La gestión de documentos o la gestión de la información empresarial es quizás una de las soluciones empresariales más importantes que proporcionará una solución a los diversos requisitos de SOX. Varias secciones de SOX tienen una relación directa con la forma en que se crean, revisan, aprueban, almacenan, recuperan, transfieren y destruyen los documentos / registros digitales de la empresa.

Gestión del conocimiento: gestión de documentos y registros

Se han hecho cálculos calculando que una proporción significativamente grande (algunos dicen, más del 70%) de los documentos que posee una empresa están en formato digital y es posible que nunca se vean en papel.

Según el editor en jefe de Gartner, James Lundy: la gestión de registros se convertirá en un tema de los 10 principales para muchos CIO en el próximo año.

A continuación, analizaremos las diversas secciones de SOX que una solución de gestión de documentos podría ayudar a cumplir.

Secciones SOX:

Sección 302: De acuerdo con la Sección 302, el CEO y el CFO tienen que certificar personalmente los estados financieros y las revelaciones hechas por la compañía sobre la autenticidad y precisión. Esto requiere un sistema que haga que el CEO y el CFO confíen en que todas las divulgaciones que realiza la compañía son precisas y auténticas. Esto se puede hacer de dos formas:

Una es reducir la responsabilidad del CEO y el CFO a los niveles de gestión más bajos y, en respuesta, aumentar las aprobaciones de los niveles de gestión más bajos en todos los documentos que son aportes a las presentaciones de la compañía.

El segundo es diseñar procesos comerciales integrales que produzcan las presentaciones de la empresa. Los procesos comerciales se diseñarán de manera muy rigurosa para cumplir con todas las disposiciones y la implementación y capacitación adecuadas de todo el personal relacionado con los procesos comerciales se llevarán a cabo y se evaluarán periódicamente. Además, los procesos comerciales en sí estarán abiertos a auditorías internas estrictas que se llevarán a cabo de vez en cuando.

Una, o una combinación de ambas prácticas, contribuirá en gran medida a garantizar el cumplimiento adecuado.

Para ambas opciones, está claro que un sólido sistema de gestión de documentos en toda la empresa proporcionará la base sobre la cual se llevará a cabo el cumplimiento. En el primer caso, las firmas se pueden configurar utilizando un módulo de flujo de trabajo del sistema de gestión de documentos. En el segundo caso, el proceso comercial en sí mismo se configurará en el sistema de gestión de documentos y todos los documentos de respaldo o de entrada relevantes también serán parte del DMS y se realizará una subordinación y vinculación adecuada entre las presentaciones oficiales de la compañía y todos los documentos de entrada.

Archivado: ya no es necesario archivar sus documentos impresos en cajas. El archivo electrónico es el aquí.

Copia impresa versus electrónica: los documentos impresos si se destruyen por fuego o agua, o se pierden debido a un archivo incorrecto desaparecen para siempre. La presentación electrónica está disponible con solo tocar un botón, con buenos sistemas de archivo

Servidores locales o basados ​​en la nube: algunos sistemas modernos permiten a las empresas escanear sus documentos impresos a un servidor basado en la nube e indexarlos automáticamente al escanearlos, para que puedan recuperarse fácilmente en línea, desde cualquier ubicación y luego, reenviarlos por fax o correo electrónico o MMS o imprimir los documentos.

Indexación: Escanear un documento impreso en PDF es bastante fácil, sin embargo, los mejores sistemas de escaneo de archivo tienen la capacidad de indexar documentos automáticamente, por lo que no hay necesidad de etiquetar el documento manualmente. Esto acelera el proceso de archivo, permite a los usuarios localizar cualquier documento en un instante y crea orden en un negocio.

Destrucción de copias impresas: la decisión sobre qué hacer con el documento impreso que se archivó electrónicamente después de guardarlo en el servidor basado en la nube, normalmente es una decisión comercial. En la mayoría de los países del mundo, la legislación vigente establece que ‘la mejor copia disponible’ es adecuada para los requisitos legales, fiscales y de auditoría.

Cuestiones legales: en muchos casos, las empresas ahora destruyen sus copias impresas para ahorrar espacio y reducir costos. Los documentos guardados electrónicamente, en el servidor correcto, utilizando los sistemas de archivo correctos garantizan que la seguridad y la capacidad de búsqueda estén optimizadas y sean mejores que el archivado manual de documentos.

