Un sistema de gestión de documentos es un archivador electrónico que proporciona un marco para organizar documentos en papel y digitales. El sistema puede trabajar de la mano con un escáner para permitir la conversión de documentos en papel a versiones digitales. Usando sofisticados motores de búsqueda, el sistema ofrece acceso rápido a cualquier archivo o documento dado. Las empresas, tanto grandes como pequeñas, se beneficiarán de un sistema que les ayuda a administrar documentos.
Funciones de un sistema de documentos
Hay tantas funciones para las que puede usar un sistema de documentos y las más comunes incluyen:
- El almacenamiento de todo tipo de documentos incluye archivos PDF, correos electrónicos, hojas de cálculo e incluso archivos de procesamiento de texto.
- Recuperando versiones anteriores de documentos que han sido editados
- Restringir el acceso a documentos comerciales confidenciales
- Buscar una gran biblioteca de archivos usando palabras clave individuales para un acceso rápido y fácil
- Supervisar la visualización de los documentos y realizar un seguimiento de las modificaciones que se les realicen.
- Acceso, edición y uso compartido de los documentos relevantes mediante dispositivos móviles.
- Regular y controlar la eliminación de documentos que están desactualizados
Con todas estas funciones, está claro que todo tipo de empresas se beneficiarán de un programa de gestión de documentos. La mayoría de las empresas están adoptando los sistemas para que sea más fácil manejar los documentos cada vez mayores a medida que las empresas progresan y se expanden.
Beneficios del sistema para los usuarios
Las empresas que deciden tener un sistema de gestión de documentos pueden disfrutar de una serie de beneficios que incluyen:
-
- Fácil acceso a documentos desde computadoras en lugar de tener que buscar en una pila de archivos físicos cuando surja la necesidad
- Búsquedas fáciles y rápidas de documentos del sistema utilizando palabras clave para que los archivos específicos se encuentren sin muchos problemas
- Colaboración mejorada mediante la eliminación de copias impresas que pueden ser tediosas de manejar para que los empleados tengan un tiempo fácil trabajando en equipo
- Seguridad mejorada porque las compañías pueden rastrear la visualización y edición de cada documento en el sistema; También es posible designar qué empleados obtienen acceso a qué archivos utilizando el software de gestión de documentos
- Ahorro de espacio debido a la reducción de documentos en papel para las versiones digitales que son más fáciles de almacenar y manejar, incluso a medida que el negocio continúa creciendo enormemente
- Mejor recuperación de los desastres teniendo en cuenta que los documentos críticos se almacenan en línea y, por lo tanto, están protegidos contra daños y destrucción, como es el caso de los archivadores físicos
Elegir el mejor sistema de gestión de documentos
Hay tantos sistemas diseñados para ofrecer soluciones de gestión de documentos y no son iguales. Significa que tendría que prestar atención a las características que más le importan para poder elegir lo mejor para su negocio. Algunos de los factores que debe tener en cuenta al buscar el mejor sistema son:
- Facilidad de uso
- Estructura de archivo
- Opciones de busqueda
- Acceso móvil
- Funciones de escaneo
- Niveles de seguridad
- Posibilidades de integración
Al mirar las soluciones, también debe recordar que tiene la opción de seleccionar un sistema autohospedado o un sistema alojado en la nube. Cada uno viene con sus pros y sus contras, y compararlos lo ayudará a elegir el mejor sistema para las necesidades de su negocio.
