Archivado: ya no es necesario archivar sus documentos impresos en cajas. El archivo electrónico es el aquí.
Copia impresa versus electrónica: los documentos impresos si se destruyen por fuego o agua, o se pierden debido a un archivo incorrecto desaparecen para siempre. La presentación electrónica está disponible con solo tocar un botón, con buenos sistemas de archivo
Servidores locales o basados en la nube: algunos sistemas modernos permiten a las empresas escanear sus documentos impresos a un servidor basado en la nube e indexarlos automáticamente al escanearlos, para que puedan recuperarse fácilmente en línea, desde cualquier ubicación y luego, reenviarlos por fax o correo electrónico o MMS o imprimir los documentos.
Indexación: Escanear un documento impreso en PDF es bastante fácil, sin embargo, los mejores sistemas de escaneo de archivo tienen la capacidad de indexar documentos automáticamente, por lo que no hay necesidad de etiquetar el documento manualmente. Esto acelera el proceso de archivo, permite a los usuarios localizar cualquier documento en un instante y crea orden en un negocio.
Destrucción de copias impresas: la decisión sobre qué hacer con el documento impreso que se archivó electrónicamente después de guardarlo en el servidor basado en la nube, normalmente es una decisión comercial. En la mayoría de los países del mundo, la legislación vigente establece que ‘la mejor copia disponible’ es adecuada para los requisitos legales, fiscales y de auditoría.
Cuestiones legales: en muchos casos, las empresas ahora destruyen sus copias impresas para ahorrar espacio y reducir costos. Los documentos guardados electrónicamente, en el servidor correcto, utilizando los sistemas de archivo correctos garantizan que la seguridad y la capacidad de búsqueda estén optimizadas y sean mejores que el archivado manual de documentos.
Copia de seguridad: una buena razón por la cual las empresas optan por archivar electrónicamente sus registros es que los archivos electrónicos pueden duplicarse para garantizar que nunca se pierda ningún documento. Es posible duplicar copias impresas de documentos comerciales, pero es muy costoso almacenar documentos duplicados, en diferentes ubicaciones de almacenamiento y rara vez se hace.
Algunos elementos cruciales de un buen sistema de archivo son:
Indexación automática: es crucial contar con una función de indexación automática cuando tiene miles de documentos para archivar, si las empresas desean ahorrar costos y garantizar la precisión. Asegúrese de que el proveedor de servicios que utiliza ofrezca esto en su sistema.
Accesibilidad: en el mundo moderno, su empresa necesita poder localizar documentos desde varias ubicaciones, con el menor alboroto posible. Asegúrese de que su sistema esté basado en la web, de modo que todo lo que necesite sea una conexión segura a Internet y luego el personal autorizado pueda recuperar los documentos relevantes.
Licencias: Muchos sistemas quieren que pague por cada usuario del sistema, además de pagar por el software y las actualizaciones de software. Sin embargo, los sistemas avanzados solo requieren una oferta de pago de tarifa de ‘transacción’, que en la mayoría de los casos es mucho más barata. Las tarifas basadas en transacciones son mucho mejores, ya que esto le permite crecer o contraerse al mismo ritmo que su negocio. ¿Por qué pagar por lo que no utiliza? Pague solo por lo que usa.
Credibilidad: los registros son la fuente de vida de todas las empresas. Asegúrese de utilizar un sistema de archivo y una empresa de archivo que tenga la tecnología y la reputación que garanticen la custodia de sus documentos críticos, durante muchos años en el futuro.
