Necesidad del sistema de gestión de documentos

La gestión de documentos o la gestión de la información empresarial es quizás una de las soluciones empresariales más importantes que proporcionará una solución a los diversos requisitos de SOX. Varias secciones de SOX tienen una relación directa con la forma en que se crean, revisan, aprueban, almacenan, recuperan, transfieren y destruyen los documentos / registros digitales de la empresa.

Gestión del conocimiento: gestión de documentos y registros

Se han hecho cálculos calculando que una proporción significativamente grande (algunos dicen, más del 70%) de los documentos que posee una empresa están en formato digital y es posible que nunca se vean en papel.

Según el editor en jefe de Gartner, James Lundy: la gestión de registros se convertirá en un tema de los 10 principales para muchos CIO en el próximo año.

A continuación, analizaremos las diversas secciones de SOX que una solución de gestión de documentos podría ayudar a cumplir.

Secciones SOX:

Sección 302: De acuerdo con la Sección 302, el CEO y el CFO tienen que certificar personalmente los estados financieros y las revelaciones hechas por la compañía sobre la autenticidad y precisión. Esto requiere un sistema que haga que el CEO y el CFO confíen en que todas las divulgaciones que realiza la compañía son precisas y auténticas. Esto se puede hacer de dos formas:

Una es reducir la responsabilidad del CEO y el CFO a los niveles de gestión más bajos y, en respuesta, aumentar las aprobaciones de los niveles de gestión más bajos en todos los documentos que son aportes a las presentaciones de la compañía.

El segundo es diseñar procesos comerciales integrales que produzcan las presentaciones de la empresa. Los procesos comerciales se diseñarán de manera muy rigurosa para cumplir con todas las disposiciones y la implementación y capacitación adecuadas de todo el personal relacionado con los procesos comerciales se llevarán a cabo y se evaluarán periódicamente. Además, los procesos comerciales en sí estarán abiertos a auditorías internas estrictas que se llevarán a cabo de vez en cuando.

Una, o una combinación de ambas prácticas, contribuirá en gran medida a garantizar el cumplimiento adecuado.

Para ambas opciones, está claro que un sólido sistema de gestión de documentos en toda la empresa proporcionará la base sobre la cual se llevará a cabo el cumplimiento. En el primer caso, las firmas se pueden configurar utilizando un módulo de flujo de trabajo del sistema de gestión de documentos. En el segundo caso, el proceso comercial en sí mismo se configurará en el sistema de gestión de documentos y todos los documentos de respaldo o de entrada relevantes también serán parte del DMS y se realizará una subordinación y vinculación adecuada entre las presentaciones oficiales de la compañía y todos los documentos de entrada.

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