En la actualidad, todas las compañías, sean grandes, pequeñas, necesitan gestionar una gran cantidad de información. Por ello es prioridad la necesidad de tener acceso a un software de administración de datos confiable. Las soluciones de gestión de datos ofrecen ayuda para archivar, proteger, recuperar y compartir información. Este mecanismo es un proceso organizado y metódico que almacena y recupera los documentos en el momento necesario. De esta manera se reduce las horas de trabajo manuales.
Gestión de datos : definida
Data Management es un sistema de archivo electrónico que incluye varios sistemas como almacenamiento y recuperación de archivos.
Este sistema brinda acceso confidencial sólo a aquellos que tienen los permisos para la admisión. Además de gestionar documentos en papel y archivos de texto, las soluciones de administración de datos también gestionan de manera eficiente el almacenamiento de datos de audio, video, fax, informes, emails, fotos a través de escaneo electrónico.
Gestión de Datos : la necesidad
Se creó la solución de gestión de datos dada la necesidad de recuperar datos. Su creación fue un esfuerzo para desarrollar una oficina «sin papel» en la que la gestión de archivos de cualquier organización podría manejarse electrónicamente.
Beneficios de la gestión de documentos
Las ventajas de usar un software de gestión de documentos incluyen :
- Un mecanismo eficaz para transformar todos los sistemas de archivo de papel en electrónicos.
- Optimiza los procesos comerciales.
- Simplifica los procedimientos de retención y destrucción de registros.
Todo esto llevará a una reducción ostensible de papel en la oficinas de diversos países. Y facilitará su gestión.
En conclusión, las soluciones de administración de documentos se han convertido en parte indispensable de los organismos hoy en día. Las técnicas avanzadas usadas para la captura de datos como el escaneo electrónico y las imágenes electrónicas ayudan a fortalecer too el proceso comercial.