Copia de seguridad: una buena razón por la cual las empresas optan por archivar electrónicamente sus registros es que los archivos electrónicos pueden duplicarse para garantizar que nunca se pierda ningún documento. Es posible duplicar copias impresas de documentos comerciales, pero es muy costoso almacenar documentos duplicados, en diferentes ubicaciones de almacenamiento y rara vez se hace.

Algunos elementos cruciales de un buen sistema de archivo son:

Indexación automática: es crucial contar con una función de indexación automática cuando tiene miles de documentos para archivar, si las empresas desean ahorrar costos y garantizar la precisión. Asegúrese de que el proveedor de servicios que utiliza ofrezca esto en su sistema.

Accesibilidad: en el mundo moderno, su empresa necesita poder localizar documentos desde varias ubicaciones, con el menor alboroto posible. Asegúrese de que su sistema esté basado en la web, de modo que todo lo que necesite sea una conexión segura a Internet y luego el personal autorizado pueda recuperar los documentos relevantes.

Licencias: Muchos sistemas quieren que pague por cada usuario del sistema, además de pagar por el software y las actualizaciones de software. Sin embargo, los sistemas avanzados solo requieren una oferta de pago de tarifa de ‘transacción’, que en la mayoría de los casos es mucho más barata. Las tarifas basadas en transacciones son mucho mejores, ya que esto le permite crecer o contraerse al mismo ritmo que su negocio. ¿Por qué pagar por lo que no utiliza? Pague solo por lo que usa.

Credibilidad: los registros son la fuente de vida de todas las empresas. Asegúrese de utilizar un sistema de archivo y una empresa de archivo que tenga la tecnología y la reputación que garanticen la custodia de sus documentos críticos, durante muchos años en el futuro.

La destrucción de datos es de vital importancia, ya que los datos, cuando no se gestionan bien, pueden usarse incorrectamente para perjudicar a una empresa. Hay varias formas en que los datos pueden destruirse con diferentes niveles de eficiencia.

La destrucción de datos se ha convertido actualmente en la palabra de moda en los círculos empresariales. Es importante que las compañías administren los datos porque si la información de la compañía cae en manos equivocadas, existe la posibilidad de que la compañía se vea severamente dañada como resultado de eso. Una computadora contiene datos importantes relacionados con impuestos, información de la compañía y muchas otras cosas, por lo tanto, es imprescindible que una compañía adopte una técnica para que los datos se destruyan por completo de una computadora y no se filtre la información importante.

Hay varias formas en que los datos pueden ser destruidos. Es importante que una empresa recurra a la ayuda de proveedores de servicios profesionales para destruir datos. Dichos proveedores no le dan la oportunidad a las personas equivocadas de utilizar la información en su computadora para dañar su negocio. Además de dichos servicios profesionales, existen varios otros métodos disponibles para destruir datos de forma segura. Hay muchos productos de software disponibles en el mercado, que ayudarán a destruir los datos de los discos duros de su computadora. Sin embargo, estos métodos no son infalibles, especialmente en los casos en que el software no está instalado correctamente.

Para destruir adecuadamente todos los datos, necesitará un sistema operativo adicional, es decir, debe haber otro disco duro en su computadora. Esto ayudará a destruir los datos en el disco no deseado mientras los datos requeridos aún se mantienen en el otro. Hay varios programas de arranque como WipeDrive, CyberScrub, etc. disponibles para destruir datos de sus discos duros. Aunque esta forma de destrucción de datos es bastante capaz de limpiar eficientemente la información de su computadora, aún no es 100 por ciento eficiente y hay mucho consumo de tiempo, ya que necesita repetir el procedimiento varias veces para borrar completamente los datos.

Diskmaster es un enfoque de hardware para la destrucción de datos y es muy eficiente, pero el problema nuevamente es el consumo de tiempo. Además del enfoque de software y hardware para la destrucción de datos, los datos también pueden destruirse quitando físicamente el disco de la computadora y luego taladrando agujeros puede destruir suficientemente los datos contenidos en el disco. 

Las máquinas industriales de destrucción de cintas y discos duros destruirán por completo los datos tanto del disco duro como del papel. Esta es una forma 100% eficiente de destrucción de datos, pero solo las grandes organizaciones pueden usarla debido a los gastos involucrados.

En el mundo moderno, donde la transferencia de datos de un lugar a otro sin importar si se puede enviar y recibir a cientos de millas de distancia más rápido que la velocidad de la luz, es crucial que aseguremos nuestros datos. Cuando tiene archivos importantes, puede comprometer su seguridad personal, destruir sus datos antes de venderlos o desechar sus medios de almacenamiento como un disco duro, ahora es una parte esencial de la seguridad de la información.

