Una pregunta común con el almacenamiento de documentos es «¿durante cuánto tiempo debemos almacenar nuestros archivos?». La respuesta estándar siempre parece ser de 7 años. La realidad es que hay diferentes períodos de retención para diferentes tipos de archivos.
El mejor enlace para obtener información actualizada para todos los tipos de registros es el Archivo Nacional. Aquí hay una gran cantidad de información sobre este tema y todo actualizado con la legislación vigente.
Informe a su empresa de almacenamiento de documentos cuánto tiempo desea conservar sus archivos.
Una vez que haya establecido el período de tiempo para el que tiene que almacenar el documento, es muy importante que brinde a su compañía de almacenamiento de documentos esta información para que el proceso de destrucción de cajas se pueda administrar de manera efectiva.
Una vez que la empresa de almacenamiento de documentos tenga esta información en cada caja, debería poder proporcionarle un inventario de manera rápida y sencilla de todas las cajas que han alcanzado su fecha de destrucción. Si se pueden destruir las cajas apropiadas, se mantiene el costo de almacenamiento al mínimo absoluto.
Es muy importante si desea mantener el costo bajo para solicitar un informe al menos una vez al año, o programar que la empresa de almacenamiento le proporcione uno, por ejemplo, cada seis meses.
Un consejo para ahorrar dinero con el almacenamiento de documentos
Otra área que puede ahorrar dinero (si es práctico) es almacenar los archivos por fecha de destrucción. Esto evita los problemas de almacenar archivos más de lo necesario porque otros archivos en la caja requieren períodos de almacenamiento más largos o volver a boxear en una fecha posterior para destruir las cajas de piezas.
