que los registros clasificados se destruyen de manera adecuada y segura, la compañía de trituración de documentos le proporcionará a su cliente un “Certificado de Destrucción“, que señala la fecha y la hora, así como la contabilidad de los materiales triturados. Esto no solo sirve como prueba de que los documentos fueron destruidos correctamente; También le da al cliente los datos necesarios para un seguimiento de auditoría.

Hay muchas ventajas en hacer uso de los servicios de una compañía externa de trituración de documentos:

Un servicio de destrucción de documentos permite a la empresa ahorrar miles de dólares al no tener que comprar un equipo de destrucción de documentos y no tener que preocuparse por la depreciación ni por los costos de mantenimiento.

Un servicio de destrucción de documentos también permite a la empresa ahorrar en términos de mano de obra. Los empleados no tendrían que pasar horas para triturar el documento. Los empleados pueden pasar el tiempo de manera más efectiva haciendo sus propios trabajos.

Una empresa de destrucción de documentos también ayuda al medio ambiente reciclando. El reciclaje es el paso final en casi todo el proceso de destrucción de documentos. Los materiales triturados se recolectan y, a través de empacado y / o pulpa, se pueden usar nuevamente para formar otros artículos como cajas y papeles de copiadora, entre otros.

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