¿Qué es la gestión de documentos?
Necesitamos saber cosas básicas sobre lo que implica la gestión de documentos, antes de tratar de aprender los secretos de la gestión de documentos.
DMS o Document Management System es normalmente un conjunto de sistema informático o un conjunto de programas informáticos, destinados a almacenar y rastrear imágenes y documentos electrónicos. DMS coincide con el término Sistema de gestión de contenido y también parece estar relacionado con la Gestión de activos digitales.
Cualquier DMS tendrá algunas o todas las siguientes características:
una garantia:
Qué características de seguridad están integradas en el programa para proporcionar cobertura contra la pérdida / destrucción de información o contra la manipulación de los documentos. ¿Cuáles son las garantías para la información importante almacenada?
b) Flujo de trabajo:
Si los documentos durante el trabajo, se requieren para ir a más personas, ¿qué regulaciones se han proporcionado?
c) Recuperación:
Modo, tiempo y tecnología utilizados para la recuperación de los documentos.
d) Archivo:
¿Qué organización y estrategia se ha adoptado para la presentación?
e) Archivo:
Qué protección se ha brindado contra incendios, inundaciones y otros desastres naturales. ¿Los documentos serán perfectamente legibles en el archivo?
f) Distribución:
La distribución de la información será para cuántas personas y el costo de dicha distribución.
g) Retención:
Toda la información se puede retener, hasta qué período y el procedimiento para eliminar la información.
h) Creación:
Número de personas requeridas y el apoyo logístico necesario para dicha colaboración.
i) Aprobación / Autenticación:
¿Cuál será el procedimiento requerido para obtener aprobaciones gubernamentales obligatorias y certificaciones privadas, etc.?
Sistema de gestión de documentos: una breve reseña
Desde los primeros días, los documentos escritos a mano o mecanografiados se archivaron y almacenaron muy bien. La información se recuperó cuando se requirió. Pero durante un período de tiempo, el papel solía corregirse y se perdió información valiosa. Por lo tanto, surgió la necesidad de sistemas electrónicos de almacenamiento y recuperación.
Algunos proveedores a principios de 1980 comenzaron a desarrollar un sistema destinado a administrar documentos en papel, que tendrá capacidades de almacenamiento, indexación, captura y recuperación de nivel de imagen, etc. Se desarrollaron para cubrir documentos electrónicos, herramientas de colaboración, auditoría capacidades y características de seguridad. A continuación se detalla la experiencia de algunas empresas en este campo:
a) Documento neto:
Esto tiene una característica especial de S-a-a-S (Software as a Service) centrado en la web, que tiene todo tipo de servicio de administración de correo electrónico, documentos y registros. También incluye servicio de extranet: los clientes y otras personas pueden compartir fácilmente estos documentos. Los documentos están protegidos de forma segura en centros de datos de súper especialidades y se aseguran de que ofrezcan una continuidad comercial integrada.
b) Soluciones de gestión de documentos y contenido de HP:
Esta organización ofrece hardware y software, sistemas de escaneo de documentos, software de enrutamiento y proceso, servidores, impresión de almacenamiento y también dispositivos de salida de datos. En términos generales, proporciona todo lo necesario para administrar, capturar y administrar cualquier negocio.
c) Software de gestión de documentos Ademero:
Su característica única del concepto comercial del Centro de contenido hace que la captura, recuperación y administración de documentos sea muy fácil. Este software basado en navegador garantiza la precisión, velocidad y acceso más rápido para cualquier tipo de negocio.
d) Gestión de documentos Laserfische:
Estas plataformas versátiles proporcionan a través de toda la organización gran volumen, distribución, recuperación y función de captura de información. El archivo incorrecto de documentos se reduce y también ahorra costosos costos de fotocopias y distribución de papel. Este sistema puede adaptarse a las necesidades de múltiples departamentos.
