Desde simples notas de oficina hasta contratos con clientes, el papel tiene muchos usos en un entorno de trabajo. Los archivos en papel, sin embargo, se acumulan con el tiempo. Muchas empresas no pueden permitirse el lujo de dejar de usar papel incluso hoy en día cuando prácticamente todos los archivos se almacenan, comparten y recuperan del almacenamiento en la nube. El archivo de documentos requiere espacio, personal y horas de trabajo. También presenta varios riesgos cuando se realiza internamente. Para proteger su base de datos física, contrate una empresa de archivo.
Tenga en cuenta algunas cosas antes de confiar sus archivos a un contratista independiente. Asegúrese de que tengan servicios e instalaciones seguros y empleados confiables. Busque una ventanilla única con un historial de asociaciones exitosas con clientes. Su empresa también debe proporcionar todos los requisitos de almacenamiento de documentos que pueda tener ahora y en el futuro.
Contrata una empresa de soluciones que pueda proporcionar servicios de trituración si tienes archivos que pueden alcanzar un plazo de retención legal. Muchos casos de robo de identidad ocurren porque los delincuentes encontraron información de documentos descartados. La empresa debe ofrecer trituración protegida y presentarle un documento de destrucción justo después de completar el proceso.
Consulte también sobre los servicios de imágenes de documentos si desea digitalizar sus archivos y deshacerse de los documentos en papel voluminosos. Cuando la compañía ha escaneado sus documentos y los ha guardado digitalmente, puede hacer que trituren el archivo en papel. Puede elegir que almacenen sus documentos digitales por usted, guardarlos en un formato que pueda conservar o cargarlos en un servidor. Elija lo que elija, asegúrese de que todos los documentos sean confidenciales, recuperables y sin compromisos.
Infórmese sobre su servicio de archivo de documentos si necesita conservar archivos físicos: qué tan rápido pueden recuperar archivos, llevárselos y devolverlos al archivo. Compruebe sus instalaciones para protegerse de los elementos y robos. Sus contenedores de documentos deben ser seguros y estables. Si desea que sus empleados escaneen documentos regularmente y los carguen automáticamente en una base de datos remota, busque un servicio que ofrezca una máquina de escaneo de última generación con un enlace directo e infalible a sus instalaciones.
Las empresas de las industrias médica, jurídica, de construcción, educación, arquitectura y contabilidad pueden beneficiarse de los servicios de una empresa de archivo de documentos. Estas industrias acumulan la mayor cantidad de documentos y otro material físico.
