Hace muchos años, la presentación era solo una tarea fortuita sin un patrón discernible y sin regulaciones que regularan cómo y por qué debería llevarse a cabo. Sin embargo, el mundo de los negocios de hoy es muy diferente debido a los grandes avances en muchas áreas diferentes de tecnología y medios. ¿Por qué necesita las mejores prácticas para la gestión adecuada de documentos?
Es vital que tenga un sistema de gestión de documentos totalmente funcional y compatible hoy en día por múltiples razones. Algunos estándares de mejores prácticas se relacionan con la propia empresa. Otros se relacionan con obligaciones legales que deben cumplirse en relación con el trato con otras empresas y diversos organismos reguladores. Las regulaciones pueden desglosarse en estas cinco áreas clave.
Cualquier software de gestión de documentos debe cumplir con todos los requisitos en áreas tales como: retención, acceso e indexación, cumplimiento y responsabilidad, políticas y procedimientos y eliminación. La gente confía en una empresa que tiene un sistema de gestión de documentos sólido que es fácil de usar y permite al personal archivar y recuperar documentos de manera rápida y eficiente.
Si va a implementar un sistema de gestión de documentos, debe:
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- Tener la capacidad de archivar archivos por el período de tiempo legalmente requerido.
- Proporcione ubicación inmediata y acceso a información relevante a pedido.
- Permita que se implemente un sistema estandarizado de gestión de documentos en toda la empresa.
- Sea rentable en términos de tiempo y dinero al archivar y recuperar documentos.
- Cumplir con todos los requisitos de la legislación de privacidad.
- Sea fácil de entender y enseñar en todos los niveles de la empresa.
- Un sistema de gestión de documentos eficiente debe ofrecer una coherencia sólida en términos de etiquetado de títulos, archivos, recuperación, archivo y métodos de destrucción en toda la empresa. Es solo cuando se alcanza este alto nivel de consistencia que puede estar firmemente de acuerdo en que se están cumpliendo las mejores prácticas.
Las empresas que tienen bases sólidas en términos de gestión de registros se destacarán entre la multitud y lograrán un mayor éxito en todas las áreas de esfuerzo. Inevitablemente, cualquier organización tardará mucho tiempo en convertir un sistema de archivo arcaico en una configuración más sofisticada, pero los resultados valdrán la pena.
El paso inicial es realizar un inventario completo. Al mismo tiempo, se deben tomar decisiones para cada archivo. ¿Debe archivarse, archivarse para acción o referencia, o destruirse? Los días de archivos «demasiado difíciles de archivar» o «misceláneos» desaparecerán.
Los archivos pueden tener diferentes requisitos legales para la retención y esto también debe ser verificado. Si todo se hace de una vez, ahorrará horas en el manejo doble y triple de documentos y archivos. A la larga, también ahorrará miles de dólares.
El nuevo software de gestión de documentos podrá ser utilizado por todos, desde el CEO hasta el asistente de ayuda. Se pueden ingresar fechas de acción futuras y aparecerán como recordatorios cuando sea necesario, eliminando el mal uso de las bandejas de entrada y salida en los escritorios de todos. También evitará la necesidad de crear documentos en papel a partir de DVD o CD, ya que simplemente se pueden archivar tal como están, junto con cualquier archivo en papel que tenga relacionado con el mismo tema.
Para establecer las mejores prácticas, la empresa debe asegurarse de que se atiendan todas las contingencias. ¿Qué información necesitan generalmente los clientes y con qué rapidez? ¿Hay diferentes necesidades que deben satisfacerse, dependiendo de los clientes? ¿Cuáles son las pautas de retención para cumplir con la empresa y los requisitos reglamentarios?
Cambiar cualquier sistema de archivo siempre será un gran trabajo. Sea inteligente, use el software de gestión de documentos más adecuado y planifique el cambio lo mejor posible. Entonces obtendrá la base más sólida que le permitirá a su empresa dar pasos firmes con mucho menos estrés.
¿Por qué necesita las mejores prácticas para la gestión adecuada de documentos? La respuesta es simple. A menos que desee que las compañías con visión de futuro lo dejen atrás y adopten un software de administración de documentos fácil de usar como parte de su plan de mejores prácticas, debe hacerlo usted mismo. Su oficina estará mejor organizada y su personal podrá encontrar documentos cuando sea necesario, ahorrando tiempo y dinero.
