Atrás quedaron los días en que los archivos polvorientos que ocupaban gabinetes repletos de papeles manchados de té, hoy en día la mayoría de los documentos y la información importante se almacenan en discos duros y se distribuyen en línea. Están bien organizados asegurando una fácil gestión de los documentos. Las soluciones de gestión de documentos han revolucionado el funcionamiento de las empresas, ya sean pequeñas o grandes.
Aunque es un hecho conocido que el almacenamiento de documentos en la computadora ocupa menos espacio, es extremadamente importante almacenarlos adecuadamente para que sepa qué datos se almacenan dónde. DMS actúa como las soluciones más efectivas para pequeñas y medianas empresas, corporaciones e instituciones gubernamentales. Se compone de programas informáticos para almacenar archivos y realizar un seguimiento de todos los documentos electrónicos importantes. Usando este sistema, un usuario puede tener un acceso fácil a documentos que pueden recuperarse rápidamente, mejorando así la flexibilidad de la organización. Se puede configurar para notificar a los usuarios sobre cualquier modificación realizada en el documento o para acceder rápidamente a alguna información importante.
Al utilizar DMS, sus usuarios pueden acceder fácilmente a todos los datos importantes de Internet con Microsoft Internet Explorer y Mozilla Firefox y Microsoft Office. De esta manera, puede colaborar y compartir documentos de todo el mundo, mientras reduce el costo y la molestia de enviar datos por correo o enviar varios archivos por correo electrónico.
Hay varios beneficios asociados con DMS. Una plataforma de informatización de documentos simplificaría efectivamente el proceso de trabajo de cualquier organización empresarial. Es una de las formas más efectivas para transformar archivos en papel en electrónicos. Esto conduce a un acceso más rápido y fácil a la información. Además, optimiza sus procesos de negocio que a su vez aumentan la productividad y la eficiencia del personal. El uso de DMS simplifica la destrucción de registros y los procedimientos de retención.
Además de manejar archivos de texto y documentos en papel, DMS maneja de manera efectiva y eficiente la captura de datos de varias imágenes, fotos, fuentes, correos electrónicos, informes, audio, video, faxes y correos electrónicos a través de imágenes electrónicas y escaneo electrónico.
En pocas palabras, se puede concluir que DMS se ha convertido en una parte importante del mundo empresarial contemporáneo. Las técnicas avanzadas que se utilizan para capturar datos, como las imágenes electrónicas y el escaneo, fortalecen su negocio.
