El método de documentos de imágenes puede adoptar muchas formas, que incluyen impresoras a pedido; microfilm, copiadoras, escáneres de documentos, máquinas de facsímil, impresoras multifunción, escritores de archivos y microfilm de salida de computadora (COM). En los tiempos anteriores, las imágenes de documentos se han utilizado para ilustrar sistemas informáticos relacionados con el software que detienen, guardan y vuelven a imprimir imágenes. La tecnología de administración de documentos facilita el espacio de trabajo libre de papel a las diversas compañías avanzadas. Hoy en día, las empresas pueden facilitar las cosas al alterar muchos archivos de documentos con archivos de papel electrónicos mediante la administración de documentos. Varias compañías pueden enviar correos electrónicos, faxes y otros documentos y archivos importantes a otras compañías. A través de, los archivos de Imaging Document pueden hacerse electrónicos y, por lo tanto, siempre facilita el trabajo a muchas de las empresas competitivas. Ahorra tiempo, dinero y espacio para los diversos negocios.
En primer lugar, los archivos de imágenes y documentos convertidos en imágenes electrónicas que se pueden grabar en TIFF (Formato de archivo de imagen etiquetada). Los documentos electrónicos son generalmente registros en archivos electrónicos que incluyen disco duro, red, otra red digital y sistema de software de gestión de documentos. En general, las empresas realizan su trabajo de creación de imágenes de archivos con un proveedor externo. Esta opción proporciona una mayor seguridad para varios archivos de documentos importantes y disminuye el trabajo del personal. También proporciona la utilidad de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) en los archivos escaneados. También tiene la capacidad de escanear copias impresas o enviadas por fax y luego puede completar el trabajo de escaneo en línea.
Puede comprender el almacenamiento, clasificación, protección y destrucción de los registros. La evidencia puede ser también un objeto físico o información colectiva. La gestión de registros electrónicos se ocupa principalmente de los registros de las actividades comerciales y generalmente se aplica de acuerdo con la importancia de tales evidencias en lugar de su formato visible. También se utiliza para guardar y rastrear registros. La tecnología ERM generalmente presenta funciones específicas de seguridad e inspección adaptadas a los requisitos de los ejecutivos de registros. La gestión de registros es el control central de las posesiones de información de las empresas. La organización y la aplicación de registros a nivel de empresa explican los requisitos, la responsabilidad y las responsabilidades de las posesiones de información de las empresas.
ERM es para realizar informes de retención. Electronic Records Management (ERM) ahora es un día accesible con mucho gusto como un servicio alojado que ha comenzado a utilizar asociaciones de todo tipo. Esta tecnología es muy barata y parece ser económica para muchos empresarios. Esta tecnología proporciona la información al personal cuando la necesitan.