Las empresas ahora están tomando medidas para evitar ser víctimas de la violación de datos. A partir de hoy, el número de empresas que se están convirtiendo en víctimas de violación de datos está en alza. Incluso aquellos que conocimos están al tanto de esto y aquellos que dicen que tienen seguridad de nivel superior con sus datos ahora están trabajando a tiempo completo para proteger los agujeros de seguridad en sus sistemas porque también han encontrado una violación de datos una o dos veces al año. Leer más

Cuando se trata de proteger su información confidencial, las apuestas han aumentado con el advenimiento de la computadora. Si piensa en lo difícil que es borrar completamente la información de su computadora, esto tiene mucho sentido. Para las empresas y pequeñas empresas que mantienen mucha información confidencial, como números de tarjetas de crédito y datos confidenciales, esto puede ser extremadamente importante. De hecho, si su información llega a las manos equivocadas, puede dañar seriamente la reputación de su negocio. En la economía actual, este es el tipo de cosas que simplemente no pueden suceder. Esto significa que debe tener cuidado con el tipo de destrucción del disco duro que utiliza.

¿Qué debe buscar en una gran empresa de destrucción de disco duro?

Para empezar, debe asegurarse de que está borrando completamente la información en su disco duro. Esto puede sonar obvio, pero un simple comando de eliminación no lo hará. En cambio, debe trabajar con una empresa que pueda garantizar que limpiarán por completo los documentos de su disco duro. También debe asegurarse de que esto se haga con absoluta confianza. Cuando se trata de almacenar información importante, como la tarjeta de crédito y la información de identificación, debe a sus clientes mantener segura su información.

También debe asegurarse de que el servicio de destrucción de disco duro que utiliza proporcionará un excelente servicio al cliente. Esto es más fácil decirlo que hacerlo, especialmente cuando muchas compañías afirman proporcionar un excelente servicio al cliente, pero al final son imposibles de conseguir y carecen de servicios de soporte. Si tiene problemas con la computadora después de limpiar el disco duro, querrá asegurarse de que el soporte que necesita esté allí. Una buena manera de saber si está en buenas manos es mirando los testimonios de los clientes.

Cuando esté viendo testimonios del servicio de destrucción del disco duro, asegúrese de que los clientes se toman en serio el servicio prestado y que no tienen nada más que cosas buenas que decir. También querrá asegurarse de que hayan tenido buenas experiencias al tratar con los conductores, los controladores y el personal telefónico. Esto es esencial para sentirse seguro en el servicio de destrucción que elija. Recuerde que este es un servicio importante, y una decisión perezosa de su parte puede poner en peligro la buena reputación de su empresa.

Los datos de su empresa pueden ser muy confidenciales y es muy importante proteger esta información a toda costa. En una era en la que las empresas harán cualquier cosa para mantenerse por delante de la competencia, la seguridad de la información es un problema muy importante.

Una forma de asegurarse de que los datos confidenciales no caigan en las manos equivocadas es destruir los datos en los discos duros cuando ya no los necesite. Hay varios beneficios de utilizar profesionales para realizar esta función.

Protege la reputación de tu empresa

La destrucción adecuada de datos confidenciales ayuda a garantizar la seguridad, lo que a su vez mejora la reputación de su empresa. La violación de datos que puede ocurrir cuando la información cae en manos equivocadas puede tener efectos muy graves y costosos para la empresa. Es muy importante contar con un proceso seguro de manejo de datos, especialmente cuando se trata con información privada del cliente. Tener una empresa certificada que realice la destrucción de datos puede ayudar a proteger su negocio.

Controles de calidad

Otro beneficio de usar a los profesionales es que implementan controles de calidad para garantizar que todos los datos se hayan destruido digitalmente de acuerdo con los estándares establecidos. Muchas empresas que deciden llevar a cabo la destrucción por sí mismas no se adhieren a los estándares. No realizan controles de calidad y esto significa que no hay garantía de que se hayan destruido todos los datos.

Libera a tu personal técnico

Cuando utiliza compañías de terceros para realizar los servicios de destrucción, libera a su personal técnico para que se concentre en otras tareas importantes. La mayoría de las empresas tienen un número limitado de personal de TI a tiempo completo y las que están disponibles a menudo tienen muchas funciones que realizar y la destrucción de datos no suele ser parte de la descripción del trabajo. Alejar al personal de su “trabajo real” para realizar las tareas puede comprometer las funciones comerciales.

