La importancia de la destrucción de documentos en el entorno empresarial moderno no se puede enfatizar. Si bien la destrucción de documentos siempre ha sido una tradición para la mayoría de las empresas, existe una necesidad urgente de centrarse más en la confidencialidad en el proceso. Ya no es suficiente destruir los registros escritos de su empresa, ya que las decisiones recientes de los tribunales indican que aún es su responsabilidad proteger estos materiales cuando se desechan.
Importancia de la destrucción de papel confidencial
Ya sea que ya sea un destructor o esté planeando contratar estos servicios, es importante apreciar la necesidad de la destrucción de documentos confidenciales. Los registros que destruye contienen información valiosa que otras personas, incluidos sus competidores, pueden usar. El uso de los medios ordinarios de eliminación para sus registros de impuestos, estados de cuenta bancarios, datos de empleados y otros detalles confidenciales expone a su empresa al robo de identidad, la pérdida de importantes secretos comerciales y otros problemas legales.
A continuación hay algunos consejos a seguir para salvaguardar estos procesos:
1. Organice sus documentos e identidad para destruirlos
Si desea llevar a cabo un proceso de eliminación de papel exitoso, debe mantenerse organizado. Asegúrese de designar áreas de almacenamiento para materiales que ya no son necesarios. También es recomendable marcar los más sensibles que requieran atención especial. Para ello, puede supervisar personalmente la destrucción y disfrutar de la tranquilidad de saber que no hay riesgo de que los detalles importantes caigan en manos equivocadas.
2. Investigar e identificar un servicio establecido
Busque una compañía que esté calificada para hacer el trabajo. Pida referencias antes de contratar y tómese un tiempo para investigar los antecedentes, la reputación y la experiencia del servicio que desea utilizar. Verifique con el BBB local para determinar si la compañía tiene una calificación alta antes de confiarle sus documentos confidenciales.
3. Comience a ir sin papel
Muchos procesos de negocio ahora se pueden hacer digitalmente. Esto reduce el volumen de registros que tendrá en copia impresa. Esta es una de las mejores maneras de garantizar la seguridad en el almacenamiento y la eliminación de sus documentos. Con un solo clic, puede eliminar un registro y olvidarse de él. Sin embargo, no es posible eliminar completamente los documentos escritos. Más importante aún, las formas digitales de almacenamiento de datos vienen con su propio conjunto de problemas.
4. Busque una empresa de trituración de documentos en el sitio
Es recomendable utilizar una empresa de trituración que ofrece servicios en el sitio. Esto facilita el seguimiento del proceso. Más importante aún, está seguro de que no hay riesgo de documentos extraviados en el curso del transporte a su sitio.
Seguirlos mejorará la seguridad de sus registros comerciales durante la eliminación y limitará el riesgo de pérdida de datos. A través del almacenamiento y la eliminación organizados, la elección de un servicio local de trituración y la insistencia en los servicios en el lugar, reducirá las posibilidades de robo de identidad, infracciones, juicios y otras repercusiones negativas derivadas de la destrucción del papel mal planificada.
