Retención de documentos: qué guardar y cuándo destruir

Es importante contar con un procedimiento de destrucción de documentos que cumpla con las prácticas y estándares de su industria. La ley exige que todas las compañías, sin importar cuán pequeñas sean, mantengan los procedimientos de eliminación adecuados para todos los documentos que contengan la información privada de sus clientes y empleados. Si su negocio no cuenta con un sistema para desechar adecuadamente los documentos privados, usted podría estar legalmente en riesgo.

La Ley de Transacciones de Crédito Justas y Fidedignas (FACTA) fue creada por la Comisión Federal de Comercio. Se define que todas las compañías son legalmente encargados de proteger y disponer adecuadamente de la información personal que almacenan.

Cómo desarrollar una política y procedimiento de destrucción de documentos

1. Prácticas y estándares de la industria

La protección de su empresa comienza por comprender las reglas regulatorias que rigen su industria. Investigue las leyes que rigen las políticas de destrucción de documentos de su industria.

2. Elija un método de destrucción de documentos

Servicios de trituración en el sitio: algunas industrias requieren que los documentos privados se destruyan en el sitio. Puede encontrar empresas acreditadas que ofrecen este servicio en su área mirando en la guía telefónica.

Servicios de trituración fuera del sitio: hay muchas empresas de trituración fuera del sitio que vendrán a su negocio y recogerán los documentos que necesitan ser triturados. También le proporcionarán un certificado que demuestre que los documentos fueron destruidos correctamente.

Trituración Express: la trituración Express es un servicio que le permite usar Fed Ex para empaquetar y enviar hasta 30 libras de documentos a una trituradora certificada. Una vez que sus documentos sean triturados, recibirá un documento oficial de destrucción.

Trituradora de papel en la oficina: puede triturar sus propios documentos comprando una trituradora de tamaño industrial para su empresa. Tenga en cuenta que el uso de una trituradora en la oficina puede crear problemas para su empresa, ya que le lleva una gran cantidad de tiempo al empleado destruir todos los documentos que contienen información personal.

3. Crear una base de datos de destrucción de documentos

Si alguna vez se le pide a su compañía que entregue un documento que ha sido destruido y no puede proporcionar una prueba de la destrucción del documento, puede recibir una multa. Proteja su empresa registrando la fecha en que se destruyen los documentos que contienen información privada.

4. Documente su política y procedimiento

Defina el sistema de destrucción de documentos que ha creado para su empresa. Distribuya esta información a todos sus empleados. Para garantizar una implementación adecuada, revise estas políticas y procedimientos con sus empleados cada seis meses.

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