Es rentable

Una buena razón para usar los vendedores es para ahorrar dinero. Las empresas que deciden asumir el trabajo por sí mismas terminarán pasando mucho tiempo en la tarea. En un entorno empresarial en el que el tiempo es dinero, cada momento que su personal técnico gasta rompiendo discos duros es una pérdida de dinero. Terminas ahorrando dinero al contratar a los vendedores.

Una pregunta común con el almacenamiento de documentos es “¿durante cuánto tiempo debemos almacenar nuestros archivos?”. La respuesta estándar siempre parece ser de 7 años. La realidad es que hay diferentes períodos de retención para diferentes tipos de archivos.

El mejor enlace para obtener información actualizada para todos los tipos de registros es el Archivo Nacional. Aquí hay una gran cantidad de información sobre este tema y todo actualizado con la legislación vigente. Leer más

Cualquier organización es responsable de cualquier información confidencial contenida y de la eliminación apropiada de datos seguros de cualquier sistema de almacenamiento de computadoras, que se encuentre dentro de la organización. Cuando un archivo se elimina de una computadora, nunca se elimina por completo del sistema de almacenamiento y, por lo tanto, aún se puede acceder a él. Muchas personas saben lo fácil que es recuperar documentos de una computadora una vez que se ha eliminado el archivo. Es por esto que es vital destruir, borrar o desmagnetizar adecuadamente la información de las computadoras. Cada método tiene sus ventajas y desventajas y continuamente se desarrollan más métodos.

La limpieza, la desinfección y la destrucción son tres técnicas utilizadas para eliminar datos confidenciales de cualquier dispositivo de almacenamiento, para ayudar a evitar que los datos se pierdan o se divulguen en un entorno inseguro, donde la información se puede recuperar en las manos equivocadas. Estas contramedidas deben llevarse a cabo antes de que la organización libere cualquier medio, sistema de almacenamiento o computadora. La limpieza o desinfección de datos debe llevarse a cabo según un estándar específico.

Las empresas de destrucción y reciclaje de datos ofrecen una amplia gama de métodos para ayudar a las empresas a eliminar datos, para evitar que cualquier información se libere en un área insegura donde el potencial de que los datos se vean o recuperen es de alto riesgo. Varios métodos facilitan a las empresas y organizaciones elegir el método más adecuado que sea lo suficientemente seguro como para proteger los datos. La destrucción de datos es un método favorito utilizado en estas compañías, ya que es excepcionalmente difícil recuperar información, debido a los daños causados ​​a los discos duros, computadoras y sistemas de almacenamiento. Sin embargo, no es imposible recuperar datos en ciertos métodos de destrucción de datos. Los métodos incluyen trituración, fusión, perforación y trituración. Una desventaja de este método es que el medio de almacenamiento o las computadoras no se pueden reutilizar.

Algunas compañías seguras de destrucción de datos incluso ofrecen métodos de eliminación o destrucción de datos. Esto es excelente para las empresas que almacenan información de alto secreto tal como la conocen y pueden ver exactamente lo que está sucediendo con la información. Este método también ofrece más tranquilidad ya que las empresas y organizaciones pueden ver que la información ha sido destruida, antes de ser eliminada. Cualquier equipo y maquinaria que utilicen las empresas de destrucción de datos debe ser aprobado primero por el gobierno, antes de poder utilizarlo. El equipo y las máquinas tienen que cumplir con los requisitos específicos para garantizar que sean adecuados y puedan hacer el trabajo que se supone que deben hacer.

Antes de elegir un método de eliminación o destrucción de datos, es importante que las empresas y organizaciones analicen el tipo de material que se almacena y la seguridad de los datos. Esto les ayudará a elegir el método más apropiado que se necesita para la destrucción de los datos almacenados. Las compañías de destrucción de datos también pueden ofrecer su opinión y asesoramiento para que comprenda mejor qué método es el más apropiado. Muchas empresas a menudo reciclan los materiales después para ayudar a proteger el medio ambiente.

Para mantener un lugar de trabajo seguro y protegido, las empresas en Madrid deberán desarrollar pautas de seguridad. Los empleados tendrán que ejecutar estas reglas para que ningún documento confidencial termine en las manos equivocadas. Tan ideal como esto suena  en teoría, la realidad es a menudo bastante distinta. Los trabajadores se vuelven descuidados, realmente no les importa o están demasiado liados para seguir todas las regulaciones de oficina que usted creó. Como resultado, no todos los documentos de la oficina se destruyen correctamente.

