Almacenamiento eficiente de documentos en papel y documentos

 

Observaciones a considerar para almacenar de manera eficiente documentos en papel para disminuir presupuestos. Teniendo en cuenta el costo de almacenamiento, catalogación, cajas y recuperaciones aquí hay un plan de 10 puntos para almacenar y archivar documentos en papel de manera eficiente:

1. ¡PARE el papel en la fuente! Únicamente imprima en papel en caso necesario. Aquí un ejemplo, la mayoría de los correos electrónicos se pueden leer o reenviar sin imprimirlos. Trate de no guardar información duplicada, es decir, las cantidades almacenadas por las 12 personas alrededor de la mesa.

2. Almacene el papel lo más compacto posible:

a. Utilizar la caja de archivo de tamaño adecuado, con el menor espacio de aire alrededor de la caja tan sea posible.
segundo. Es más eficiente vaciar el archivo de archivador de la palanca y el archivo de la caja directamente en cajas bancarias o carteras de almacenamiento. (Cuando sea práctico).

3. Al cargar archivos, intente guardar archivos por fecha de destrucción. Trate en lo posible, no almacene material a largo y corto plazo juntos, de lo contrario, todo el material tendrá que almacenarse a largo plazo, o ser resuelto en una fecha posterior con los costos asociados.

4. Asegúrese de que se proponga una fecha de destrucción para cada caja para que la empresa de almacenamiento pueda administrar la destrucción por usted. Una vez que las fechas de destrucción estén fijadas, es un procedimiento simple para proporcionar un informe de todas las casillas que han pasado su fecha de destrucción.

5. Asegúrese de conseguir un informe de todas las cajas que hayan alcanzado su fecha de destrucción al menos una o dos veces al año de su compañía de almacenamiento de documentos.

6. Los emails y los faxes pueden guardarse electrónicamente, por lo que si tiene que imprimirlos, córtelos cuando haya terminado con ellos.

7. Utilice cajas de máxima calidad para ahorrar mano de obra extra y las cajas para volver a ordenarlas en una fecha posterior.

8. Planee un sistema de recuperación antes de cargar las cajas. ¿Necesita la caja completa de nuevo o solo un archivo? ¿Requerirá inventarios de archivos o solo por caja? ¿Requerirá recuperaciones de emergencia. Todos estos factores afectan el costo total de almacenamiento.

9. ¿Puede su personal obtener más dinero cuando no están archivando archivos?

10. Cuando un trabajador suyo desea recuperar un buzón o un archivo, asegúrese siempre de que verifique con el resto de su organización para ver si otra persona también necesita recuperar un elemento para evitar cargos innecesarios  y pérdidas de tiempo.

No todos estos puntos se aplicarán a todas las compañías, pero incluso teniendo en cuenta algunos le ahorrará presupuesto.

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