Una palabra sobre escaneo de documentos y servicios de trituración de documentos

¿Tu oficina parece un desastre? ¿Necesita una opción clara para actuar pronto? Si respondió “sí”, necesita servicios de escaneo y trituración de documentos.

¿Qué comprende los servicios de escaneo de documentos?

Los servicios de escaneo de documentos significan escanear documentos en papel y convertirlos en archivos digitales. Si una persona hiciera esto manualmente, uno necesitaría una computadora, un escáner y un dispositivo de almacenamiento para ese propósito. El individuo carga los archivos necesarios en un escáner, espera a que la máquina realice su acción y verifica el archivo en una PC. Los datos guardados pueden ir a la memoria interna de la computadora o transferirse a un CD, unidad flash o disco duro externo.

¿Cómo es esto diferente de los servicios basados ​​en la empresa?

Los servicios de escaneo de documentos ofrecidos por las empresas se basan en dichos procedimientos a gran escala. Algunas compañías tienen personal separado para diferentes tareas. La configuración incluye a algunos miembros del personal que escanean los documentos, mientras que otros verifican la imagen cargada en la computadora. Estas empresas a menudo también tienen su propio software y equipo que pueden llevar a su ubicación.

Las opciones de almacenamiento ofrecidas también varían. Varias compañías admiten el almacenamiento de datos solo en dispositivos, mientras que otras proporcionan acceso en línea. El acceso en línea indica ver imágenes escaneadas usando la Web. Dependiendo de la compañía contratada, puede recibir una cuenta con la contraseña correspondiente para ver los archivos. La compañía también puede clasificar cada archivo para archivar documentos. Guardar y almacenar los archivos vistos también es posible con este servicio.

¿Qué industrias usan este servicio?

Las oficinas de abogados y los hospitales a menudo usan este servicio. Las firmas de abogados requieren documentos escaneados ya que su negocio genera montañas de papeleo diariamente. Los documentos escaneados ayudan a mantener un espacio más ordenado y de aspecto más profesional. También ayuda a los abogados a acceder fácilmente a los archivos para preparar o revisar sus casos.

Las instalaciones médicas, especialmente las más grandes, necesitan escanear registros médicos para mantener los registros de los pacientes. Los médicos y / o cirujanos pueden revisar estos registros para el diagnóstico o la prescripción de tratamientos.

Otras industrias como las involucradas en ventas y manufactura usan este servicio para rastrear sus ventas e inventario. Los registros se vuelven importantes para fines fiscales, disputas y otros eventos relacionados. Los propietarios de la empresa pueden simplemente extraer registros cuando sea necesario. Estos archivos digitales también pueden servir como referencia o evidencia si surgen demandas.

¿Qué son los servicios de destrucción de documentos?

Los servicios de destrucción de documentos implican la destrucción de documentos. Una trituradora de papel es probablemente la utilizada por las empresas en este negocio. Una vez más, la diferencia es que las empresas tienen equipos y personal más grandes para cubrir la tarea.

Muchas compañías contratan servicios de trituración de documentos mientras también obtienen escaneo de documentos. Como tienen archivos digitales almacenados en dispositivos o se mantienen en línea, eliminan las copias físicas para disminuir el riesgo de robo de datos. También hacen esto para reducir los posibles costos de almacenamiento de documentos en almacenes.

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