Cuando observe que su papeleo anterior no se descarta correctamente, puede considerar llamar a una empresa especializada en trituración de documentos de la Comunidad de Madrid. Estos profesionales saben exactamente cómo motivar a sus empleados dándoles las herramientas necesarias para que su lugar de trabajo sea más seguro. Si solo desea un servicio de trituración por única vez, o si está programando recolecciones regulares, espere el siguiente proceso.

1. La compañía a cargo de la destrucción de documentos entregará contenedores cerrados a la ubicación de su negocio.
2. Usted y sus empleados llenan los contenedores con toda la documentación confidencial que necesita ser destruida.
3. Uno de los especialistas en seguridad de la compañía de trituración vendrá a su ubicación durante el horario comercial programado para triturar todo lo que esté en sus contenedores.
4. Como prueba de que los documentos fueron triturados, recibirá un certificado de destrucción.
5. Después de la trituración de documentos, los papeles triturados se están reciclando. No solo mantendrá segura su empresa, sino que también estará ayudando al planeta.

El mundo de los negocios es cada vez más competitivo con cada día de actividad. Esto significa que, ahora más que nunca, no puede permitirse perder ni un solo minuto. Las rutinas simples de la oficina, como la destrucción de documentos, generalmente consumen tiempo productivo de los empleados. Dejar que sus empleados pasen casi una hora deshaciéndose de registros obsoletos no es productivo, al menos no en el entorno empresarial moderno. Los sabios propietarios de negocios que han descubierto este secreto optan por subcontratar servicios de trituración de papel de empresas externas. Este es sin duda un movimiento inteligente para hacer, ya que viene con muchos beneficios.

Eficiencia

La destrucción de documentos realizada en una escala más pequeña puede no ser abrumadora o tomar demasiado tiempo, pero ¿qué ocurre con las empresas medianas o grandes que tienen que destruir miles de documentos todos los días? Tales empresas no pueden confiar en las trituradoras de oficina básicas para hacer el trabajo. Estas máquinas no pueden manejar grandes cantidades y son lentas. Los servicios móviles de trituración, por otro lado, pueden hacer el trabajo en minutos. Utilizan trituradoras industriales eficientes para garantizar que todos los documentos se destruyan de manera rápida y eficiente cuando lo necesite.

Ahorre en tiempo productivo

Uno de los beneficios más importantes de los buenos servicios de trituración de papel es que ayudan a una empresa a ahorrar tiempo valioso para sus empleados. No tiene sentido que una secretaria retrase el trabajo en un proyecto porque él o ella se detuvieron para triturar el papel. Si permite que una empresa externa se ocupe de sus necesidades de trituración, los empleados de su oficina tendrán suficiente tiempo para realizar otro trabajo útil. Esta es la única manera de permitirles ser tan productivos como pueden ser.

Seguridad

Se está convirtiendo en una noticia común cuando una estafa de negocios surge de documentos que aparentemente debían haber sido destrozados. Las empresas de destrucción de documentos móviles son terceros puramente objetivos para su negocio. Esto significa que sus documentos siempre están a salvo con ellos, por lo que puede estar seguro de que sus documentos no deseados terminarán destruidos y no en los medios de comunicación o, peor aún, en manos de sus competidores.

Eficiencia de costo

Contrariamente a lo que se cree, los buenos servicios de trituración de papel son muy asequibles. Esto se debe a que las trituradoras superiores utilizadas dan como resultado que se requiere muy poco tiempo para triturar una gran cantidad de documentos. Por lo tanto, es mucho más barato subcontratar servicios de trituración en lugar de pagarle a un miembro del personal de tiempo completo para que haga el trabajo.

Ahorre en espacio de almacenamiento

El reciente auge en la industria de bienes raíces se ha traducido en rentas más altas para locales de oficinas. Las empresas ya no pueden permitirse desperdiciar ni siquiera una pulgada cuadrada de espacio de almacenamiento. La única forma de garantizar que no se deje un espacio de oficina valioso para los documentos en espera de destrucción es buscar buenos servicios de destrucción de documentos.

¡Cuidado!

Hay muchas empresas en Internet que afirman ofrecer servicios de trituración de papel. Sin embargo, muy pocos de estos servicios están a la altura de sus expectativas. Siempre tome su tiempo para analizar la experiencia, la experiencia y la eficiencia de cada uno de ellos antes de tomar una decisión. La única forma de disfrutar de los muchos beneficios de los servicios de trituración adecuados es asegurarse de obtener las mejores manos para el trabajo.