Cada vez que completa una solicitud con su información personal y esa información se publica en una compañía, la empresa que la recibe tiene la obligación de asegurar que la información se almacene en un lugar seguro.
Si labora por cuenta propia, habrá declarado los formularios de impuestos; una vez manifestadas, enviará la declaración de impuestos a la locación de impuestos que retiene esa información y a la vez de almacenar la información durante un período de tiempo determinado, también están disponibles para uso requerido para destruir esa información cuando ya no se requiere mantener los documentos almacenados.
Para las compañías que tienen esta información, a medida que se acumulan los documentos, el espacio general en la oficina ya no es el idóneo para mantener los registros privados de las personas administrados y almacenados, por lo que tienen que buscar alternativas de solución.
Si usted es una compañía grande, como una oficina de impuestos, un tribunal, un dentista o cualquier compañía que deba mantener los datos personales de las personas almacenadas, tiene la opción de administrar esa información usted mismo, o derivar la gestión de registros a una compañía que esté equipada para almacenar documentos y datos en un lugar seguro donde se puedan archivar de manera eficiente.
Conservar documentos en la oficina no es una solución ventajosa para muchas compañías medianas y grandes. Algunos al inicio pueden optar por alquilar locales adicionales para guardar esa información, pero luego tienen que designar a un miembro del equipo laboral para mantener la información organizada, así como destruir la información cuando se requiera. Para casi todas las empresas, esta no es la mejor solución, ya que puede requerir altos presupuestos.
Presupuesto de personal, presupuesto de instalaciones de almacenamiento, lugares de almacenamiento, almacenado cuando un nuevo lote de información está listo para ser guardado, y recuperación de información cuando se requiere un documento y, además de eso, la cuantía de destruir información al comprar su propio equipo de destrucción .
Los documentos en papel no son el único tipo de información que se necesita que se administre y almacene, otros formatos que incluyen discos duros de computadora, CD ROM y cualquier tipo que contenga datos confidenciales también deben almacenarse y destruirse de acuerdo con las leyes de protección de datos de cada país.
